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业务跟单流程管理制度文件编号［WH-RR-1.0-101-2013］编制：彭向阳批准：实施日期：业务跟单流程管理制度目的：为规范业务作业流程，理顺工作关系，提高工作效率，加强业务管理，提升客户服务，特制定本制度。程序：接单：1.1释义：接单也即合同的签定，订单的取得。1.2下单方式：客户下单的方式有：通过电话，传真, Email或书面合同等方式。1.3接单的途径：交易会，出访，参展，邀请客户来访，网站，等等。1.4接单的形式：1.4.1合同。1.4.2确认书：它比合同要简化些，其中包括协议书。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入，。1.5接单的程序：接单的程序可分为询价，发价，还价和接受四个环节。1.5.1报价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，报价通常是一方在收到对方的询价后作出的。1.5.2接受：买方或卖方同意对方在报价中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。1.6相关流程：16.1业务应对订单相关的输入文件进行收集、整齐，并进行编号；1.6.2业务必须按公司规定的《客户信息及跟踪表》，进行建档和跟踪，了解客户信息和有计划的拜访；1.6.3拜访方式分为：电话沟通、QQ沟通、上门造访、以及其他可以接受的方式；1.6.4每月一号将《将客户信息及跟踪表》交副总/总经理审阅；1.6.5业务科每季度要对客户经营状况和信誉度进行一次评审，以防止发生坏帐。2、审单：即审核合同：2.1审单内容：确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。2.2审单方法：2.2.1产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？ 有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。2.2.2质量： 也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。2.2.3数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。 约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。2.2.4单价，总额的审查：2.2.5付款方式审查：A.付款方式是否能接受？支票 ，付定金、分期付款等等。B. 支付的货币能否接受？2.2.6包装要求的审查：2.2.7工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？2.2.8客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？，客户要求包装时公司将其计价2.2.9客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书） 内包装：普合，白合，彩合，吸塑 外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。2.2.10交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并运输送达完成安装。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。2.2.11交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。 注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用汽车运输。2.3审单步骤：2.3.1业务将客户的包装、交期、品质、规格、交货方式等在《客户订单》中进行详细的记录；2.3.2填好《客户订单》后，送交总经理初审；2.3.3业务须填写《工程设计任务书》，将其与总经理批准后的《客户订单》，以及客户订单相关的输入性文件一起下发到工程科进行工程设计；2.3.4工程科设计完成后，业务须将《客户订单》、订单相关的输入文件、开料表、设计图等送财务进行成本审核；2.3.5通过财务成本审核后交总经理复审，通过后将《客户订单》下发到生产部。3、关于样品：要获取订单，备好样品是很重要的一步；3.1 准备样品。3.1.1工厂现有的款式3.1.2新款3.1.3客户来样。3.2要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要客人进行书面确认。新品修改最多三次。跟单员一定要保存好最终的确认样，，做好更改记录，更改后必须有客户的书面确认，以免客人在下单时找不到确认样。作为跟单员，我们要做到：3.3.1有完整的产品资料（包括：三视图、包装图、材积）。3.3.2新品的成本，价格要进行核算。3.3.3新品的材质要留有实样，图样和工艺数据。3.3.4客户的来样要保存好原样。3.4作业流程：业务跟单员在客户需要样货时，按公司要求报填《样货生产指令单》，获总经理批准后，方可下单生产。4、生产过程跟踪：4.1生产过程跟单的基本要求：4.1.3按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。按时交货跟单的要点：4.1.4按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。4.2．生产过程跟单的流程：4.2.1下达《生产指令单》 ：跟单员接到客户订单后