制度执行管理程序..docVIP

编制日期 版本 修改内容 编制人 生效日期 2005/10/14 初版 王俊泉 制 表 会 签 核 示 目的： 通过对内部制度、流程的执行情况进行审核，找出制度、流程未执行的原因并进行改善，保证公司所制定的所有制度、流程得到切实的执行。 适用范围： 仅适用于本公司经正式受控的制度、流程、规定等文件，不包括其他受控文件或非受控文件。 定义： 制度：本程序所指的制度包括经规定权限人审批过，经行政部受控的公司有关程序文件、操作指引和制度文件，以及其他经行政部确认需按此程序执行的其他文件。 4．参考制度： 《文件控制程序》 COPPF-001 5．权责： 行政部：负责本程序的制定、修改，并监督其执行；主导公司内部制度的集中审核。 制度编写部门：负责对所编写制度开始执行时的讨论、会签、审核，及制度的改善。 总经理：批准本程序。 6．内容： 制度执行的管理包括两部分：制度发行时的管理和公司所有内部制度的集中审核。 制度发行时的管理：制度发行时的管理包括制度的拟订、宣导、执行、审核、改善等。 由制度编写部门按《文件控制流程》将草稿完成后，须先将草稿用邮件形式发给相关部门经理及总经理，征集其修改意见，对合理性建议给予采纳，对不合理建议给予解释，对无法定论的一起进行讨论；根据实际情况，也可以直接召集与所拟制度直接相关的人员进行会议讨论。凡公司所有制度都应尽量多的征求各方意见，使制度更切合实际和易于执行。 经讨论定稿的制度由编写部门组织相关部门主管、产品经理、部门经理进行培训。具体培训流程参考《培训控制流程》。培训前一星期左右应先将待培训制度以邮件的形式发给所有参加的人员，给予其熟悉、思考和提出问题的时间。培训中应确保所有参加培训人员得到正确理解，对所有人员提出的疑问及时解答，并对提出的建议当即讨论确定最终定稿文本，如确有特殊原因无法当场确定的，也应用最快的速度解决，并通知相关人员。 由编写部门将制度类型发给行政部申请编号，在行政部提供编号后，由编写部门打印出来，并送交相关的各部门主管、产品经理、部门经理会签后，经总经理批准执行。整个会签和批准过程一般应在培训后的三天内完成。 由编写部门发出《内部联络单》，对制度的执行日期进行通知，也可在受控文件上做出规定，此《内部联络单》必须给行政部一份。 行政部应于执行前三天将制度进行分发。（具体操作见《文件控制程序》）。 各部门在接到分发的制度后，应于制度执行前由部门经理/主管对本部门所有人员进行培训和宣导。 自执行之日起，由行政部组织、制度编写部门主导，对该制度的执行情况进行审核。审核时，由编写部门提出，根据需要可以成立专门的审核小组。小组组长由编写部门经理担任，组员由编写部门成员、部门经理/主管、产品经理中的一人或多人担任。 审核一般为每星期进行一次，根据需要和实际情况可以一星期审核2-3次，但每星期不能少于一次。 审核人员在审核时应首先将该制度的关键控制点（如原则、时间限制等）和制度的主要执行部门找出来登记《制度执行审核记录表》上，并将之作为审核的重点。在审核时通过询问操作人员的实际操作流程并找出与之相应的表单记录进行对照，核对其是否按文件规定的操作及所填写表单记录是否符合要求等。审核过程中要以所产生的表单记录等客观依据作为审核的重点。同时将不合格项如实记录在《制度执行审核记录表》上，并将审核结果向总经理和行政部汇报。 审核过程中，如有员工反映不同意见，审核人员应认真听取，作好记录，能立即答复或是解释的要立即答复或解释，不能立即处理的应说明原因并承诺预计可答复的日期。 由编写部门针对未执行的制度或是制度中未执行的部分组织相关人员进行讨论（可以是正式的会议形式，也可以是临时召集人员进行，或是用邮件形式等等），找出未执行的原因，并针对原因确定改善措施和预防措施。 由编写部门以适当的方式（修改制度、内部联络单、邮件、会议等）处理后，在公司内立即执行。 编写部门主导进行再次审核。如仍发现有未执行的制度或是制度中未执行的部份参见6.1.9 条处理，循环进行，直至经审核连续5次以上未出现问题后，才停止其审查。 对未执行的原因属于员工无正当理由，拒不执行的，可以给予其纪律处分。公司决策层和管理层应给予支持。 所有《制度执行审核记录表》必须上交行政部统一保存。 内部制度的集中审核： 由行政部组织对全厂所有正在运行的制度每半年进行一次集中审核。审核采取抽样的形式进行。经行政部提出，总经理批准后，可以适当增加审核次数。 集中审核必须成立专门的审核小组，小组组长由行政经理担任，成员从部门经理/主管、产品经理等人员中抽取。审核小组名单由行政部报总经理批准。 由审核组长编制《________年度制度执行的审核计划》，报总经理批准。在审