TM-4时管理的有效方法.ppt

时间管理的改进方法 方法之一：消除电话干扰 原因分析 电话是必须的，设法对次做出评价，也不认为电话是浪费时间的重大因素，所以处理起电话来没有计划。 喜欢与下属或公司各部门进行电话交往，电话多表示自己不可缺少和繁忙 总想与下属或上司及时沟通，对细节或小事感兴趣。 缺乏有效的授权，下属依赖性太强，总是不断的请示和汇报，不厌其烦地请求指导和帮助。 接听和打电话没有时间限制、事实不完备、未列出讨论项目、谈话内容涉及范围广，不着边际或详尽答复政策。 缺乏自我约束、惟恐得罪和冒犯别人，无法有效的结束电话。 明确秘书或助手的职责，提醒需要注意的重要事项、终止无效的电话、训练秘书等接听并过滤电话。 分析电话、制订阻挡电话，与同事或下属及秘书共同阻挡无用电话。 是否需要秘书做出研究，如果工作量大马上配备。不需要则自己拟定处理电话的计划，按照上述有关方法加以改进。 配备人员名单及相关的电话号码本，规定电话的时间和各相关人员的职责和答复方式，说明自己接听电话和解决问题的范围。 与上司、同级、下属明确每一个人的职责和详尽的工作分工，以防打错电话、职责纠缠。 改进和完善电话系统及设备，使之符合高效优质的工作需要。 方法之二：消除不速之客 原因分析 来者不拒、经常被打扰，不能认识到其严重的后果，所以处理来访无计划。 过高估计自己的作用、爱热闹、喜交往，有较强烈的会客欲望。 想保持消息灵通，事事过问导致下属事事请示，没有躲避计划。 缺乏授权，权力欲望过重，不相信下属、要求下属多汇报，自己多签字，其实总是在替下属背猴子。 无法结束来访，不切实际的时间估算，会谈经常跑题，抓不住关键。 不愿意说访谈结束或拒绝之类的话。 开门办公不是真正的打开门使不速之客随意来访，重新颁布公司或部门劳动纪律，不允许随便访谈。 培养、训练助手和秘书，有效实施阻挡计划，或由他们直接处理一些事情。 根据需要配备训练助手和秘书，充分发挥下属的职责和发挥作用。 室外有明确的标志及指示，杜绝次类现象的发生。 明晰下属及部门之间的职责、管辖范围，办公室设置要合理、分清职责，减少人为制造的访谈干扰的障碍。 方法之三：消除无效会议 原因分析 开会成了惯例，会前不制订计划、预期效果、加以贯彻和实施，即经常是没有任何目的的开会。 没有会议议程，对会议的组织或控制没有计划和决策。 开会时间和地点选择不当，与会者与会议内容关联很少或无关联，会议通知不全面。 召集会议过多或过滥，或会议缺乏有效沟通，与会者三但两两进场。 改进方法 重新审视每次确定会议的必要性，事先预定会议计划、会议议题、会议目的、预期效果等相关内容，没有这些请不要开会。 没有事先的会议控制和充分组织就不要开会，做出计划期望结果和决策的拟定，确定会议的功能。 根据会议内容、与会人员状况等选定合适的地点和时间、相应的会议设备等，会议通知要全面，包括与会者要准备的材料、会议的议题、预期的建议、时间、地点、具体要求等。 适当减少会议次数，精简会议内容；有效的会议不仅起到决策的作用、还是正式沟通的一种有效方式，并重申开会纪律，惩罚迟到者。 偏离会议主题和议题，经常跑题，偏离会议内容，扯远话题，对会议没有有效的控制和组织。 干扰不断，会议混乱缺乏会议纪律。 没有规定会议时间和各个议题的时间分配，属于自由论坛，时间拖得很长而没有实际内容。 要求不相关的人陪会。 会议时没有收集到足够的资料和信息，决策不当。 不按时结束会议，听任表现欲望强的人长篇大论，没有会议总结和记录等，不对会议任务和期限进行核定。 会议中严格按照会议议题进行，偏离后要及时返回，对会议实施组织和控制，不允许闲谈和其他与会议无关的活动。 不允许会议期间任何的内在和外来干扰，重申会议纪律、严格会议管理，提高与灰者的积极性。 事先确定会议的时间及各个议题的分配，要与会议及议题的重要性紧密相连，围绕会议主题，防止空、大、假、夸等。 及时清除无关人员。 会议是一个良好的收集信息和资料、制订决策的时机，充分利用，使信息提供者尽量提供准确可靠的资料供决策者使用。 在规定时间内结束会议，控制表现力强的人，进行会议总结和记录并保存，以便随时查找和对比、检查实施等功效，重申会议任务、期限、人员。 会议记录没有备份，不给与会者发放会议记录。 会议后没有有效的贯彻和实施会议内容，缺乏监督的工具，实施的步骤、任务的执行等。 当会议任务完成后或目标达到后，会议所设立的委员会等机构仍然存在，善后工作没有人去处理。 当天发放会议记录，明确与会者的职责、完成的期限等。 任务或职责下达后要实施有效的监控，组织实施，配备实施的设备工具、资源、条件等，保证所有的议程得到贯彻和执行。 对会议设定的项目、内容、任务等及时总结