l四川师范大学文理学院党群`行政类文件材料的部门立卷与归档流程.docVIP

四川师范大学文理学院 党群、行政类文件材料的部门立卷与归档流程 预立卷（材料的形成与积累）——整理组卷（立卷）——归档验收 一、预立卷 1.学院各职能部门、系、教研室、所、中心、馆、工会、团委等实体单位，均为立卷部门。 2.各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制文件材料预立卷类目。 3.各立卷部门的文书处理人员或档案责任人，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，随时将办理完毕的文件，根据文件材料预立卷类目分类存放。 二、立卷分工 1.中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府、教育厅，国家教育部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党办、院办立卷归档；专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。 2.以党委、学院名义的发文，由党办、院办分别立卷归档。以部门名义的发文，由各部门立卷归档。 3.党委和学院召开的代表大会、常委会、扩大会、办公会等所形成的材料，由党办、院办分别立卷归档。职能部门以党委和学院的名义召开的全院性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。 4.院内各行政部门的工作计划、总结、报告由院办立卷归档。党委各总支直属支部报党委的工作计划、总结、报告由党办立卷归档。 5.院内各部门向党委、学院的请示正文及相应的批复、转批的原件，由党办或院办立卷归档；请示报告的原件及批转、批复的复印件，由报文部门立卷归档。 6.两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复印件。 7.各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学院档案馆保存，任何人不得带入其它部门。 三、整理组卷（立卷） 1.在平时积累归卷的基础上，按照归档范围，剔除无需归档的文件材料，对照收发文登记册，调整检查每组文件是否齐全、完整。 2.将文件按年度或问题进行立卷分类。 （1）分年度：将文件按其形成或针对的年度分开。 如：一般文件归入文件形成年度。 跨年度的请示与批复，归入批复年度。 跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度。 跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度。 跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。 法规性的文件，归入公布和批准的年度。 （2）分问题：将文件按其内容所反应的问题分开。 3.以问题为主进行立卷组合。 如：会议文件，按会议的界次组合。 非诉讼案件材料，按立卷问题或按人组合。 统计、报表、名册等，按照名称组合。 学院管理和业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合。 工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。 简报按名称或期号组合。 4.卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。 如：批复在前，请示、报告在后。 正件在前，附件在后。 正本在前，附件在后。 正本在前，定稿在后。 结论性材料在前，依据性材料在后。 其它文件材料按时间顺序排列。 5.拆除卷内文件中的金属物，对破坏文件材料进行修补。 6.草拟案卷标题。 （注：各立卷部门的档案责任人在完成上述步骤后，需通知档案馆业务指导人员检查预立卷质量，包括文件材料的齐全完整程度、卷内文件的排列顺序、案卷标题拟写是否确切等。符合要求后再进行以下步骤操作，以免不必要的返工。） 7.编页号。 （1）卷内目录、备考表均不编页号。 （2）卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。 （3）页号应用蓝色或黑色号码机敲出，起始号为1. （4）页号位置标在每页材料非装订线一侧下角。 8.填写卷内目录。 卷内目录位于卷内文件之前，必须用碳素墨水填写或打印件。 序号：以卷内文件排列先后顺序填写，附件不编序号。 文号：文件制发机关的发文字号。 责任者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者。 题名：即文件标题，一般照实抄录。自拟标题，外加“[ ]”号。 时间：文件的形成时间， 页数：卷内每份文件的总页数。 备注：需要说明的相关情况。 9.填写卷内备考表。 卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。 盒内文件情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况，并标明卷内文件材料的件数、页数。 整理人：档案整理人签名。 检查人：立卷部门的责任人对本部门形成的档案进行检查并签名。 立卷时间：填写立卷的时间，年、月、日。 10.装订 采用专门的档案装订机进行装订。 11.填写案卷封面。 归档单位：立卷部门全称。 案卷题名：应简明确切，体式一致。一般包括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。 起止日期：卷内文件形成的最早至最晚日期。 保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限（永久、30年、10年）。 密级：按规定填写。 四、归档验收 1.归档时间：党、政档案应在此年5月底前归档。 2.归档验收：移交档案时，交接双方当面检查。档案馆根据有关标准进行验收。凡不符合要求者