总经理助理工作要诀.doc

总经理（上司）助理（办公室主任）工作诀要 序号 诀要 具体工作内容 助理（办公室主任）工作诀要简单概括为： “七子”和“七作用”具体细化如下： “七子“：提袋子、背机子、备车子、定房子、爬格子、移凳子和观场子。 “七作用“：扬声器的作用、录音机的作用、钢琴家的作用、稽查队的作用、温暖天使的作用、生活关注的作用、排忧解难的作用。 1、 提袋子 指跟随总经理（上司）进行外事活动时，必须携带的有关资料，有两样东西，每出必带。（1）公司宣传资料（2）老总的名片。若外出签订合同，需带上合同资料，法人代表的营业执照复印件，合同公章和签字笔。 若外出介绍和宣传公司的会议，宣传资料和名片要多带一些，以满足会场人员索要的要求，总经理（上司）的发言稿必备两份。一份供总经理（上司）发言用，一份供大会主持者索要之所需。 提袋子指携带不同会议需要的不同资料。 作为总经理（上司）助理（办公室主任）陪同总经理（上司）外事活动，忘记携带资料等属于严重失职，丢带了宣传公司的最佳时机。 2、 背机子 指陪同总经理（上司）进行外事活动时，必须随身携带照相设备，应根据会议重要的程度来决定是否摄像，如需摄像要通知摄像要通知摄制组成员一同前往。摄（照）像的重要点： （1）大会会标（主席台）。（2）会场全景。（3）总经理（上司）座位照。（4）总经理（上司）大会发言照。（5）总经理（上司）与同行好友交谈照。（6）领导与总经理（上司）握手或交谈照。（如程序都有，缺一不可） 3、 备 车 子 指陪同总经理（上司）进行外出时，必须准备好车子，了解车子目前运行状况，加上汽油，车内必备饮用水和面巾纸，根据总经理(上司)当时身体状况（如休息不足）可适当配置一点提神的饮品。 如行程较远，到了进餐的时候，要提醒总经理（上司）按时就餐，并注意短暂休息 4、 定 房 子 指陪同总经理（上司）进行外事活动又必须宿食异地的，要提前给总经理（上司）定好客房。 预定客房一定要正规的宾馆，如电梯房楼层可高一点，如小高层宾馆选定2-3层楼为宜（但不要安排靠近楼梯口的房子）一般选住向南的房间。 入住房间后，要做好以下几项检查工作：（1）被子，传单是否已更换，电视机和空调机是否可开启，房间内是否有照明灯，房间内是否备有开水，口杯，和茶叶，卫生间是否有热（冷）水，地面防滑情况怎样，房间是否能落锁，确保总经理（上司）睡觉安全。 如果上述任何一项有问题，要第一时间与总台联系，补（修）好，情况不好时，提出更换房间的要求。 坚持做到：总经理（上司）睡好，又确保安全为原则。 离开总经理（上司）房间，回自己房间休息时，需报告总经理（上司），以便总经理（上司）能掌握助理的去向，睡觉时千万不能关闭手机。 离开总经理（上司）房间回自己房间休息时，必须要温馨提示：“老总，您好好休息，明天早上*点，我会准时叫您起床：“目的：让总经理（上司）安心休息，而不影响行程和工作议程。 如果没有提示，是服务工作不到位的体现。（绝非小事） 5 爬 格 子 指写文章。 是指总经理（上司）在公司内和外事活动时，助理（或办公室主任）必须做好记录和记述外事活动情况。 如需计入“大事记“的 ，要将资料交付有关部门，录入大事迹。爬格子还包括陪同总经理（上司）参加有关会议时负责给总经理（上司）签到并领好资料，并引领总经理进入会场，做到相应的位置，将资料交付总经理（上司），自己方可入座。 开会时间内，如果总经理（上司）突然离开会场时，应以最快的速度到总经理（上司）身旁。要询问是否有什么事情办，总经理（上司）开会时，关注是第一要务。 比较有影响的会议，要尽快成文，交总经理（上司）审核后，在公司官网发布，要注意时效性，不能搞“晚间新闻“ 6 移 凳 子 移凳子指总经理（上司）不论是在公司开会还是外事活动（包括就餐），都要主动引领总经理（上司）到相应的位置，轻移凳子安排就座，这是礼节所在。 平时行走，可慢总经理（上司）半步，如果就餐应快总经理（上司）半步，找到相应的餐桌，引导入座，并陪同就餐。 就餐时有关情况处理：就餐时一般会出现两种情况（通常情况下）：（1）总经理（上司）脸上或嘴上粘有饭菜，（2）由于喝酒的原因总经理（上司）眼角上出现明显的眼粪。 处理办法：缓缓起身，对总经理（上司）说：“老总，您有一个重要电话，请到外面接听一下吧。“避开人群，进行处理。 目的：确保总经理（上司）的形象，构建优雅就餐氛围 7 观 场 子 观场子指总经理（上司）参加会务或活动时，助理必须关照整个场子，（会场、餐厅）的情况。如果有客人（领导）来给总经理（上司）敬酒，应立即提示：老总，有客人领导来敬酒啦。以引起总经理（上司）的注意。不能有半点怠慢之意，做到不怠慢，助理现场观场子是决定的因素。 观场子还包括总经理（上司）请客就餐时，