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高级秘书职业规范　　　　－－廖金泽：《怎样做高级秘书》　　 上班规范： 　　提前十分钟到办公室，逢人打招呼时应点头微笑，愉快地说：“早晨好！”然后做下列事情： 用吸尘器清洗地毯，打扫房间；开窗透气，擦抹办公桌椅等用具，给电话机听筒两端消毒； 为办公室内花卉植物浇水，整理枯叶；清除纸篓内的纸屑；检查审视墙壁饰物是否端正；调节室内空调温度和湿度，调整百叶窗或垂直帘角度，使之保持一致的角度；把日历翻到当天，检查时钟是否准确；把盖章用的橡皮印调整至当天；把报刊杂志堆放排列整齐。准备好各类办公用品；把日程表和必要的文件资料、当日报纸放在上司桌上，准备好茶水；换上职业服装；开始工作。 下班规范： 　　下班时推迟十分钟离开办公室。当上司和同事离去时，一一和他们告别，同时完成下列事情： 将手头尚未完成的工作整理一下，按主次放好，以便次日一开工就能投入工作继续做下去；换下职业服装；关闭所有办公设备（除传真机外），切断电源，抽屉、柜橱门、窗，再仔细检查一遍，确认无误后，锁门离开办公室。　 第一章　办公室管理和日常事务 办公室环境管理、办公设备和用品的管理、印信管理、公车及会议室管理、电话处理、邮件处理、值班工作等 第一节　办公室环境管理 　　　一个良好的工作环境，有利于组织的对外形象塑造，有利于提高秘书的工作效率。 一、办公室环境布置和维护 （一）开放式办公室与封闭式办公室 开放式办公室：开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。 封闭式办公室：封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。 　　 两种办公室的优缺点 开放式： 优点：1、灵活应变，工作位置能随需要而移动、改变；2、节省面积和门、墙等，节省费用，能容纳更多的员工；3、易于沟通，便于交流；4、易受监督，员工的行为容易得到上司的督察；5、容易集中化服务和共享办公设备 缺点：1、难保机密；2、难集中注意力，员工容易受电话、人们起动等干扰3、房间易有噪音，如说话声、打电话声和操作设备声易影响他人；4、员工难于找到属于自己的私人空间 封闭式： 优点：1、比较安全，可以锁门；2、易于保证工作的机密性；3、易于员工集中注意力，从事细致或专业工作；4、易于保证隐私，明确办公间由自己使用 缺点：1、费用高，墙、门、走廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员的活动3、难于交流，员工被分隔开，易感觉孤独 　如何在适当面积的空间中获取组织的最大效益是一个组织在选择和设计办公结构和布局时必须考虑的。 小办公室布置案例 办公室面积：14平方米 办公室人员：主管1人；秘书1人；下属3人 办公设备：公用电脑、5张办公桌、茶几等 个人办公需求： 主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客） 秘书：两项（个人任务、接受主管安排的工作） 下属：单项（个人任务） 主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰 秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事 下属：不受干扰的个人办公空间 效率专家挑错办公室 错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明 ，最好给每人配备照明用台灯。2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人3公共通道过长4 主管个人空间失去接待功能5 公共通道和私人空间交叉6 接待空间在办公室尽头7 秘书与主管座位离开太远8 电脑显示器朝向不对，造成反光9 办公室没有隔板，声音干扰严重10 适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据 优点1 充分利用有阳光的窗口位置2 私人空间和公共空间交叉减少3 利用隔板阻断过多噪音4 主管与秘书沟通方便 5 减少访客对其他人的干扰 （二）办公室布置的原则　适用　方便　安全　整洁　美观 办公室布置的原则 1按工作流程和职位进行布局，节约空间成本，缩短工作流程，方便人员沟通；2接待客户区域应位于靠近门口的位置，便于接待；3公共设备使用区远近适当，办公用品的放置应便于使用；4将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在一个区域内，便于电源接线、管理和保养；5采光良好、充分利用自然光线；6个人工作区大小适合，有利于人体的舒展；7办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式；8使用同一规格的档案柜，高度一致，增进美观；9办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一种色彩的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物；10走道上不要放置有碍行走的物品；11室内照明灯光应统一。空调温度应保持在20-25度之间，湿度应保持在50% 办公室布置DIY 自我检测问题： 我的办公桌为什么要