归档文件整理解析.ppt

联系方式：办公电话：5839903QQ号：714205427微信号 谢谢大家！ * 应该注意的是：同一事由的归档文件排列时必须体现出顺序，即：时间或重要程度。 在实际工作中往往反映同一事由的文件可能有几件或几十件，如果不体现出时间或重要程度的顺序，就不能反映文件之间的历史联系和事物发展的过程或因果关系，就不能很好地利用。 如何结合时间、重要程度等因素进行归档文件的排列，要看其什么特征突出，如会议记录，时间突出，信访纪检案件，结论性材料在前，所以说是重要程度突出。如果是界于两者之间的看情况而定。 5 、成套性文件如何排列? 所谓“成套性”是指某些事由形成的文件彼此间联系比较松散,但这些事由之间却有着较密切的联系。如:一个年度的统计报表,2月与1月的统计数字等各不相同,但每个月之间却有着较密切的内在联系,形成了系统性,因此,集中排列更方便检索和利用。另外会议文件、非诉讼案件、内部刊物、简报等成套性文件也宜于集中排列。 6 、如何确保“随办随归”? 所谓的“随办随归”,是指某一事由办完之后可以随时归档,不需要等到年底.要做到“随办随归”,前提是将某一事由办完后的所有须归档的文件材料收集齐全,然后再整理,只有这样才能保证同一事由的归档文件材料排列在一起。我们要求档案人员在整理档案的时候要本着”先全的先整理”原则,而不是先来的先整理。 七、归档文件的编号与编目 1、如何为归档文件编号及排列方法？ 归档文件编号，是指归档文件在全宗内的位置标识，并以归档章的形式在归档文件上注明。主要内容有：编件号、盖归档章及填写归档章内项目。 首先，了解什么是件号？件号：是指文件的排列顺序号。件号又分为室编件号（档案室编件号）和馆编件号（档案馆编件号）两种。室编件号的编制方法为：按不同保管期限，在分类方案的最低一级类目内（如机构），按文件排列顺序每年都从“1”开始编制。类别与类别之间件号不连编。馆编件号暂不编制，待档案移交进档案馆时按馆的要求编制。 如：某局采用的是保管期限——年度——机构分类法。 则：永久的2003年的档案，党委归档文件从“1”开始编一个流水号，办公室归档文件从“1”开始编一个流水号，业务处归档文件从“1”开始编一个流水号……； 长期的2003年的档案，党委归档文件从“1”开始编一个流水号，办公室归档文件从“1”开始编一个流水号，业务处归档文件从“1”开始编一个流水号……。 短期的2003年同前。。。 2、归档章的加盖方法及如何填写？ 归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编件号、馆编件号、页数等项目（见图1）。 归档章式样(图1） 全宗号 年度 室编件号 页数 机构（问题 保管期限 馆编件号 盒号 归档章的格式为长60mm,宽16mm,分为8?格。每格刻上项目内容,字体为宋体字。加盖归档章应使用印泥。填写归档章内项目时，应使用碳素墨水等符合档案保护要求的书写材料，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。 归档文件要逐件编号，在文件的首页上端空白处加盖归档章并填写相关内容。归档章不应压盖字迹，不应与收文章等重叠，文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸，填写文件题名后加盖归档章。 归档章的填写 ①全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 ②年度：文件形成年度，用4位阿拉伯数字标注，如：2010 ③室编件号：按照分类方案，在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注的流水号。 ④馆编件号：档案移交进馆时编制 归档章的填写 ⑤页数：是指每一件归档文件的有效页数。文件中有图文的页面为一页。每件归档文件以原有页码为序；无页码的文件以件为单位。从“1”开始编制流水页码，正面在文件右上角，背面在文件左上角。 ⑥机构（问题）：按分类方案类目的设置标注名称或规范化简称 ⑦保管期限：分别标注“永久”、“30年”和“10年” ⑧盒号：按照保管期限年度从“1”开始编制的顺序号 3、归档文件目录的编写方法 归档文件的编目，是指归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录包括件号（室编件号、馆编件号）、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项内容。 每页归档文件目录在右上方标注所属机构（问题）（见图2）。 归档文件目录及封面用纸幅面尺寸采用国际标准A4型297mm x 2l0mm(长x宽)。归档文件目录原则上采用竖式. 填写归档文件目录时，采用计算机管理档案的单位，可使用档案管理软件生成并打印出目录；采用手工填写归档文件目录的单位，应使用耐