员工公务出管理规定.doc

公务出差管理规定 综字【2012】第3号 文档编号 综字【2012】第3号 当前版本 1.0 作者 最后更新日期 2011年12月31日 评审 评审日期 审核 审核日期 批准 签发日期 2011年12月31日 文档状态 有效 变更次数 编号 修订前 版本号 修订后 版本号 修订内 容简述 修订日期 作者 第一章 出差申请与批准 公司所有员工如需公务出差，应事前提出申请，出差申请人填写《出差审批单》（附表一）和《出差费用预算表》（附表二）后一同报批。《出差审批单》和《出差费用预算表》是差旅费用报销的必要附件。 员工出差由部门经理签字同意后，报分管领导初审，并报董事总经理审批；公司高级管理人员出差应征得董总经理的同意。 出差员工如果需要预借出差款，应根据出差计划活动安排以其相关费用等计算所需暂借款额，并在《出差费用预算表》“申请出差暂借金额”栏中填写，一起报批。出差申请人凭获批的《出差费用预算表》到财务投资部借款。 公司所有人员因公务境外出差，由综合办公室负责统一办理出入境手续，并书面报经公司董事长/常务副总经理批准。 公司员工公务出差费用主要包括出差过程中发生的交通工具、住宿、餐费、补助、业务招待及其他准予报销的费用。 出差审批单应明确出差人员及应享有的各项标准，其中交通工具和住宿由综合办公室负责统一办理；员工如自行决定或更换，费用全部自理。 市郊（指隶属于上海管辖的地区）出差在外过夜的，先报经部门经理同意，且必须得到分管领导的批准，方可参照本办法执行。 第二章 出差费用标准 交通工具标准 公司高级管理人员出差本着安全、迅捷、节约的原则选择交通工具。 部门经理及以下各级人员出差可以乘飞机经济舱、火车硬卧、轮船三等舱、旅行巴士；乘火车需要12小时以上车程，可申请乘坐火车软卧；乘火车在5小时以内，不得乘坐卧铺。 所有员工短途出差应乘坐火车硬座或旅行巴士，也可以申请公司派车。 员工到达目的地后，应尽可能使用当地公交车或其他大众交通工具办理业务。特殊情况需乘坐出租车时，在出差报销单应说明情况，审批通过后给予报销。 出差住宿标准 高级管理人员控制在600元/人/天。 部门经理、部门副经理控制在450元/人/天。 高级经理及以下人员控制在350元/人/天。 部门经理及以下人员出差，人数在两人或两人以上的，同性别员工必须两人同住一间房间，住宿标准可以提高到 450元/人/天（有部门经理参加的可提高到500元/人/天）。 特殊情况除外，员工出差住宿均执行以上标准，超过标准的费用全部自理。 确属特殊情况的，可提高一级标准，在出差申请表中给予详细说明，并得到董事总经理特批。 出差补贴标准 公司给予出差员工的出差住勤与交通费补贴每人每天为100元。倘若出差按实际发生金额报销个人外埠交通费和餐费，就不再享受住勤与交通费补贴。 因工作需要通宵乘坐车船，并有12小时以上连续车船路程，按一天计算出差住勤与交通费补贴。 连续出差超过3天（含3天）的员工可报销在出差期间发生的洗衣费，标准为15元/天。 员工从机场到住宿宾馆之间的交通费实报实销。 出差业务招待标准 员工应根据公司相关标准并结合当地实际情况严格控制出差招待费开支。如确因业务需要，招待费开支内容和标准也应从严掌握。 原则上公司一般业务人员出差不应发生业务招待费。 部门经理及以下员工出差过程需要发生业务招待费用的，应事先在出差申请表中给予详细描述，得到公司的批准，否则费用自理。 出差业务招待标准应根据当地实际情况从严控制，北京及沿海大城市标准参照100元/人计；其他城市酌情递减，参照80元/人以内计。 第三章 差旅费报销管理规定 员工出差结束后一周内，应完成“出差报告”，报经部门经理或相关主管审批，如获得认可，则可以报销出差费用；如未获得认可，本次出差相关费用员工自理。 出差员工须严格按《出差报销单》要求，在规定栏目填写有关报销内容；与《出差审批单》、《出差费用预算表》和经领导认可的出差报告，按《出差报销单》审核流程，向公司申请报销出差费用。 外埠出差住宿期间因业务需要在宾馆内有其他开支（如用餐）需在发票上单列注明，或与住宿发票分开获得发票；如合开发票将与公司预订房费存在差异，未说明部分费用不属于报销范围。 若出差使用外币，应按照换汇地官方公布的汇率将外币折算成人民币，并在《出差报销单》上注明折算汇率、换汇地和换汇手续费。 财务投资部审核《出差报销单》各项费用和凭证是否符合规定准予报销，对发生的不符合公司规定的费用提出处理方案，报分管财务领导和常务副总经理审定，根据审定意见处理。 财务投资部凭最终审定的《出差报销单》，先抵扣出差员工的出差预借款，再向出差报销人结清余款，