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2、干部档案数字化的主要工作流程 (1)档案出库 (2)整理编码 (3)目录录入 (4)档案扫描 (5)数据初审 (6)数据复审 (7)打印装订 (8)档案入库 (9)高清制作 (10)二次复审 (1)档案出库 从档案库房领卷档案: 注意事项: A、 认真清点档案,保证档案数量准确无误; B、认真做好出库登记工作和填写档案出库登记单,相关人员签字确认; C、将干部档案转运至数字化加工场地; D、再次清点档案确认无误后,放入人事档案数字化周转装具(如档案柜)。 (2)整理编码 整理编码工作是数字化工作的前期工作之一,其质量的好坏直接影响数字化工作。 A、从人事档案数字化周转装具中领取干部档案; B、填写“数字档案加工流程登记表”; C、依据“干部档案材料分类明细表”和卷内文件目录对干部人事档案进行分类和排序; D、档案材料排序完成后,用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号,并在其右下角编写页码。 注意:凡有图文、有表格的页面,每面必须编页;空白纸和托裱衬纸不计页数;复印件和原件应视为一份材料,统一编写页码。 (3)目录录入 逐份录入,不得多录、少录,录入份数的准确率100%; 录入目录内容与档案内容完全一致,不错录,录入文字或数字的正确率须达到100%。 (4)档案扫描 须注意粘贴紧的档案,纸质材料老旧或较薄的档案应采用平板方式扫描;扫描时档案摆放与扫描仪边角须平行,倾斜不得超过5度;平板扫描时要注意轻拿轻压轻放档案。 (5)数据初审 数据初审人员从“待初审”位置,领取扫描完成的干部档案,此时需要注意重名人员。下载该人员的扫描原件,对该原件进行纠偏、裁边处理。 (6)数据复审 数据复审“四看”: 一看每份材料是否为本人的档案材料(5类政审材料中不是本人的应当是与本人有关联人员的材料); 二看每份材料目录与原始图像是否一致; 三看每页材料是否属于本份材料; 四看每页材料排列顺序是否正确。 (7)打印装订 将需要裱糊的档案材料认真裱糊好,然后按照《干部档案整理细则》的装订要求装订好。 防止脱页。装订完成后,将干部档案交到“待入库”位置。 (8)档案入库 装订完成后,将干部档案交到“待入库”位置。由组织部档案管理人员抽查“待入库”位置的干部人事档案,主要抽查以下几个方面: 检查目录是否装错 目录是否打印出错 材料分类、顺序是否出错 (9)高清处理 (10)二次复审 A、原始图像与高清图像是否一致(尺寸、方向); B、目录页数是否与图像页数一致; C、第二类材料件数是否超过四件; D、目录是否为空。 人事档案数字化过程中应注意的事项 保密、档案实体及信息安全工作置于首位 注重数字化工作质量 保障措施: 1、充实完善干部档案材料。要充分运用干部人事档案专项 审核成果,按照《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发 〔2009〕12号)的要求,及时补充、完善干部档案中所缺材料。 要把充实、完善、甄别档案内容,作为干部档案数字化的重要环节,做到材料不齐全、手续不完整的干部档案不进入整理、扫描程序。 2.全面理清干部档案归属。按照干部管理权限对干部档案归属进行清理。对应收未收的及时催收,对应交未交的及时移交,对因工作原因出现档案正本缺失的,要及时进行查找。 3.切实保证干部档案整理质量。要严格按照中央组织部《干部档案整理工作细则》《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》(组通字〔2012〕28号)要求,对照“全、严、准、细、齐”的标准,统一更换A4档案盒,对干部档案按照“四、九类二级分类”的要求进行整理。要严把质量关,坚持“谁整理谁签名,谁验收谁负责”制度,真正做到“整理有人检查,装订有人把关,复查有人登记,验收有人负责”,实现整理标准统一、档案用品统一、操作程序统一、档案质量统一。整理后的档案应分类准确、编排有序、目录清楚,技术加工和装订符合要求。 建立健全相关制度,在档案数字化工作之初就要定规矩、立边界,防患于未然。 严格执行相关的安全规定,确保每个环节都不出差错。 着重点:数字化要求 1、基本环节: 主要包括:档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。 2、过程管理: 加强各环节的安全保密管理机制,确保档案原件和数字化档案信息的安全。 各环节均应进行详细登记,并及时整理、汇总,装订成册,在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。 着重点:数字化要求 3、档案整理: 在扫描之前,应进行标准化整理,以确保档案数字化质量。 3.1按照《档案著录规则》(DA/T18-1999)以及《人事档案目录数据交换格式与著录项目细则》等的要求

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