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新版物资系统系统培训文档 安徽海螺信息工程公司 2013年4月 内容要点 物资系统涉及到的重要名词 期初库存:系统初始化时录入的截止至某个时间时的账面库存，不包含发票未到的验收单 实际库存：物资实时库存，与仓库的实物库存一致 账面库存：实际库存减去发票未到的验收单数量 验收单：录入系统的到货验收记录 入库单：采购物资发票到时录入系统的入库单据，但录入时必须找到对应的到货验收单 出库单：公司内部日常领用物资 退库单：当月领用的物资当月未用完，可以找到对应出库单为理退库。 调拨单：卖给本公司之外的其他公司 暂估单：与验收单相对应，但是又不同于验收单，它是指发票未到的验收单 特殊入库单：数量为零的入库单，系统中只是作为冲暂估使用，不参与系统数据的计算 特殊出库单：数量为零的出库单，用作调整库存金额 初始化验收单：系统初始化时使用，系统一旦正式启用，正式录入的验收单将不在此处录入，因为正式验收单明细录入必须选择采购函 初始化出库单：作为系统统计报表使用 一、系统概述 物资管理系统包含总部和子公司两个子系统，两个子系统之间可以实现相关数据即时、双向传输。 子公司子系统侧重于子公司的日常业务处理，覆盖供应商管理、合同管理、计划管理、入库管理、出库管理、库存管理等环节。 总部子系统侧重于综合管理，兼具统购业务处理功能。重点在集成所有子公司子系统数据的基础上，对各类数据进行分析处理，通过建立采购成本、预算执行与生产消耗等关键指标的分析模型，形成较为较为全面的决策支持平台；同时，通过对部分关键业务流程的监控，实现对子公司业务流程的监管和指导。 二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作 二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作 二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作 二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作 二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作 二、系统正式使用前的设置及需做的准备工作 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 三、系统流程及功能介绍 四、系统疑难问题处理方法 四、系统疑难问题处理方法 四、系统疑难问题处理方法 五、业务操作注意事项 五、业务操作注意事项 五、业务操作注意事项 五、业务操作注意事项 五、业务操作注意事项 申请之前可以通过红色区域的模糊查询功能查询一下总部有没有这个供应商，如果有则无需申请，如果没有此可以申请，切记，否则会导致供应商重复，给系统业务操作带来不必要的麻烦。 2.3.3 供应商总表挑选 同步总部供应商至子公司总表后，可以按供应商所在地区找到您需要挑选的供应商双击即可从子公司总表中将物资挑选至在用物资表后，即可以使用了，对应的挑选标记会变成已挑选。 2.3.4 供应商查询及修改 此功能可以按地区和物资分类查询，地区查询功能中可以对供应商的辅助信息进行修改，主要信息从总部获取。 2.3.5 供应商相关信息 子公司在用供应商的相关信息维护，如供应商联系人管理、供应商生产产品管理、供应商联系记录管理等。 2.3.6 供应商查询中心 该功能主要用于查询子公司在用供应商对应的“合同信息”“到货记录”“联系记录”“联系人信息”“生产产品”“质量事故”等信息。 2.4 合同管理 2.4.1 合同录入 录入子公司自购物资的合同信息，此功能分为原材料和非原材料合同两种，原材料合同需要录入相关物资质量指标信息。 2.4.2 合同复制 为了减少录入合同时的环节，找到对应的相似的已经审核生效的合同，按照对应操作步骤复制一遍后修改形成新的合同。此功能也分为原材料和非原材料两种操作界面。 2.4.3 合同审核 对录入的所有合同信息确认无误后进行审核，合同一旦审核即无法修改。 2.4.4 合同变更 找到需要变更的合同，按照此下列界面的操作进行变更，变更后原合同自动废弃，审核新变更的合同后即可以使用。 2.4.5 合同关闭 对出现问题的合同或者是已经处理完毕的合同进行手工关闭操作，一旦关闭后即无法选择使用。另外系统夜间在服务器上对已过期的合同执行自动管理操作。 2.4.6 合同清单补充增加 针对已经审核生效的合同