展会管理办法报告.docVIP

***** 展会管理办法 第一条 总则 为规范*****（以下简称“*****”）及各权属（子、托管）企业（以下简称“各企业”）参展标准和操作流程，掌握国内外的大型专业展会的行情，持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作，特制定本办法。 第二条 适用范围 本办法适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。企业规划发展部为展会统一管理部门。 展会操作流程 国内展会操作流程 国外展会操作流程 展会管理实施细则 第四条 展会管理实施细则 参展目的 企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。 参展原则 1.参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则，避免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为； 2.参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作； 3.参加展会应做详细周密的策划，包括展位的选择、展台的布置方案、广告的发布、目标客户的邀请等； 4.除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训展示公司团结、专业的良好形象，把握商机； 5.展会应与市场拓展紧密结合，国外展会是我公司拓展市场区域接触客户的主要途径之一，展会后应及时、积极跟进，做好后续宣传和客户开发工作。 6.展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。 （三）年度展会计划 企业规划发展部在每年12月份对下一年度展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给各事业部，国外展会具体市场调研由进口、出口事业部负责，各事业部对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，选定目标展会；企业规划发展部负责在每年1月份根据各事业部意见，整理、确定本年度《展会信息及参展提案》报公司领导研究决定。 企业规划发展部根据各事业部提供的调研信息，对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会 影响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。各事业部配合做好该项工作，通过咨询展会所在国代理商考究展会的真实情况；如赴国外参展，还应了解当地语言、政治环境、文化习俗、交通和食宿信息等。 企业规划发展部在参展前应与主办方或组展单位咨询价格，争取国家、省、兵团方面的各项优惠政策。对公司拟长期参展的展会，应与主办方或组展单位建立良好联系，以获得优惠的参展价格，好的展位和相关待遇。 参展财务预算 在提交参展计划提案时应做好财务预算，包括：参展费用、特装展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费等其他可预见费用。 参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。 （四）参展筹备工作 1.定立合同 决定参展后应主动与主办方或组展单位订立合同；请法律顾问出具意见和确认。 1.展会策划 企业规划发展部针对每一展会制定详细的参展方案。 (展位选择。根据需要选用标准展位、双展位、特装展位，以适合品牌形象策略。 (展台布置和展品陈列 展台布置基本原则： 远观效果醒目，有冲击力，近观效果舒适、明快，整条效果协调； 展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向； 展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角； (广告信息的发布 根据需要考虑在会刊发布广告，可以封面和页内文章形式发表。 可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告； 在参加展会前三个月，可以考虑在有影响力的网站、刊物上发布报道，以扩大知晓度。 ④目标客户邀请 参加前应邀请潜在客户、原有客户、目标客户前来参加。 ⑤展品及模型的运输和保管 各种资料、展品、模型应在展前3个月列出明细单并制定运输方案。 （五）参展人员 根据展会规模，应配备相应的参展人员，并做明确的职责分配和展前培训。人员主要包括：展会项目经理、业务人员等。 1.参展人员职责 展会项目经理： 了解市场和广告需求；监督展位的制作和设计方案；保证布展时模型和文件及时到场；保证展期提供充足的材料和宣传品，确保公司形象反应在展会上；负责资料和宣传品的分发管理并解答提问；负责展品的清点和汇总；负责信息的收集、汇总和整理；负责参展人员的管理；撰写展会总结报告。 业务人员： 1.必须是外贸经验丰富的业务员，对所售产品及生产细节非常了解，在参观客户的要求下进行详细的解答；撰写信息收集和产品销售反馈报告。 2.人员规范和培训 全体参展人员要求统一着装；态度亲切主动，举止合