文书与档案管理基础(三版)三单元分析.ppt

任务一 文件材料的平时整理 一、掌握平时文书材料的方法和要求 1、工作程序 把好登记关 把好收集关 把好检查关 把好管理关 （把好四关） 任务一 文件材料的平时整理 2、操作流程： （1）把好登记关 收发文登记是文件出入的必经关口，把好这一关，才能保证机关或单位主要文件的齐全完整，做到有据可查。 除正常渠道来往文件外，对“帐外文件”也要进行登记，以免造成文件散失的后果。 任务一 文件材料的平时整理 2、操作流程： （2）把好收集关 机关单位必须建立健全收文发文的“随办随归”制度，及时将办理完毕文件材料归入案盒。 任务一 文件材料的平时整理 2、操作流程： （3）把好检查关 对收集归盒的各种文件，应有针对性地进行检查，以便发现问题及时解决。 检查内容： ①同一事由的文件是否都办理完毕，包括是否已经完成公文处理程序； ②文件材料是否齐全完整； ③文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求。 任务一 文件材料的平时整理 2、操作流程： （4）把好管理关 ①机关或单位的文书档案工作部门或工作人员应按照《档案法》赋予的权利与义务对归档文件整理进行检查、督导和指导。 ②应建立健全“收发登记”、“谁办谁归”、“随办随查”的管理制度，确保文件办理完毕后能及时按预设类目盒（文件夹）或柜格“对号入座”，确保归经济建设文件齐全完整和查找有序 二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定 2006年12月18日国家档案局第8号令： 《相关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定》 二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定 机关文件材料归档范围（第3条） ①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； ②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； ③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； ④其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定 机关文件材料不归档范围（第4条） ①上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； ②本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； ③同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； ④下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定 永久保管的文书档案 （第7条） ①本机关制定的法规政策性文件材料； ②本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； ③本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； ④本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； ⑤本机关机构演变、人事任免等文件材料； ⑥本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； ⑦上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； ⑧同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。 二、了解机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定 定期保管的文书档案（第8条） ①本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料； ②本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； ③本机关人事管理工作形成的一般性文件材料； ④本机关一般性事务管理文件材料； ⑤本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； ⑥上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料； ⑦上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料； ⑧同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料； ⑨下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 任务二 整理归档文件 一、理解归档文件的概念 1、归档文件： 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2、件： 归档文件的整理单位。 3、归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 任务二 整理归档文件 二、归档文件整理的基本原则，明确文件归