《归档文件的整理方法和步骤.docVIP

归档文件的整理方法和步骤 一、收集 1、翻箱倒柜，找出所有的文件材料。 2、走访、动员原任领导和办公室人员，移交其保存的文件材料。 3、收集的范围 （1）本单位在工作、生产活动中形成的各种文件材料； （2）本单位未经收发文登记的管理性文件（俗称“帐外”文件） ，如各种会议记录、典型调查材料、重要函件往来、重要电话记录、外出人员参加工作会议带回来的文件和有关资料； （3）直属上级单位和其他单位针对本单位颁发的属于本单位主管业务并要执行的文件、下级单位呈报的与本单位职能活动有紧密联系的重要文件。 二、分年度 按文件制发的时间（落款时间）或文件内容针对的时间，把同一个年度的文件集中放在一起。 遇到没有标明时间的文件，要考证文件的时间。 遇到跨年度的计划，放在计划的第一年。 遇到跨年度的总结，放在总结的最后一年。 三、分级别 按来文或制发文件单位的级别，分别放好。 四、划分保管期限 1、永久： 凡是反映单位主要职能活动和基本历史面貌，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。 2、定期30年：凡是反映单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件材料列为定期30年保管。 3、定期10年：凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的文件材料 列为定期10年保管。 五、装订文件，编写页码 每份文件单独装订，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 要把原来的订书钉取掉，换用不锈钢订书钉，遇很厚的文件，或簿册类的文件材料，可以用装订线采取“三孔一线”方法装订。 每份文件单独编写页码，有字的页面都要编页号，下面的编右下角，背面有字的编左下角，要用碳素墨水，不能用蓝墨水和圆珠笔，更不能用铅笔。 六、填盖档号章 在每份文件首页右上端的空白位置加盖档号章并填写相关内容。档号应填写全宗号、年度、件号、保管期限。 全宗号 年 度 件 号 期 限 档号章式样： 高：8mm﹢8mm 宽：15mm﹢15mm﹢15㎜ 七、录入目录、打印目录、填写备考表 〈一〉录入目录 1、顺序号：也就是同一年度、同一保管期限的文件份号，即件号。 2、文字号：红头文件的编号。如合政发〔1998〕12号，合发〔2010〕20号。 3、责任者：即文件作者，是文件的落款单位，不是文件的拟稿人或发言者。 注意几点： a责任者全称较长的，填写规范简称； b多家联合发文的，填写主要的两个单位； c有些文件材料没有标明责任者要阅读文件内容考证责任者，实在考证不出可以不填。 4、文件题名：也就是文件标题，一般照抄就行。 有几种情况要注意： a没有实质内容的标题，如“通知”、“报告”等，要根据文件内容重新拟写标题。如〔关于XXX等问题的〕通知，〔关于XXX等问题的〕报告。 b有些干部任免文件，应加上本单位人员名字。如关于XXX等同志任免职的通知。 5、日期:填写文件落款时间，要填写年月日八位数。 6、页数：即每份文件的页数。 7、备注：备注栏是填写一些需要补充说明的问题。如：密级、脱页、缺损等。 〈二〉打印目录 把录入完毕的目录打印出来，装订成书本式的目录，以备查找利用。 〈三〉填写备考表 备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，放在盒内归档文件之后。 ①盒内文件情况说明：填写盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 ②整理人：负责整理归档文件的人员姓名（如:陈某某）。 ③检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名（如:韦某某）。 ④日期：归档文件整理完毕的日期（如：2005年11月19日）。 八、装盒组卷、排列上架 将填盖好档号的文件材料，按顺序装好盒子，编好盒号，填盖档案盒封面和背脊，即可上架装柜，进行档案管理。 盒号排列方法：采取年度—保管期限依次顺序排列。 例如：2000年先排永久，再接着排30年，如永久1，2，3，30年4，5，6，2001年永久7，8，9，30年10，11，12，依此类推。 10年保管期限的单独排列。 也可以采用永久、30年、10年三种保管期限排三个纵队。 即：永久 1、2、3…… 1、2、3…… 10年 1、2、3…… 3