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1背景介绍 随着科学与技术的迅猛发展，国内外各种学术交流会议日渐增多，而且会议规模越来越大，要求也不断提高，参会代表和会议组织者都希望能提供更加及时快捷方便的服务。但琐碎复杂的会议管理往往困扰着主办方，传统的会务管理工作包括以下几个方面： 1.邮寄会议通知或者征文通知给论文作者，或者电话通知会议潜在参会者。这个过程有很多的重复劳动，并且也要花费大量的时间个人力。 2通过普通邮寄或者Email接收论文投稿，然后打开每一封论文投稿信件来获得论文。在收集完论文后，还需要对论文进行分类和整理，在确定会议最终录用论文后。还要编写会议论文集。 3传真收发会议参会回执。手工录入回执表，然后统计回执信息以便预订酒店和安排餐饮。 采用计算机网络信息系统管理会议，及时，快速，准确地完成会务工作，对会议主办方以势在必行。为方便各种学会/协会组织主办大型会议，实现会议网站建设，论文评审和会议注册管理等，开发一个会议管理系统成为必要。该系统的开发，汲取国内外先进会议管理系统的经验与精华，以数据库管理为基础，把参会人员管理，会议注册，信息发布，酒店预订，论文付费，等工作通过软件快捷的实现，使繁重的会务筹备工作变得轻松而易行。 通过会议管理系统，会议举办方可以轻松的船舰自己的会议网站，会议网站集成信息发布，在线报名，会员管理，论文管理，酒店预订，会议付款等功能模块，将传统的会议的业务流程“一站式”实现，有效的解决传统会议举办过程中的复杂，低效，安全性差，的缺点，极大提高办会效率。 国内外相关研究情况 在国际上，有很多国家在会议的在线管理方面已经有了相当成熟的系统。这其中包括一些商业和开源的系统，VSIS,ConfTool，MyReview是一些开源的免费软件。还有一些商业的软件，如Suvisoft,START等。这些软件在功能上流程上以相当成熟，并且以应用到许多学术会议中。在功能上基本包括：建立会议站点，在线提交摘要和论文，论文的分发和评阅，邮件群发通知，参会人员注册管理。 建立会议站点 会议站点的建立是通过系统把所有已召开的会议和未召开的会议信息按照相关的分类方法来储存，显示，这样方便会议浏览者，参会人员查询，选择会议。会议站点的建立为学术会议提供一个会议信息集合空间，既有利于会议的浏览者，参会人员，也有利于会议的高效管理。 在线提交摘要和论文 提交论文和摘要是在线会议系统的一个基本功能。通过系统来实现会议论文的在线征集，不论在何时何地通过互联网就可以提交论文摘要及论文。这笔传统的邮寄方式有着很大的优越性，它既简化了作者投递稿件的繁琐过程，又减轻了会议管理员的工作负担。 论文的分发与评阅 多数会议管理系统采用根据评委的专项来分配论文。首先评委要在系统中表明自己希望评阅哪些论文或者哪方面的论文（通过系统在线提交），然后系统会根据评委提交的相关信息对论文进行分类并分发给评委。 对论文的评阅主要采用同级评阅及盲审的方式。对论文的评阅结果不是由某一个评委决定的，一个评委可以评阅一篇或者多篇论文，其评阅的结果对其他的评委也是公开的，其他评委可以对该篇论文或者评阅结果进行评阅，并且评委，作者的姓名都是不可见的，对每一遍论文做到客观公正的评阅。 邮件群发功能 多说会议管理系统都具备此项功能，邮件通知有利于会议组织者对评委/作者及相关人员的管理，系统提供在线编辑邮件正文的功能，对邮件群发对象进行分类。这样使得会议组织者通过电子邮件及时的与会议组织相关人员保持联系，发送一些会议最新信息，可以更好地实现推送式服务。 会议人员注册管理 在注册管理方面，许多成熟的系统已经实现了非常详尽的功能，尤其是在一些细节上，比如参会人员的特殊要求说明，会费发票凭证的邮寄等等，在注册页面上为注册用户列出详细的注册信息，会议的费用也会通过网络来提交并进行管理，交通食宿的说明。 国内的一些会议管理系统只应用在部分企业和高校中，他们实现会议计划，安排，记录，查询，会议通知，会议纪要等综合会议管理功能。在会议召开前进行会议准备，准备能容包括合理安排会议参加人员，时间，地点，场地，内容议题，并自动为参加会议人员发送通知。会议管理系统主要包括会议管理和会议室管理两部分，具体功能呢个包含会议管理，会议纪要，会议室管理的功能。在国内对于学术会议网络化管理的代表性的是“中国学术会议在线”。或内还有许多 学术会议相关的网络站点，各个学会，高校都有自己的相关网站，但是这些站点主要还是在于发布学术会议的预报信息，而对于学术会议的一些后续工作还是按照传统的方式运作的。 会议的研究方法 对会议管理系统的研究，主要是在研究国内外已经成熟的应用的相关的会议管理系统的基础上，结合现阶段国内举办的相关会议的具体情况，充分了解会议的管理系统的功能需求，然后根据已有的软件开发方法，