《文书档案归档文件整理方法.docVIP

文书档案（归档文件）整理方法 一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。 ※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。 ※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订一起。 二、质量要求 1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。 三、整理方法 1、对归档文件的技术处理。包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。 （1）拆钉。文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。 （2）文件修整。为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。主要包括以下内容： 第一，修裱破损文件。使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。 第二，复制字迹模糊或易退色的文件。包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。目前常见的复制方法是复印，字迹不宜太深，最好采用单面复印。 第三，超大纸张折叠。超过公文用纸幅面为国际标准A4型的纸张，需加以折叠。对于文件用纸小于A4幅面时，如不便装订，可以进行必要的托裱。 2、装订 归档文件按件装订。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；另外有文件处理单的，可放在最前面，编号时作为首页加盖归档章。永久、长期保管的要用档案行政管理部门指定使用的装订材料装订（包括棉线、不锈钢钉等）。不锈钢钉的装订方法是左侧上下各一钉；棉张装订方法是三孔一线装订。短期保管的，装订材料不作统一要求。 ※装订时，不得压字迹。 ※原则上采用左侧装订，“件”内的各页应齐左、齐下。 3、分类 归档文件一般采用年度——机构（问题）——保管期限或年度——保管期限的方法进行分类。前一种方法适宜于机构规模较大，内设机构相对固定，归档文件较多的单位。后一种方法适用于机构规模较小，归档文件数量较少的单位。同一全宗应保持分类方法的一致。 （1）按年度分类。就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。计划、总结、统计报表等按形成年度归档。 ※一份文件往往有多个时间特征，一般来说应以文件签发日期（即落款日期）为准。 ※召开会议、处理案件形成跨年度文件时，会议文件归入开始年度；处理案件材料归入结案年度。 ※几件文件作为一件时，“件”的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。 ※文件没有标注日期，需分析文件内容、制成材料等通过对照手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。 （2）按机构（问题）分类 根据文书处理阶段形成和处理文件的承办部门对归档文件进行分类。原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类别中，涉及多部门形成的归档文件，归入单位承办部门或综合部门，不按机构分类的，按归照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。 （3）按保管期限分类P89 保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。主要根据国家档案局制定的《关于机关档案保管期限的规定》和《文书档案保管期限表》，制定本单位的归档文件保管期限表，对归档文件进行分类，将不同价值的文件从实体上区分开来，便于文件按不同的价值采取不同的整理方法和保护措施。 文书档案的保管期限定为永久、长期、短期三种。 永久：永久保存 长期：16～50年左右 短期：15年以下 以上三种分类方法，在实际工作中一般都不单独使用，而是结合运用的，叫复式分类法。 4、排列 归档文件以件为单位，在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。如分类方案采取“年度——问题——保管期限”进行归档，最低一级类目指“保管期限”。“事由