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山西省煤运公司办公室主任培训讲义 一、企业档案与档案工作 二、企业档案工作的原则 三、文书处理工作与档案工作 四、档案工作的制度建设 五、档案工作规范化管理 一、企业档案与档案工作 1、什么是企业档案？ ????企业是国民经济的细胞。企业为了从事各类产品的生产和流通，既要进行繁杂的物流管理工作，也要进行细密的信息流管理活动，同时也离不开劳动力要素——人流，此三者密切结合，人流、物流、信息流缺一不可，既同步进行，又相互促进。 企业档案是企业信息的重要组成部分，在企业所有的信息中占有极大的比例。它除了具有信息的共有特征即：可识别性、可传递性、可存储性、可共享性、可处理性、可转换性外，还具有独有的原始性、凭证性、可靠性、本源性、回溯性等特点。 ????企业档案是指企业在各项活动中直接形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的历史记录。（要素） ①企业档案是企业有机活动的整体的综合反映，是企业各种档案的总合，而不是专指企业某种职能活动所产生的档案。它综合反映和说明企业的基本面貌和全部活动。 ②企业档案是直接记录企业活动的一种信息材料。第一手材料，是原始依据和凭证，也就是说企业档案与企业活动是伴生关系。 ③企业档案是企业直接形成的信息中有保存价值的部分。它是为企业生存和发展提供服务的，是维护企业历史真实面貌和合法权益的依据和凭证。同时是由企业活动中形成的企业文件材料有条件地转化而来的。 ④企业档案是各种文献载体形式的记录。 2、企业档案的特点 企业档案除具有档案的一般特点外，还具有以下特点： ????①综合性。 ????②现实性。 ????③企业性。 ????④本源性。 ????⑤多样性。 3、企业档案工作及其功能: ????狭义的档案工作：指档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等工作。 四大功能：（维护历史功能；保持企业正常运转；维护企业合法权益；著录企业资产；） ????1、企业档案工作是守护企业记忆的一项工作。它真实而全面地记录企业的历史，反映了企业的发展历程，是维护企业历史真实面貌的一项工作，也是企业文化建设的重要组成部分。 ????2、是维系企业正常运转的一项工作。企业的正常运转是通过人流、物流和信息流这三种要素的动态组合来维系的。其中信息流具有独特的维系功能。企业的信息流好比血液对人体，血液向人体的细胞提供氧气，企业的信息系统则向企业组织内的各个单位提供信息，细胞离开氧气其主要功能就会失常以致死亡，而缺少必要的信息，企业组织内各个单位的功能也要发生故障。 ????3、维护企业合法权益的一项工作。现代社会活动是一个相互协作、共同发展的过程，同时也是一个激烈竞争的过程。企业在其生存与发展过程中不可避免地面临着各种各样的由于协作或竞争而产生的矛盾和纠纷。由于企业档案保存了大量与企业权益相关的法律性文件，所以，当企业权益受到威胁时，企业档案便可发挥保护企业合法权益的功能。企业档案的法律证据性是任何一个国家的法律均予以认可的。企业档案所拥有的保护企业合法权益的功能是企业在竞争中占据主动并获得不断发展的一个重要条件。 ?????4、企业档案是企业资产的重要组成部分，也是企业资产的评估依据。企业资产是指企业拥有或控制的可用货币计量，能为企业获得效益的经济资源，包括有形实物资产和无形知识、权利资产等两大类。而且，企业档案与企业资产之间存在着一个基本的关系，即所有的企业资产都能够也必须著录在企业档案之中，企业档案是企业资产评估的必要媒介。企业档案这种著录企业资产的功能是其他任何企业资源所不能代替的。 ????此外，企业档案是企业继承和积累劳动经验和成果的最主要的途径。企业的发展离不开前人的工作经验和教训，尤其是一些历史悠久的老企业，它是企业的一笔巨大的财富。任何一个企业都不应该忽视和丢弃档案工作。不重视做好档案工作是一种极不负责的行为。反映出一个单位内部的管理水平和企业领导和员工的整体素质。 ????企业档案工作是一项有法律依据的、受法律监控和保护的规范性工作，是企业所应尽的法定义务。 ????因此我们说：企业档案不是可有可无，而是必不可少的一项工作。我们必须要站在对历史负责、为现实服务、替未来着想的角度做好此项工作，同时档案工作是一项日积月累、细水长流的工作，要求我们必须采取认真细致的态度、高度负责的精神。 4、企业档案管理的性质 ????企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。这就指明了企业档案管理工作是一项具有管理性、专业性和服务性的工作。 ????①管理性。企业档案工作是企业管理的重要组成部分，具