(优)专业平台(档案管理)精品.pptVIP

档案管理 目 录 课程目标 档案的分类 存档的方式 订单、价目表等经常会使用的存档文件可以另外存放，便于日常使用 对于需要长期存放的大量文本档案（如来人来电表），可以定期装订成册后另外存档 档案目录可以根据实际需要增加编号，预留些编号位置 电子文档注意定期备份；对于加密的电子文档注意密码保管并定期更改 档案查阅要注意相应的权限，原处归还 小技巧 制作人：金春瑜 制作时间：2009年10月 档案管理要求概述 1 2 公司对于档案管理的要求 3 结案的档案交接 4 小技巧分享 5 案场建档流程 1、了解档案的分类、存档的方法 2、掌握公司关于档案管理的各项规定 3、分享档案管理中的小技巧 销售讲义 业务报表 订单 客户资料 A 业 务 类 预算表 各种费用记录 报销记录 有关证照 双方有关确认文件 工程图纸 各类申请 规章制度 行政统计报表 B 行 政 类 C 财务类 D 开发商类 原 件 存 档 文本存档 长 期 存 档 周 期 性 存 档 公 开 存 档 电 子 存 档 加 密 存 档 复 印 件 存 档 按档案介质分 按保密程度分 按存档周期分 双方确认资料 电子存档 加密电子存档 文本及电子存档相结合 文本原件存档 文本复印件公开存档 文本存档（最好原件） 各类证照 客户资料类 定单类 规章制度类 报表类 连 连 看 建立档案保管责任制，专人保管，专人审批 档案柜要加锁，某些电子档案要加密，查阅要许可 对于经常使用的档案要注意便于使用及整理 存档要及时，避免遗忘及遗漏 档案进行分类编号，有序排列存放 有固定的存放地点，同时档案目录也相对固定 固定性 有序性 及时性 便利性 保密性 责任制 档案管理的要求 公司对于规范档案管理的要求 1 统一存放在档案柜 所有资料册及文件夹使用统一的侧标贴 保管责任人为女专 2 每个案场两本资料册，使用统一的明细目录，根据要求进行存档 对于资料册要求以外的采用档案袋存档，同样统一明细目录 3 电脑文档的存放也必须与文本存档目录统一 结案交接时根据档案目录进行逐项核对，统一存档或销毁 案场建档流程 根据目录存档 整齐摆放 档案柜张贴 资料目录 建立档案册侧标签 建立档案册目录 制作档案册检索标签 建立档案袋侧标签 领取资料册 （100页插页）2本 领取档案袋预计30个 准备档案柜， 统一存放地点 STEP 1 STEP 2 STEP 3 案场建档流程——资料册侧标签 森 林 溪 谷 存 档 （一） 3.5×19文件夹标签使用标准 1．文件夹标签宽3.5CM，长19CM。 2．LOGO段长6.5CM,文字段长13CM。 3．文字段字体采用小初黑体字，如文 件名较长，可选用较小字体。 4．此标签需A4纸纵向打印，排满可打 印4张标签。 案场建档流程——资料册 侧面增加简易目录标识，便于查找 “周销、月报、开盘确认、价目表、订购签约客户资料、合同样本、市调资料、纸媒、剪报” 案场建档流程——资料册目录 案场建档流程——资料册目录 照片冲印后粘贴在A4纸上进行存档 一般两张一页 案场建档流程——资料册检索标签 森 林 溪 谷 存 档 订 单 A17 案场建档流程——档案袋侧标签 2×30文件夹标签使用标准 1、文件标识宽2CM，长30CM。 2、LOGO段宽2CM，长6CM；文字段长为24CM。 3、文字段字体采用一号黑体字，如文件夹名较长，可选用小一号字体。 4、此标签需A3纸横向打印，排满可打13张标签。 案场建档流程——档案袋目录 A 案场建档流程——档案袋目录 A 案场建档流程——档案袋目录 A 案场建档流程——档案袋目录 B 案场建档流程——档案袋目录 C 案场建档流程——档案袋目录 D 案场建档流程——档案柜 加锁，注意钥匙的保管 粘贴档案目录 摆放整齐 电脑档案 需要及时上交公司的资料 1、 “Ⅱ”所含资料 2、对外合同 （如租赁合同） 1、开盘确认单（甲方盖章） 2、五证一照（复印件 最好加盖甲方公章） 3、开盘房源价目表 （双方公司确认） 4、合同样本（甲方盖章） 5、定单样