《总经理办公室工作概述2.docVIP

总经办概述 ?工作职能根据总经理的指令，统筹酒店行政管理工作；协调酒店各部门的相互关系，沟通酒店与社会各方面的联系；督促、检查总经理的各项指示和店务会议决定的落实情况；管理酒店的文书、档案和资料；做好接待来访工作；传递和整理酒店经营管理信息，为总经理制定经营管理决策提供依据，当好总经理的参谋和助手。?工作特点 总经理办公室是总经理的日常办事机构。是总经理的参谋和助手。? ?岗位职责与素质要求 第1节?办公室主任一、工作职责 在总经理的领导下，全面负责总经理办公室的运行和管理工作，执行总经理、副总经理的指示，承担酒店重要公文的草拟和审核，沟通信息、协调关系、收集信息、调查研究、检查督办、信息反馈、印章管理等各项工作任务，并负责指导酒店各部门的文秘工作。二、工作内容 根据酒店经营管理工作和接待服务工作的实际情况，按照总经理的要求，组织和起草计划、总结、请示、报告、通知、会议纪要等各种文件，并做好签发前的审核和签发后的打印、分发和存档等工作；参加每日晨会和组织安排酒店经营管理工作会议，做好会议记录，整理会议纪要和会议决议，并随时将会议决议贯彻情况反馈给总经理；做好酒店的对外联系，建立与酒店业务单位的友好关系，做好酒店的公关工作；负责酒店的信访工作处理，以酒店名义向客人复信；处理客人向总经理的投诉，并将处理结果上报总经理；汇总整理大堂经理工作日志，上交总经理阅示。负责总经理来访客人的接待；负责与酒店其他部门的沟通，收集各部门的信息，掌握各部门的动态，及时向总经理反馈汇报；促进酒店各部门的沟通协调，对各部门的文秘工作进行指导改进；组织开展经常性的调查研究工作，收集与分析信息，学习法律法规，做好管理咨询和管理决策参谋工作；负责酒店印章保管和使用的管理；对酒店的营业执照、特种行业许可证、卫生合格证等酒店重要证件和酒店的重要合同进行保管管理；负责酒店行政值班经理的排班；负责总经理办公室的管理工作，制定部门规章制度，对下属员工进行培训和督导，提高工作效率；完成总经理交办的其他工作。三、素质技能要求1.?自然条件：身体健康，2.?相貌端正，3.?年龄适当，4.?25~55岁左右；5.?文化程度：大学专科学历或同6.?等学历以上；7.?培训经历：接受过酒店文秘工作的高级培训；8.?工作经历：五年以上的四星级酒店工作经验，9.?两年以上的酒店办公室工作经验；10.?语言水平：英语高级水平；良好的文字和公文写作能力；11.?其他能力：了解酒店管理、服12.?务方面的系统知识；熟悉经营、财税、安全等方面的法律法规和涉外法律知识，13.?并具有良好的沟通与协调能力。 第2节?? 行政秘书工作职责：负责总经理办公室的各项日常具体工作。工作内容：1.?负责会议记录及拟草、落实会议纪要；2.?拟草酒店计划总结等文稿；3.?协调跟进酒店领导指4.?令的落实情况；5.?负责部门内部行政事务；6.?负责行政文件、档案、信息、资料的收集、整理、归档、保管工作，7.?编写并登记文件号码索引；8.?负责文件报告的接收、外发；9.?负责公章、介绍信的管理；10.?负责协调接待和电话转接工作；11.?负责《国际天地》橱窗的组稿、审稿；12.?编写酒店经营管理《大事记》；13.?记录、保管酒店的公关宣传品及来访人员、各级管理人员呈交的礼品；14.?负责印制酒店管理人员名15.?片；16.?记好工作日志；17.?做好领导交办的其他事项；18.?做好每周、每月计划与总结并及时上报；19.?主动协调配合他人工作；20.?重要事项及时向上报。21.?记录、传达总经理室领导指22.?令，23.?撰写有关总经理的文稿、信函；24.?收集有关信息、资料，25.?以供总经理参考；26.?编写《酒店每日重要事项备27.?忘录》，28.?并报总经理；素质技能要求：1.?心理素质：心理承受能力强，2.?应变快；3.?自然条件：23—32岁，4.?1.62米以上； 5.?文化程度：大专以上； 6.?外语水平：四级以上，7.?听、说、读、写基本流利； 8.?工作经验：五年以上相关工作经验，9.?其中酒店同10.?等工作经验2年以上；11.?特殊要求：能吃苦耐劳，12.?能适应加班，13.?文笔好，14.?熟练操作办公软件，15.?文字输入80字/分钟以上。 第3节?接待文员工作职责：负责接待、来访、电话转接、文稿打印、分发报刊信函、办公室清洁卫生等。工作内容：1.?负责热情细心做好接待来访工作；2.?有效地接待客人投诉和员工申诉；3.?高效地处理来电来函的收发及电话的转接、记录；4.?认真做好复5.?印、打印各类文稿；6.?做好各类记录；7.?记好每天工作日志；8.?负