21质量管理体系文件控制程序.doc

长治液压有限公司 CHANGZHI HYDRAULIC CO.,LTD 受 控 状 态 文 件 名 称：质量体系文件控制程序 文 件 编 号：Q/CY G08 2.02-2006 版本/修改状态：3.0 发 布 日 期： 2006 年2月20日 管 理 状 态 版本状态 更改原因 生效日期 分发部门 签 署 栏 编 制 审 核 批 准 部 门 质管处 质管处 管理者代表 姓 名 史爱青 闫 峰 张春林 签 名 1、目的 确保与质量管理体系有关的文件得到有效控制，并正确使用。 2、适用范围 适用于质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录表格、图纸、标准以及与质量管理体系有关的外来文件和法律法规文件。 3、职责与权限 3.1 质管处负责组织与质量管理体系有关的文件的编写、发放。 3.2 研究所负责产品文件、工艺文件、作业指导书、工艺守则、规程、规范等技术文件的编写、审核，并由总工批准。 3.3 发展规划处负责与质量管理体系有关文件的发放、保存和复制，并负责作废文件的处理。 3.4 其他部门负责使用有效版本的文件. 4、术语 （无）  5、控制要点： 输入 流程 部 门 文件/记录 输出 内容说明 负责 参与 通报 质量手册； 程序文件； 作业指导书； 图纸； 质量记录表格； 标准； 外来文件； 法律法规文件； 相关部门 部门领导 发展规划处 相关部门 总经理 管代 公司领导 外来资料登记本 技术文件和资料发放表； 发文登记簿； 借阅资料登记簿； 作废文件资料登记簿； 质量体系文件发放登记表； 收文登记簿； 现行有效文件清单； 经过审核的文件； 使用受控的文件； 文件发放、借阅、处置的记录 5.1 文件的编制 5.1.1 质量手册由质管处编写,管理者代表审核,总经理批准; 5.1.2 程序文件由主要相关部门编写,质管处审核,管理者代表批准; 5.1.3 技术性文件由研究所编写,部门领导审核,总工批准; 5.1.4其它管理标准由各职能部门编写，分管公司领导批准； 5.1.5 外来文件和资料提交总工评审,根据评审结果发放或保存。 5.1.6编制文件时要按Q/CY G05 1.3-1998标准《 原审批人 发展规划处 质量体系文件更改通知单； 工艺文件更改通知单； 更改后的文件 5.3 文件的使用 5.3.1 文件使用部门对收到的文件必须进行登记，并对受控的文件建立有效文件清单，妥善保管； 5.3.2 当使用的文件破损严重影响使用时,应到发文部门办理更换手续,交旧领新,发文部门同时将破损文件销毁; 5.3.3 当文件丢失时,应到发文部门办理补发手续，说明丢失原因，经有关领导批准后，补发新文件。 5.4 文件的更改 5.4.1 当文件不适用时,由文件编写部门提出,并填写文件更改通知单,经审批后方可进行更改，文件更改的审核、批准应由原审批人进行，原审批人不在岗时，可指定代理人或接替职务的人审批； 5.4.2 文件更改时,根据经批准文件更改通知单,可采取撤换修订页的形式,也可在原文件上直接杠改,但必须由更改部门指定专人进行,并签注更改人姓名及日期，注明更改标记； 输入 流程 部 门 文件/记录 输出 内容说明 负责 参与 通报 发展规划处 监督人 销毁文件登记表 5.4.3 产品图纸(或标准、资料等)需要更换时，档案管理人员应根据图纸、资料发放范围收回旧的图纸，保证现场使用有效版本。 5.5 文件的销毁 5.5.1文件使用部门需保存作废文件时,必须经分管领导批准,由发展规划处加盖“作废”章后，方可保存. 5.5.2发文部门负责从所有收文部门及时撤出失效或作废文件,经登记，报请总工批准后,方可销毁 5.5.3; 销毁时,应有销毁人和监督人共同在场; 5.6技术文件的管理具体按Q/CY G08 2.03-2006《技术文件控制程序执行》 6 绩效指标 6.1文件版本受控率 6.2文件发放正确率 6、 文件 序号 记录名称 表格编号 保存部门 最少保存期 1 外来资料登记本 G08066 有关部门 三年 2 技术文件和资料发放表 G080