文件控制培2.ppt

欢迎大家前来参加文件管理的培训 會場紀律 請將您的手提電話消音，以免給他人造成困擾。 請您有順序輕輕地進出會場，愛護設施。 請您不要大聲喧嘩，以免影響上課效果。 尊重對方就是尊重自己！ 培训的三大课题 標準對文件控制的要求 文件控制程序 （P-001） 文件编写说明 （DLW-001） 目的:希望大家通过此次培训理解文件控管的要領,能更好的管理所持有的文件，熟练掌握文件编写规程。进一步推动ISO的工作。 考核方式:筆試. 文件的定義與價值 1.文件的定義:(GB/T19000標準中3.7.2)是信息及其承載媒体. 2.文件的價值体現在以下几方面: 2.1文件能夠溝通意圖,統一行動,文件的使用有助於:滿足顧客要求和質量改進;提供適宜的培訓;重復性和可追溯性;提供客觀証據;評價質量管理体系的有效性和持續適宜性. 2.2文件的產生和使用是一個過程,形成文件本身並不是目的,它是一項增值的活動. 4.2文件要求4.2.1總則 質量管理體系文件應包括: a)形成文件的质量方针和质量目标; b)质量手册; C)标准所要求的形成文件的程序(文件控制程序,记录控制程序,内部审核控制程序,不合格品控制程序,纠正和预防控制程序); d)组织为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件； e)标准所要求的记录。 4.2.2质量手册 組織應編制和保持質量手冊,質量手冊包括: a)质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理性； b)为质量管理体系编制的形成文件的程序或对其引用； C)质量管理体系过程之间的相互作用的表述。 4.2.3文件控制 a) 文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的; b) 必要时对文件进行评审与更新、 并再次批准; c) 确保文件的更改和现行修订状态得到识别; d) 确保在使用处可获得适用文件的有关版本; e) 确保文件保持清晰、易于识别; f) 确保外来文件得到识别，并控制其分发; g) 防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留 作废文件时，对这些文件进行适当的标识。 第2部分:文件控制程序  P-001 B/2 目的和范围 相关文件 定义 权责 工作程序 记录表格 目的和范围 建立文件统一控制方法，有效地查核、调阅相关质量管理体系文件，确保对质量管理体系有效运行具有重要作用的各相关场所都能得到相应现行有效的文件，防止采用已作废或失效的文件 ; 凡本公司内部制订之文件/表单格式或由外部客户、供货商提供之技术数据与收集之国际标准均适用之。 相关文件 《记录控制程序》 （P-002） 《文件编写说明》 （DLW-001） 定义 内部文件 ： 第一阶文件：质量管理手册； 第二阶文件：程序书 ； 第三阶文件 ：工艺技术文件及其它指导书；包含： 操作说明书、职责说明书、工艺技术文件、测试标准书、检验标准、图纸…等； 第四阶文件：表单格式 。 定义 外来文件 适用的法律、法规； 适用的国家标准或国际标准 ； 客户图表或资料、供应商的产品规范或说明书等 其他与质量管理体系有关的外部文件。 有效文件 必须是经过批准的，为最新版本并盖有识别章（受控、外来文件、参考用），且在《文件分发签收/回收表》上有记录的文件。 权责 文管中心负责质量管理体系文件原件的保存、管理以及文件分发、回收及废止等工作； 各部门和车间负责本部门应用文件的制订/修订、审核等工作，并应建立《 文件一览表》、《 表单一览表》，以便于存查。 内部文件的制订、修订与废止权责 工作程序 文件的制订由各车间或部门提出并依《文件编写说明》进行编写，并确定编号及版本/修次，经4.3权责人员批准后交文管中心归档，并统一发布。 表单的制定与修订由各部门主管于格式背面签名并注明保存年限后，依审批权限进行，批准后交文管中心作统一管制(表单复印不受管制)；废止时由各部门提出申请并批准后盖“作废存查”章，并将所有旧表格缴回文管中心。 文件之修订/废止/补发申请： （1）由相关单位人员以《文件修订/废止/补发申请单》提出及说明原因与内容，交4.3权责人员审批。 （2）文件之修订与废止之审查仍需由原制订部门审查及核准后交文管中心管理。 （3）所有文件在废止后原文件编号均不得重复使用。 文件制订/修订/废止流程图 ： 文件的分发、回收 (1)文件经制订/修订核准后，文管中心应依文件之类型，登录于《文件管制总览表》，各种表单登录于《表单管制总览表》。 (2)文管中心复印所需要之份数后，必须于每页右上角加盖红色“受控”章后发行，并请收文单位于《文件分发签收/回收表》上签收，并及时更新《 文件一览表》；若为修订、废止文件，需