《电子文档管理系统报告2).docVIP

电子文档管理系统 1.概述 1.1用途： 电子文档管理系统，主要是用来管理常用的电子文档、数码照片等信息内容。 1.2 产生背景 文档是企业重要的智力资产。在企业中，文档一般都以电子文档的形式存在，比如微软.doc格式，xls格式，ppt格式，pdf格式等；从内容上，可能是商务合同、会议记录、产品手册、客户资料、设计文档、推广文案、竞争对手资料等。这些电子文档，可能是过程性质的，也可能是公司正式发布的文档，可能处在编写阶段，也可能是已经归档不能再修改的。企业在进行电子文档管理过程中经常会碰到以下的问题：海量文档存储，管理困难；查找缓慢，效率低下；文档版本管理混乱；文档安全缺乏保障；文档无法有效协作共享；知识管理举步维艰等。电子文档管理系统就在这样的背景下应运而生。 类型特点 2.1 使用方式 电子文档管理系统按使用方式，可以分为线上、线下两种类型。有些公司会选择在线使用，而易度文档管理系统，直接通过浏览器访问，很方便，而且随时随地可以使用。当然，也有选择线下购买使用的，这部分的公司就比较注重安全性，他们更相信自己的设备，如用自己服务器等。 2.2 基本功能特点 文档集中存储； 存储加密； 规则应用（系统支持为目录设定规则，指定动作、条件和操作，当动作触发符合设 定的条件，系统则自动执行规则的操作）； 权限管理（管理、浏览、创建、阅读、删除、打印、下载、订阅等）； 文档使用痕迹安全检视； 文件搜索（全文搜索、高级搜索等）； 文档属性（方便文档查找和分类）； 自动编号； 常用文档功能（方便文档收藏和查找）； 文档审计（新建、复制、移动、修改、删除等操作）； 文档在线查看； 基于浏览器的在线Office编辑； 文档排它性修改(锁定与解锁) ； 图纸在线预览； 主流媒体播放技术（支持对音频、视频文件的播放）； 文档批量上传下载； 文档多版本管理； 消息订阅、消息邮件； 文档共享； 文档借阅（可以自定义借阅时间、权限）； 文档在线复制； 文档模版； 统计报表； 文档审批流程； 自动备份。 2.3市场产品 市面上最著名的电子文档管理系统是易度文档管理系统、致得E6协同文档管理系统、德雅文档管理系统。 系统介绍 3.1易度电子文档管理系统/index.rst（广州） 3.1.1功能介绍: 1文档云端集中管理 易度文档管理系统，将文档集中安全存储在文档服务器上，建立一套以服务器为中心 的文 档组织、使用、协作、监管机制，并支持文档的安全和流程管控。 个人网盘和公共文档 每个用户在服务器上分配一个个人网盘，可以相互共享文档；公司的公共文档，可分 多个栏目来组织，通过权限来控制用户的使用 文件夹 管理文档的基本单位，文件夹支持任意层级，提供文件夹结构模版 文档 包括上传、下载、修改、权限管理、保密管理及评注订阅等 文档在线查看 无需安装任何插件，系统除支持文档预览外，也支持图纸、压缩包在线预览，支持音 频、视频的在线播放 文档搜索 支持中英文全文搜索，基于位置、时间、人员、包含文字、标签等多条件组合 搜索，配合OCR组件，可对识别图中的文字进行搜索。 7、文档云端创建 直接创建各种格式的文档，也可以选择公司内部文档模版进行创建，直接支持 HTML、Markdown、rest等格式文档的在线编辑。 文档版本 文档可以保存多个版本，并可以比较文档版本之间的差异 文档分享和讨论 替代笨重的邮件，可以对文档进行分享和讨论。可分享到公司内外人员，使用 内部消息、邮件、短信进行通知。 文档发布 三种文档发布状态：编写、待审、发布，一旦发布，禁止对文档的修改，实现 文档保护。 文档关联流程 系统提供一组文档关联的流程，如审批、借阅、分发、收回、废止等，流程可 以灵活定制。 12.、桌面防泄密-离线文档安全管控 13、开发API：连接各种软件和设备 14、提供完整二次开发平台，可根据需要自由安装和定制插件。 15、支持全终端全平台终端随时随地访问 支持各种浏览器，支持Mac、Windows客户端，支持各种只能手机和平板电脑的 访问。 安全控制 文件夹和文件授权 系统可以为人员、部门或者组，针对单个对文件或文件夹，分配不同的角色权限，控制文档的预览、添加、编辑、移动、复制、下载等权限。 b) 保密文件 文件夹中可能个别文件特别保密，不希望文件夹查看人查看。这样，可以设置文件处在保密状态。想再查看该保密文件，需要单独为其进行授权。 c) 安全检查：操作历史记录 系统提供完整的操作历史记录，记录每个员工对系统的任何操作。这样，出现问题时可追溯问题源头。另外，操作历史中，可对误删除的文档进行还原。 d) 系统安全策略 系统管理员可利用IP安全策略灵活控制用户对系统的访问，从更高层面管控系统的安全。 典型用途： 公司外访问禁止下载 屏蔽