《活动提案企划书撰写.docVIP

活動提案企劃書撰寫◎為什麼要寫企畫書一個活動的執行是在短時間內結合了人力、財力、物力與各項的資源，並加以整合、分配與運用所得成果的展現。而企畫書的目的就是分析本身現有的資源，並根據活動的特性與特質蒐集各項活動所需的資源，對於有限的人力、物力與財力加以規劃、整合，並對每個時間點、事件點、人力點做最好的掌握與妥善的運用，做到人盡其才、物盡其用的目的。所以，企畫書的完整、好壞與否，將關係到活動資源的多寡、流程的流暢度、人員的分配等實際運作的情形。◎活動企畫書的目的企畫書的目的一企畫書類別而有所不同，一般企畫書可分為提案企畫書與執行企畫書兩種。提案企畫書是整個活動內容的規劃與說明，執行企畫書則是根據提案企畫書的內容，對於相關的流程提出執行的策略、方式與步驟。因此，一個活動只有一個提案企畫書，卻可能有好幾個執行企畫書，例如由各子活動負責人所提的子活動執行企畫案，如營火晚會、大地遊戲、假案偵察。。等等，或是由活動宣傳小組所提的活動宣傳策略執行企畫案等。所以，在撰寫企畫案的時候應該瞭解所企畫內容的性質，才能寫出完整且具體的企畫案內容。◎活動提案企劃書的架構活動的進行通常是根據企劃書來進行的，因此如果企劃書擬定的不夠詳細、完整，那麼再出色的創意也無法得到預期的效果。而一個完整的活動企畫應該從一開始活動的宣傳策略、籌備進度到最後的活動執行三個階段，每個環節與細節都需在活動開始企畫時都能夠考慮到，甚至，對於預期可能發生的情況都能夠事先提出一套解決的辦法，如此在執行企畫案的時候才能不慌不忙、按步就般的進行。而關於活動企劃書的基本結構，可分為下列幾項：一、 封面二、 目錄三、 活動名稱四、 企畫的宗旨、目的與預期效果五、 活動日期、地點六、 主、協辦單位與贊助單位七、 個人費用八、 交通工具九、 活動對象十、 宣傳策略與實施方式十一、 預期困難點與解決策略十二、 相關人員或單位配合、協助事項與負責人十三、 活動流程與負責人十四、 預算評估表十五、 人力職務分配表與聯絡方式十六、 物品道具表十七、 時程進度表十八、 其他備案十九、 附錄◎活動企畫書的重點封面：一個活動往往需要有關單位配合與協助，所以企畫書不僅僅只是籌畫活動內容，有時還需要向有關單位提出活動企畫書做核備，因此企畫書不是只有寫給自己人看，這時企畫書的封面就顯得很重要了，必須能讓主管單位一目了然，從封面就能約略瞭解這個企畫書的大概內容與方向。目錄：目錄的目的在於讓閱讀者能瞭解企畫案的全貌，也使需要參閱企畫案的人能夠經由目錄迅速的找到需要的內容。宗旨、目的與預期的效果：說明這個活動實施的目的與活動所預期達到的效果。這部分相當重要，因為只有經過對目的與預期效果的確認，才能對於活動的內容欲適切性做適當的安排，才不至於活動名稱與活動內容有牛頭不對馬嘴的情況。活動時間、地點：如果活動的地點與報到的地點不同的話，也要在這裡加以說明。交通工具：如有需要乘坐交通工具，則需要註明交通共具的種類、時刻表。主、協、承辦、贊助單位：對於主辦單位、協、承辦單位與贊助單位在此加以說明。宣傳策略與實施方式：在這裡要註明對活動對象實施的宣傳策略與宣傳方式，並要擬定活動的特色或賣點作為宣傳的重點，以吸引參加者。預期困難點與解決策略:根據實際情況考量可能遭遇的困難，並針對各項困難點提出解決的方法或是替代方案。相關人員或單位配合、協助事項與負責人：活動籌備或執行期間如需要有關單位的協助與配合，必須加以註明要求配合的單位與協助的事項，並根據每一個配合點指派聯絡的負責人確實回報各配合單位的實際情況。物品道具清單：列出活動中所需要的物品與道具清單，並根據實際情況添購、製作或租賃，於活動執行前根據清單清點物品是否齊全。預算評估表：整個活動籌畫、執行的過程中所需要的各項經費加以評估，作為參加者支付費用整個活動籌畫、執行的過程中所需要的各項經費加以評估，作為參加者支付費用及申請補助款的依據。預算的估計務必要求清楚、仔細，不可浮濫報帳或條列不清而導致活動經費不足的情況，清楚的預算編列也有助於提高通過補助款申請的比率。時程進度表：製作時程進度表，針對每個工作項擬定完成的時間，並根據進度表控制活動籌畫的進度。活動流程與負責人：規劃活動的詳細流程與各活動項的負責人，並由各負責人提出各子活動的執行案與備案。人力職務分配表與聯絡方式：根據可運用的人力加以任務分組，並做清楚的權責劃分，何人於何時負責何事，做明確的說明。其他備案：企畫案是根據一般、正常的情況下所預計進行的，但須考量可能遇到其他因素而影響正常流程的進行，而必須提出相對因應的策略與方式。例如雨天則需提出雨天備案。備案需要時可由活動的副召集人