《生态项目基础工作规化指引.docVIP

北京政泰隆工程管理有限公司 生态项目基础工作 规范化指引 生态监理办公室 二〇一二年一月 前言 本“指引”是为适应公司生态监理工作规范发展需求，由生态办编写而成的。 在编制过程中，生态办进行了比较广泛的调查研究，总结了各生态项目区多年来丰富实践和文件归档整理工作的经验，参考中华人民共和国国家标准GB/T50328—2001《建设工程文件归档整理规范》、北京市地方标准DBJ01-51-2003《建筑工程资料管理规程》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》 本指引的主要内容有：监理文件和管理文件的归档范围及质量要求，文件的格式、写法。 为进一步推进公司规范化进程，切实规范各项目区文件归档整理要求，有效指导项目区文件归档整理工作，请各单位在执行过程中随时将有关意见和建议反馈给生态监理办公室；邮箱：ztlstb@126.com，以供今后修订时参考。 1.总则 为规范生态项目区管理文件的管理工作，以规范监理文件资料带动监理工作的规范化建设，制定本指引。 本指引针对公司的生态工程监理（即：石漠化综合治理工程、三江源生态保护和建设工程、青海湖周边生态保护和建设工程、新疆退牧还草工程、京津风沙源治理工程）的内业资料相关管理文件的管理工作，其他项目可参照执行。 本指引适用于生态建设工程内业资料。专业工程执行国家相关规范。 本指引作为公司内部管理规定，各项目区须参照执行；地方有明文规定的，向公司备案并留存，执行相关规定。 本指引和地方规定为公司检查的依据和比对标准。 2.基本规定 2.0.1内业资料的管理工作包括对工程监理文件资料的管理和对公司及项目区管理文件资料的管理。 2.0.2总监为内业文件资料第一责任人，负责工程监理文件资料和公司、项目区管理文件资料的建设管理工作。 2.0.3总监应将内业文件资料工作纳入工程建设监理及项目区管理的各个环节并安排专人负责管理。 2.0.4监理组长负责本辖区的内业资料建设管理工作。 3.工程监理文件资料和公文的管理要求 3.1工程监理文件资料管理 3.1.1按照相关法律、法规、规章、标准和相应规范、设计文件、有关工程合同的规定及公司的相关文件要求形成监理资料。 3.1.2及时准确、真实有效、完整齐全、分类有序，收集整理监理资料、文件。 3.1.3建立文件资料的收文、传阅及发放制度。 3.1.4利用计算机建立监理资料管理的系统文件，长期保存的文件应及时形成电子文档形式，归档时刻录成光盘上交。 3.2工程监理文件资料的归档范围 3.2.1监理文件资料的具体归档范围应符合本规范附录1的要求。 3.3工程监理文件资料质量要求 3.3.1生态工程监理用表采用新修改的规范表，格式及填写要求见附录2。执行当地规范和标准的，监理部需将规范在生态办备案。备案规范作为公司检查项目区监理工作的依据。 3.3.2归档的监理文件应为原件。 3.3.3监理文件的内容及其深度必须符合国家有关工程施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 3.3.4监理文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。 3.3.5监理文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易腿色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 3.3.6监理文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完毕。 3.3.7监理文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅（297mmx210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。 3.4工程监理文件资料的归档要求 3.4.1监理文件应按单位工程和施工的时间先后顺序整理，分类立卷，每页要有编号，每卷要有目录 3.4.2每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称、建设单位、 3.4.3监理档案，应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚造假、擅自涂改原始记录。 3.5.1反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对公司和本单位建设和历史研究具有利用价值的文件材料，本单位需要贯彻执行的上级部门的文件材料，下级单位报送的重要文件材料，其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。 3.5.2文件材料的归档范围和要求应符合本规范附录1。 3.6公文的格式要求 3.6.1公文的格式应执行以下规定 a.由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签