会务管理标准模板报告.docVIP

会务管理标准模块 1.作用： 为了进一步规范和提高分公司会议管理水平，控制会议成本支出，提高会议质量和效率，强化会议精神的落实和执行。按照分公司全面实施集约化、精益化管理的工作思路，参照省公司、分公司会议管理办法等相关规定，分公司制订了会议集中管理模块，涵盖了分公司会议申请、审核、筹备、组织、总结、会议精神落实等工作程序及要求。 2.适用范围： 本模块适用于分公司以行政、党委、工会或职能部门以分公司名义召开会议的管理。 3.使用方法： 3.1 分公司会议集中管理模块按照接待对象和工作内容分为A、B、C三类，请对照执行。 3.2 各岗位人员找到相应的岗位模板后，按照模板中的步骤，一步步执行，即可完成本岗位会议工作的全部程序。涉及相关表格、范本、等内容时，请在附件中查询。为了使模板简单清晰明了，附件只在首次使用者的模板中出现，其他岗位人员的模板中不再出现。 3.3 A、B、C三类会议中部分模板的工作内容如重复，将不再列明，请在A类模板中对照使用。 一、A类会议模块 分公司领导模板 序号 工作程序 工作内容 标准格式 完成 （√） 1 启动阶段 审核批准分公司会议管理办法、流程及模块，审核批准分公司年度会议计划及预算 收到并确认会议信息，安排经理办填写签报（可选项） 3. 收到《签报》，审核会议方案、会议预算，提出指导意见，批准签字 2 准备阶段 1.参与会务工作准备会，协调解决关键问题，对准备工作提出指导性意见 2.如有上级领导参会，熟悉《领导陪同任务表》 3 会议阶段 1. 与上级（同级）领导联系，确定抵达时间，前往迎接 2.按照《领导陪同任务表》，根据接待过程实际情况，陪同来宾领导做好接待、讲解、会谈、汇报等工作 3.根据会议过程实际情况，做出临时决策，通知会务负责人安排执行 4.按照会议日程安排，参加会议及相关活动 5.送别上级领导 4 改进阶段 1.审核会议决算，签字确认 2.参加会务总结反思会（或面谈），指出会务工作失误或不足，提出意见及建议。 2、经理办主任模板 序号 工作程序 工作内容 标准格式 完成 （√） 1 启动阶段 1.审定分公司年度会议计划 2.审核签发《计划内会议核备表》（计划外会议使用《签报》形式），交会务接待专责； 重要或大型会议须附会议方案和预算，并报分公司经理审定 3.组织会务人员，召开会议准备会 4. 重要或大型会议须审定会议服务指南、会议执行手册、会议四种应急预案 2 准备阶段 1.按照执行手册，检查后勤、住宿、餐饮、会场、资料、现场、新闻、保障各分组会务准备情况 2.检点会务准备情况，协调处理问题 3. 关注各分模板之间的衔接，确保“无缝隙对接”，不出现盲区和空白点 4.及时将会务变动信息传递给信息发布人，由其将信息传递给各分组负责人 3 会议阶段 1.检点会议服务人员是否提前30分钟全部到位 2. 会议期间检点服务人员工作情况 3. 如出现影响会议顺利进行的突发事件，协调保障组启动应急预案，确保会议顺利进行 4 改进阶段 1. 审定会议决算 2. 召开总结会，反思工作疏忽不足之处，完善工作方案，持续改进 3、经理办分管副主任模板 序号 工作程序 工作内容 标准格式 完成 （√） 1 启动阶段 参与会议方案、会议预算、、应急预案、执行手册、会议指南等的审核工作，提出意见和建议 2 准备阶段 1.参加准备会议，讨论确定接待方案 2. 配合经理办主任，按照服务指南和执行手册，检点住宿、餐饮、会场、现场、车辆、后勤、保障等各分模块的准备情况，发现问题及时督促整改 3. 负责领导讲话的编写工作 4.负责审核发布会议通知 3 会议阶段 1. 配合经理办主任，关注各分模块之间的衔接，协调解决问题，确保“无缝隙对接”，不出现盲区和空白点 2. 遇有临时变动，及时请示经理办主任，按其指示及时通知相关人员执行 3.负责主要领导的讲话录音工作 4.负责执行手册中分工的其它接待工作 4 改进阶段 1.参与审核接待决算，提出修改意见 2.参与会务总结反思会，反思工作失误或不足，找寻原因，完善工作方案 3. 负责编写会议信息，上报省公司，在分公司主页上发布。 4．负责领导讲话录音的整理，在分公司主页发布和印发工作 4、经理秘书模板 序号 工作程序 工作内容 标准格式 完成 （√） 1 启动阶段 参与会议方案、会议预算、、应急预