NF-011会议管理规范.docx

编号：NF-0101会议管理规范版 本 号： V1.0 密 级： MM 编 制： 审 核： 审 定： 批 准： 共享：重庆市南方阻燃电线电缆厂全体员工2012-9-15发布 2012-9-15实施重庆市南方阻燃电线电缆厂 发 布1范围1.1 本文件规定了公司各类常规会议的管理办法及程序。2 术语和定义2.1例会：是指公司定期召开的常规会议：包括每周部门管理会、每周中高层管理会、月度产销分析会、全体员工大会及月度工作总结会。3职责3.1行政人资部为公司会议归口管理部门,负责公司的会务以及会议室内部设备设施管理。3.2行政人资部行政专员为公司会务管理人员，负责受理会议申请、安排会务及会议室日常管理。3.3各部门负责每周部门管理例会的召开和会议记录。3.4企管部负责每周中高层管理例会的召开和会议记录。3.5 负责月度产销分析会的召开和会议记录。3.6行政人资部负责全体员工大会的召开和会议记录。3.7行政人资部负责月度工作总结会的召开和会议记录。4管理程序4.1会议室的使用和管理4.1.1 会议室一般用于重要接待及小型会议。4.1.2 会议室只作为公司召开各种会议、培训、活动及商务接待之用，严禁公司员工在会议室进行无关活动。4.1.3各部门需使用会议室召开会议的，必须提前半天以书面形式向行政人资部提出申请，填写“会议申请单”，并且在申请单上注明需要行政部准备的事项，行政人资部会务人员根据情况予以妥善安排。4.1.4 会议结束后，由会议申请人通知行政人资部会务人员清洁会议室及关闭会议室设备，行政部会务人员应及时对会议室的设施设备进行检查。会议申请人原则上为本次会议负责人，如出现设备设施的损坏且在无法追查直接责任人的情况下，申请人为直接责任人。4.1.5 会议若因故需临时取消的，会议申请人应及时告知行政人资部会务人员，便于公司会务管理。4.2例会时间安排、会议内容及要求4.2.1 每周召开一次“部门管理例会”会议时间：会议主持：部门负责人参会人员：部门全体员工会议内容：通报本周部门工作完成情况，分析工作中的不足，共同找出原因，提出改进措施；对本周内表现突出的员工进行表扬通报；提出下周部门的工作计划。会议要求：由各部门专人负责会议出勤考核及会议记录，并对会议记录中安排的相关工作完成情况予以检查考核。4.2.2 每周召开一次“公司办公会”会议时间：会议主持：企管部负责人参会人员：公司中高层管理人员会议内容：总结上周经营情况和重点项目工作完成情况，通报重要工作信息和行业动态，布置安排急需开展的各项重要工作。会议要求：由企管部安排专人负责以书面或电话通知各参会人员，行政人资部专人负责会议出勤考核及会议记录，并对会议记录中安排的相关工作完成情况予以检查考核。4.2.3 每月召开一次“产销会议”会议时间：会议主持：参会人员：会议内容：会议要求：由 专人负责以书面或电话通知各参会人员， 专人负责会议出勤考核及会议记录，并对会议记录中安排的相关工作完成情况予以检查考核。4.2.4 每月召开一次“全体员工大会”会议时间：会议主持：董事长参会人员：全体员工会议内容：通报本月公司经营情况和相关工作信息，对次月生产经营工作进行规划和布置。会议要求：行政人资部专人负责会议出勤考核。4.2.5 每月召开一次“公司月度总结会”会议时间：会议主持：企管部负责人参会人员：中高层管理人员及相关人员会议内容：会议要求：行政人资部专人负责以书面或电话通知各参会人员、会议出勤考核及会议记录，并对会议记录中安排的相关工作完成情况予以检查考核。4.3会议须知4.3.1 开会必须事先通知。4.3.2 参会人员需在会前将手机调试关闭或静音状态。4.3.3 参会人员需在会议签到表上签到。4.3.3 会议中，参会人员严禁大声喧哗。4.3.4 资料应预先发放，与会者应预先研究。4.3.5 发言简略，有归纳性。4.3.6 禁止议论题外的事。4.3.7 会议应做结论，不只是议论。4.3.8 时间就是成本。4.3.9 严格遵守会议开始、结束时间。4.4考核管理4.4.1 会议室使用部门未按要求申请使用会议室或对会议室设备设施造成损坏的，由行政人资部对会议责任人或责任部门进行考核，考核内容按《员工奖惩条例》管理规定执行。4.4.2 例会责任部门未按规定时间举行相关例会且无任何会议调整通知的，由行政人资部对例会责任部门负责人进行考核，考核内容按《员工奖惩条例》管理规定执行。4.4.3 例会参会人员未按会议要求出勤且未履行任何请假手续的，由例会责任部门对该人员进行考核；迟到给予30元/次的经济处罚，缺席按旷工半天给予经济处罚。4.4.4 例会安排工作未按规定时间或规定要求完成的，由例会责任部门对工作责任人进行考核，考核内容按《员工奖惩条例》管理规定或会议要求执行。4.5会议纪要检查及保存