事业单位行政文秘系列讲座三.pptVIP

《秘书基础》系列讲座四主讲：李 立2008年11月25日 会议工作 一、会议的性质和作用 1、会议的含义 会议，广义地说是人类社会生活中相互交往必不可少的一种活动形式。 狭义的会议，即党政领导机关（包括社会团体与企事业单位）召开的用以发挥集体智慧，互通情况，交流经验，统一认识，研究工作，进行决策的一种工作方式。 构成会议的要素有： （1）两人或两人以上构成的正式的或非正式的社会聚合； （2）有需要大家共同商议的事情； （3）有安排会议进程的组织者。 2、会议的性质 从最本质的意义上讲，会议是社会民主的表现方式，是实行领导的有效手段。具体表现为： （1）交流信息，互通情报，以较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。 （2）发扬民主，集思广益，或取长补短，或择优而从。 （3）增进友谊，促进团结，广泛协作，优化组合。 （4）统一认识，协调行动，减少矛盾，推动工作。 （5）作出决定，及时下达，具体指导，落实贯彻。 3、必须加强会议的控制 从我国的现状来看，会议失控的消极作用主要表现为：会议太多，有些会议会期太长，有些会议规模过大，加之某些会议质量不高，未解决实际问题，从而重复开会。 “会海”已成为机关工作中的一大“公害”。 “会海”有以下危害： （1）时间、精力的浪费 （2）经济的浪费 （3）信息的重复、浪费 （4）滋长不正之风 加强会议的控制，秘书应做好以下工作： （1）改变会议观念，提高工作效率 （2）会议应有领导、有计划、有制度 A、坚持“一支笔”审批制度，明确各种会议的审批权限和会议的职能妨范围。 B、明文限定一定时间内召开会议的次数、会议日期、会议地点。 C、坚决不开无准备的会议。 D、会议决议事项必须落实，不重复开会；杜绝议而不决和决而不行的现象。 E、降低会务费用标准，实行住房、用餐、用车低标准；不发纪念品，不组织游览，一般不组织集体照相，不硬性请领导出席等。 二、会议的类型及秘书工作 1、工作性会议 指领导贯彻民主集中制原则，发挥集体领导作用，研究和处理日常工作的会议。 （1）名称示例：党委会、局务会、办公会、碰头会等。 （2）个性特点：定期；定员；定点；定时。 （3）一般是就所辖范围内的工作问题，交流通气，研究分析，讨论决策等。 （4）秘书的工作：准备工作（人员准备、文件资料准备）；记录工作；会后工作。 2、专题性会议 亦指专业性会议，即主要研究某项专门议题的会议，它是专业性较强的一种工作会议。 （1）名称示例：调整工资会议、招生会议、统战工作会议等。 （2）个性特点：议题单一；部署性强；人员特点。 （3）秘书的工作：通知；资料准备；记录、纪要、简报等文字工作。 3、联席性会议 是若干单位共同完成某项任务，开展某项活动，共同协商问题，明确任务分工的会议。 （1）名称示例：三峡工程建设协作会议、某区农贸市场管理会议等。 （2）个性特点：参加单位不相隶属，主持人不一定是高一级领导机关或领导人；矛盾较多，常关系到各方面的权益与义务。 （3）秘书的工作 （4）注意事项：加强协调；通知特点；资料问题；会议经费；会议文字工作；防止矛盾激化、严重争吵。 4、总结部署性会议 （1）个性特点 内部性；下行性；时间；内容。 （2）秘书的工作 A、根据内容，通知对口人员参加。 B、抓好典型发言，防止领导人唱“独脚戏”。 C、会场布置与会议程序应适当简化，注意节约。 5、纪念性会议 指各地区、各系统、各领导机关为纪念某一历史人物或重大活动、重大事件而召开的礼仪性很强的大型会议，开会方法与一般代表会议的开幕式相近。 （1）名称示例：首都各界人士纪念鲁迅逝世五十周年大会，某铁路全线通车庆祝典礼大会等。 （2）个性特点：隆重性；宣传教育性强；成员具有广泛的代表性，又有一定规模；工作人员的多方面性；会期短而精；事务工作的复杂性。 （3）秘书的工作：协助领导会前准备好筹备班子；协助领导列出会议的规模、规格、与会人员名单，发出通知或请柬；协助领导制定合理的议程；协助做好新闻报道；搞好会场布置。 6、学术性会议 （1）名称示例：国际直升机学术研究会（中国民用航空总局主办） （2）个性特点：学术性强；对象以专家学者为主；横向性；通常为中型会议。 （3）秘书的工作：尊重内行；重视学术性准备工作的特殊性；加强对会议的思想领导；排名次序讲究；讲究实效；节约；会后抓紧编辑论文集；学术界有不同学派，学术会议也可能出现不同意见的争论，会议安排中要注意组织和控制。 7、代表性会