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归档文件整理 归档文件整理是将已经办理完毕的公文，有选择地收集起来,分门别类地整理集中，以备向档案部门移交归档的工作。（大家注意是已经办理完毕的公文，有选择地收集,不是全部收集归档）。国家档案局2000年12月6日发布，2001年1月1日起实施的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》，对我国从20世纪50年代开始的立卷制度进行改革，取消了案卷，推行文件级管理，从而使检索目录一目了然，减轻了归档人员的工作量，也提高了工作效率，为文档一体化和电子文件管理奠定了基础。 第一节 归档文件整理的含义及整理原则 一、首先我们来看一下归档文件整理的含义： 归档文件整理，是将文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒，使之有序化的过程。这里说的归档文件，是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理的含义可以从以下几方面来理解： 1、应进行整理文件的来源和范围就是本单位在职能活动中形成的文件材料，既包括本单位形成的文件，也包括外单位发来的与本单位职能活动相关的收文，不是所有的收文都归档，与本单位职能活动相关的文件才整理归档。 2、整理的文件必须是办理完毕而且有保存价值的文件，正处于公文办理过程中的文件不能整理，只有公文处理程序完成结束以后，才能整理归档。处理完毕的没有保存价值的也不用归档。没有保存价值就是和本单位业务工作没有联系的，对本单位工作没有指导意义的，不需要本单位贯彻执行的文件。 3、归档文件整理仅指文书档案中的纸质文件。科技、会计、声像等专门文件有专门的整理方法，电子文件等非纸质文件也有专门的整理方法。 4、归档文件整理是以“件”为单位，和传统的以卷为整理单位的方法不一样，（演示卷）这是立卷归档制度改革前的档案，是一卷，是由多个内容相近或有密切联系的文件组成一卷，还要根据卷内文件的内容归纳拟写案卷题名，抄写卷内目录，现在是一文一件。 5、公文整理分装订、分类、排列、编号、编制目录、装盒等六个步骤，比文书立卷方法简化。 二、归档文件整理原则： （一）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。文件是伴随着各单位的职能活动而产生的，不同的机关，尽管职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件也存在着各种联系。 （二）区分不同价值，便于保管利用。归档文件要根据《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定来确定归档范围、区分不同价值。办理完毕的有保存价值的文件都需要归档，根据文件的重要程度，划分为永久、30年和10年。对无保存价值、不需要归档的文件，可以保留近几年的，按照来文机关分别装盒以作备查。为了便于保管利用，文件应按照事由结合时间、重要程度等排列，这样既便于手工方式的提供利用，也能满足将来进馆后系统利用的需要。 第二节 归档文件整理的组织 归档文件整理的组织包括明确归档文件整理组织形式、明确责任分工、制定相关制度，保障归档文件整理有序进行。 明确归档文件整理组织形式 （一）建立文书部门整理归档文件制度：是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行文件整理的制度。也就是说，归档文件整理应该由机关文书部门或业务部门的专职或兼职文书人员负责。因为文书部门熟悉了解文件，有利于提高文件整理效率，保证整理的质量，有利于确保文件的齐全完整，文书部门还可以暂存当年的文件，有利于平时对文件的查找利用，归档文件经文书部门整理后，有利于文书部门和档案部门分清职责，促进机关档案工作的开展。有的单位整档的不是文书工作人员，她一年到头一份文件也见不着，到了归档的时候，打字员把文件材料一块交给整档的工作人员，打字员认为自己就是负责打字，责任心不强，发文后留存归档的文件有时也被借出，没做借阅登记，致使文件材料不全，有的请示都没有批复，也没做任何说明，问谁谁也不知道，谁也不愿负这个责。还有前段我们开展的市直机关各部门的集中整档工作，有的单位的工作人员说，我负责收文，还有一个负责发文，比较乱，也没确定由谁来整，我要先问问再说。这都是文书部门整理归档制度的不完善、不健全。 （二）、确定整理环节 确定整理环节是指选择文件整理在哪个部门进行、由什么人来完成。归档文件整理地点一般与机关文书处理工作的组织形式相适应，有集中式、分散式和集中与分散相结合的形式。小型机关或基层单位，内设机构简单，办公地点集中，公文数量不多，人员较少，可用集中式。各部门办理完毕的文件材料定期或不定期交到办公室，归档文件整理工作由办公室统一进行。大中型机关或单位，内设机构层次多，可根据机关驻地远近、业务分工、文件数量等情况，采用分散式或分散与集中相结合的形式进行归档文件整理。如机关驻地分散，文件数量多，业务分工明确，可将归档文件分散在形成公文的各部门进行。也可集中与分散相结合