Office2007终极防护技巧全接触(上)..docVIP

Office2007终极防护技巧全接触（上） 　　有很多方法都能够在网络层面上保护你的文件，但如果能够实施多层次的安全防护手段以确保问及那不会遭到恶意窜改或是误落他人之手，这样会让人们更加放心。Office 2007向用户们提供了多种数据保护特性，包括加密、限制格式和编辑以及数字签名，下面我们就要来深入地研究一下。 在如今的商业环境中，我们对办公软件的期待决不仅仅是收发电子邮件的能力、排版文档、制作工作表以及创建幻灯片这么简单。我们还需要有办法保护这些文件不受非授权人的访问，感染恶意代码，以及防止我们的文件被共享的对象将其滥用。 在现代网络中，已经有很多的安全手段能够帮助我们保护我们的文件。防火墙帮助我们限制入侵者访问我们存储文件的网络；杀毒软件帮助我们检查文档和电子邮件中的病毒及其它恶意软件；IPSec则能够用来加密数据，以防数据在网络中被捕获到时能够在包级被查看；访问控制、文件级别许可以及EFS加密则能够阻止组织中未被授权的人访问文件。 但是，最好的安全防护方法应该是一个多层级的，并且其中的层级越多越好。即使在现在的操作系统中都内置了一些网络安全的保护功能，但人们仍然会寻求其它的安全应用程序。微软的Office 2007中就有许多数据保护的特性，它们能够帮助你将那些用Word、Excel和PowerPoint创建的文件的机密性和完整性。在这篇文章中，我们将会看到如下内容： 如何使用文档加密来用密码保护文档。 如何限制对文档的格式和编辑。 如何使用数字签名来确保文档和信息不会在传输过程中被窜改。 同时，在接下来的文章中，我们还会阐述以下内容： 在文档和信息被拷贝、转存或将它们发送给其他人时，如何使用信息权限管理（IRM）来得到相关消息。 在将文档发送给其他人之前，如何查验文档中隐藏的个人信息。 如何使用受信中心来保护你的隐私，并防止有害内容侵入文档。 文档加密/密码保护 Office 2003中的密码保护通常都是遭到人们所批评的，因为它的加密性非常薄弱。尽管它使用了128位加密密钥的RC4算法流密码、初始矢量（IV）以及你每次加密时所使用的密钥流。这也就意味着黑客能够通过对比一个受密码保护文件的两个版本来将密码进行破解。如果你没有黑客的技术怎么办呢？没有问题，很多软件都能够作为“密码还原工具”来将Office 2003的密码破解。 Office 2007使用的是128位加密密钥和SHA-1散列的AES（高级加密标准）。为了能够具备更有力的保护功能，你可以通过编辑注册表或使用组策略来创建256位程度的密钥。这样就增强了用密码保护的文件的安全性，特别是在你使用了较长、较复杂的密码时。 与早先版本的Office的兼容性 如果你想将加密的文件与那些还在使用旧版本Office的用户共享那要怎么办呢？使用Office XP或Office 2003的用户如果想要打开使用Office 2007加密的文件只有在如下情况可行： 他们运行的操作系统能够支持AES（Windows XP SP2、Windows Server 2003或是Windows Vista）。 他们安装了为Word、Excel和PowerPoint 2007文件格式所开发的Microsoft Office兼容包（这可以在微软的网站上下载到）。 如何在Office 2007中加密一个文件 要在Word、Excel或是PowerPoint中用密码加密文件，可以先点击Office程序窗口中左上角的Office按钮。选择“准备加密文档”。如图1所示。 图1 在Office按钮中选择“准备”来加密文档 在输入密码的区域输入一个保密性较好的密码，至少八个字符，可混用大小写字母、数字以及符号，如图2所示。当提示出现时再次输入同样的密码。 图2 输入保密性强的密码来保护你的文档 你可以以Office 2007文件的格式（.docx、.xlsx或者是.pptx）来存储文件，也可以以Office 97—2003的格式（.doc、.xls或者是.ppt）来存储文件，你会看到一个对话框，它会建议你XML格式的保密性最佳，接着询问你是否要转化为XML文件格式来增强文档的安全性。 现在，当你或其他人要打开这个文件时，一个对话框就会弹出，提示你输入密码，如图3所示。 图3 在打开文件时必须输入密码 除了你可以对文档设置密码来进行加密之外，Office 2007还能够允许你设置文件共享密码。之前所说的加密指的是打开文档时需要密码，而文件共享密码则是在修改时才需要输入密码的。 要对文件设置修改密码，你需要使用到“另存为”对话框中的“工具”，这也能够作为另一个设置打开密码的方法。在文档中，你只需要点击Office按钮并选择“另存为”，接着，在“另存为”对话框中，输入文件的名称，点击“工