[总论2：秘书的素养.docVIP

第二章：秘书的素养 秘书的素质： 素质通常指一个人的气质、性格、毅力、爱好、意志、气度等；修养通常指一个人在政治、思想、作风、知识、技能等方面长期的学习与实践所达到的水平。素质与修养关系密切，素质是修养的基础，一个人具有良好的素质，就容易形成高水平的修养；修养则可以弥补素质的不足，就如同先天羸弱的人，经过长期刻苦的锻炼，也会体魄健壮一样。 秘书的素质修养是指秘书人员在政治、思想、作风、道德品质、知识、能力、心理诸方面的综合素质。 第一节：秘书的基本素质 秘书的知识结构 秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识。秘书应有四方面知识的纵横结合，其结构可以用罗马字母“Ⅱ”来表示。 1．基础知识 秘书应具有的基础知识分为两个方面：一方面是社会科学基础知识， 即相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然 科学知识，即物理、化学、数学、生物等知识。高中文化程度，是国家对政府机关干部的最低要求，也是秘书人员应有知识的基本层次，是“Ⅱ”的 底线。??? 2．专业知识 专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，办公室管理知识，查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，信息科学知识，行为科学知识和公共关系知识等等。 3．行业知识 行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营 销知识。其他处在教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘 书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。专业知识和行业知识是秘书人员知识结构中的中间层次，是“Ⅱ”的两根支撑线。 4.相关知识 这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次，有经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。学习这些知识，可以使秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作。在当前市场经济条件下，各项改革措施不断深化，不管是哪行哪业的秘书人员，不懂得点经济学、统计学是不行的。为把我国建设成法治国家，全国都进行法制教育，秘书也不能例外。有些知识可以使秘书人员从更深的角度去认识秘书工作和秘书活动。比如社会学、心理学，它有助于秘书人员认识自己的社会地位和社会价值，调整自己的心理状态，运用科学的方法更自觉地、更有效地适应秘书工作和秘书活动。还有些知识可以帮助秘书人员从更好更先进的角度去考虑和从事秘书工作，比如领导科学、信息传播学等等。相关知识是“Ⅱ”的顶线。 秘书的能力结构 秘书的能力要求秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。主要是： ?1．写作能力 具体是指公文和事务应用文的写作能力，这和对记者、作家的写作能力要求不同。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力并不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。这同样是需要加以锻炼、培养才能提高的。秘书还要练习书法，虽不必成为书法家，但要求把宇写得端正、匀称、流利 2．阅读概括能力 秘书要善于阅读，既善于精读，如对重要文件或经典文本逐字逐句研究，从字里行间领会其微言大义；又要善于快读和泛读，善于从连篇累牍之中摘出其重要的警句或关键词，或是提炼浓缩，写成提纲或摘要。 3．口头表达能力 秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书应会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话也切忌罗嗦冗长，更不要拖音带腔。同样，思维清楚才能说话清楚。要使说话有条有理，秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。 4、听知能力 秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中拎出要领，或是从激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。我国疆土辽阔、民族众多，现在实行开放政策，横向联系和国际交流日益增多，秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言或外语，就是多了一样交际工具，多了一条信息渠道。 5、协调能力 秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾或不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通、协调。??? 6