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海运操作规范 目的 规范公司海运出口货物操作，保证服务质量，提高操作效率，减少操作成本。 范围 适用于公司操作部门所有员工，包括操作人员、单证人员、外勤人员、操作主管、部门经理等。 职责 操作部经理负责对本部门的人事和业务操作实行有效管理，负责公司业务的具体操作，协调部门内部、本部门与相关业务部门之间，以及公司与相关业务单位的关系，为客户提供满意的货运代理服务，为公司创造最大经济效益。 操作人员负责出口海运业务的具体操作，负责联系、协调本公司与承运人、同行、拖车公司、堆场、报关行等外协单位的关系，合理、及时安排所涉及的每一个操作，确保操作畅负责联系、协调与本公司发生业务关系的客户，准确、及时处理与客户往来的单证快速反馈必要的信息给客户，做好全程跟踪提供 要求 舱位预报： 根据市场发展需要，对于公司某些优势航线，商务部须提前一周将下周所需舱位预报给相应操作人员，以便操作人员及时向船东申请舱位。 业务员应积极配合商务部和操作部做好舱位预报工作。 订舱 接单 自揽货及同行货 业务人员收到客户的书面托运委托书后，按业务流程中的评审标准对客户托运资料进行评审，并填写业务交接表（见附件1），业务交接表上需填写详细的托运资料，相关费用以及客户特殊要求及操作注意事项等； 相关业务人员在业务交接表上签注姓名和日期后，交由商务部审核。 指定货 代理收到出货信息后通知我司操作人员，操作人员与工厂联系确认货物备妥时间； 工厂将托运委托书传真我司，我司操作人员收到托运委托书审核并落实相关货物信息后，向代理逐票确认货物出运安排及操作要求，并在得到代理书面确认后才可开始操作； 操作部操作人员根据客户订舱要求填写业务交接表交由商务部审核； 若需运费到付做差的，业务人员在承揽该票业务前，须提供发货人、收货人、柜型柜量、港口、船期、船东、运费买卖价格、品名等重要信息给商务部，由其向国外代理确认无误后，才可以安排操作部安排具体操作，以免引起纠纷。 电话委托 原则上，我司不接受电话托运委托，如特殊情况确需电话委托时，操作人员必须督促客户在电话委托之后24小时之内补齐书面委托书； 为避免给公司造成损失，在催促无果的情况下，操作人员有权取消该票货物的操作，但应在取消操作之前给予客户书面通知。 客户查询 操作人员对客户或其他相关人员关于船期、航程、靠泊码头、各类操作进 程，以及单证截止时间等信息的查询应耐心并及时给予答复。 配合供方 操作人员应确保只使用与我司签订有合作协议的配合供方； 如找不到合适的协议供方，操作人员应及时向相关负责人反应；在征得公司领导同意后，可临时使用没有协议的供应商，如有必要应通知相关负责人尽快补签协议。 同行货操作 操作人员在收到同行发送的托运委托书后，必须先与公司相关人员确认买卖 价格，方可开始操作，以免出现价格误差，给公司造成不必要的损失。 商务审核 商务审核时间： 运费预付货物（包括运费到付的自揽业务）’RH, 240/40’RH）后即可安排提箱。 特种货 特种柜进码头，须每柜提供2份装箱单，操作人员在上柜前须把打印好装箱单 交接给拖车。 装箱 拖装 操作人员在取得拖车公司书面提供的柜号、封号后，必须提前将上柜通知单（见附件6）传真（或其他书面方式）提供给客户或者客户指定的工厂，以免出现装柜失误，并且应追踪工厂装柜进度直至重箱进码头； 若为冻柜，操作人员应提前与客户确认是否需要安排带发电机的拖车，并须在给拖车的《上柜通知单》上标注清楚货柜所需设定的温度及通风口。 场装 货物需要我司安排场装的，操作人员须将堆场进仓图（见附件7）、联系人和电话 书面通知客户，并注明最迟送货时间，以免耽误报关； 同时将场装计划表（见附件8）及装柜特殊要求传真给堆场相关负责人，并追 踪送货及装箱进度直至重箱进码头。 危险品预约监装 操作人员应至少提前半天时间通知报关员预约海事局监装； 操作人员在收到柜号信息后应及时传真给报关员或海事局； 预约监装需提供的单据有： 清单、发票、合同正本各1份（可先用副本预约，再后补正本）， 客户加盖公章的空白正本危险货物安全适运申报单（3联）， 客户加盖公章的空白正本集装箱装运危险货物装箱证明书（2联）， 货物包装性能检验结果单（副本）， 货物运输包装使用鉴定结果单（副本）， 有完整定舱信息的排载单1份，需注明场装堆场及联系人，船公司名称及最总目的 港； 危险品装箱 危险品装箱必须由海事局现场监装，如时间紧迫，可由报关员向海事局申请海事官 员未在场情况下提前装柜； 危险品装箱一般需预留一天时间安排装箱、海事局准备资料以及堆场安排重柜进码 头等； 装完柜操作人员应及时向报关性催要以下单据，并提供复印件给船东： 危险货物安全适运申报单， 集装箱装运危险货物装箱证明书（正本给船代，传真件堆场和我司留底）。