怎样做好行助理.ppt

行政助理  吳振源?-?風城 張家怡?-?風城 蘇綺芬?-?風城 黃智偉?-?香山 蔡建亨?-?青草湖 黃立宏?-?青草湖 行政助理的定義 協助各個階層主管，分擔工作所承載之壓力 主任 副主任 主秘 正兼職人員 行政助理功能  櫃台服務 開關教室 美工繪圖 會計出納 課程活動 電腦資料處理 網頁管理 場地設備 攝影文字記錄 櫃台服務 電話聯絡： 要有標準文件，格式一樣，讓人清楚瞭解。 聯絡名單常重複，顯示名單有誤，請否請下次key的人多校對。 聯絡學員參加活動，可否在十點就停止聯絡。 開學期間重複聯絡課程、活動通知。例如：甲上了兩個課程，在同一時間確有兩位工作人員打電話聯絡他。建議：開學聯絡名單，可以一次完成，他兩次上課的時間。 櫃臺服務： 櫃檯的工作人員常更換，造成學員報名註冊無固定工作人員可詢 問。 課程報名人數變動甚快，常有多收學員數等情形發生。 開關教室 已有標準的開關教室流程與文件，請助理要切確 ?的填寫。 冷氣、電腦設備務必確實巡視關閉。 美工繪圖 常有繪製活動海報的機會，但在傳統海報上常有麥克筆沒水、沒紙的情況。 電腦繪圖方面未有學習的機會。 建議：希望提供行政助理學習美工及繪圖軟體使用 ? ? 的機會 會計出納 每次退費時需先向主管請錢，主管未到則無法退錢。 因為之前帳務關係未處理完善，以致目前極力在 ?修補這一塊，雖已逐步製訂制度，但仍不完全。 課程活動 臨時通知工作事項 建議：應及早開工作會議，避免前一天趕工。 電腦資料處理 在登錄學生資料時，三校學生參雜其中。或是學員資料不完全 網頁編輯助理、電子報發行助理：網頁太簡略，無法吸引民眾透過網頁了解社大 課程講義準備匆促。 資料整理與建檔功能社大未落實完全 建議： 事先準備課程講義。 每一活動結束後就應建檔一次，或有一空間可以分門別類擺設，避免直接堆在一起影響核銷流程。 網頁管理 電腦不常關機或是軟硬體不常清理，造成電腦執行動作遲緩。 wiki、qcu-114等系統常斷線。 建議： 懂電腦的可以教導電腦的基本維護，或落實教導FrontPage、Access等軟體使用。 對網頁可多做一些修飾，趨向精緻。 場地設備 器材並無詳細的規劃擺放位置，例：劇場組的道具未有專屬空間，表演結束也道具四散在辦公室。 建議：除了規劃器材的正確擺設位置外，應設計標準的 ? ? 借入清單，確認何時、何人、何地使用。 攝影文字記錄 多撥一點時間來培訓拍攝人才。 購買腳架提供拍攝人員使用。 開會文字記錄，需要有一個格式。 錄音筆 行政助理作業流程 助理報到→青風香社區大學→副主任、主秘→各部門→標準文件→執行方法→助理執行→（結束）段落報告。 建議： 希望主管能針對標準文件、執行方法詳加解說，籠統帶過容易造成彼此結果上認知的差異。 有些事情可以充分授權，避免過多回報，影響效率 助理請求與福利 希望各部門交辦事情時態度和善，避免影響整體工作士氣。 希望能有行政助理工作的位置及電腦，雖然不一定會常在位置上，但在處理資料時，可避免需使用電腦。 或製作資料時需等待其他工作人員使用 補貼車油費。 工讀生是否也有績效考核？  報告結束 感謝各位的聆聽 * *