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第三章 秘书职能环境 教学目的： 1、了解什么是职能环境 2、了解职能环境的构成 3、 理解职能环境资源 4、优化职能场的方法 教学重点： 1秘书正确处理各种人际关系的方法 2、把握职能场的正确方向 教学难点：秘书的人际干关系 课时安排：6节 第一节 秘书智能环境的构成 秘书职能环境是秘书职能活动的客观基础和条件，是秘书发挥参谋、助手作用的舞台。秘书从职能环境中吸取物质、能量、信息,形成发挥特定功能的职能场。正确认识秘书职能环境，强化环境意识，准确把握影响秘书职能场的各个要素，对做好秘书工作是至关重要的。 一、秘书职能环境的纵向层次 秘书职能环境分为三个层次，即秘书机构内部环境、秘书所在组织的内部环境、秘书所在组织的外部环境。三个层次的环境相互联通，对秘书发挥其职能作用有着极为重要的影响。 （一）秘书机构内部环境 秘书机构是秘书开展业务活动分工合作的基本单元，是各类管理领导机关的日常办公部门即办事机构。秘书机构的人员构成、管理制度、分工协作状况、气质和谐状况、人际关系、秘书部门负责人的影响力，以及办公设备、办公条件等要素，构成秘书机构的内部环境。 （二）组织内环境 秘书所在组织内部环境，是秘书所在组织内部一切影响秘书、秘书机构工作的各种因素的总和，其中主要有二个股方面：一是组织的结构要素，二是组织动态运行要素。 （三）组织外环境 组织外部环境是一个庞大的、具有层次的、开放的、相互联系的系统。宏观的国际国内经济政治、文化、科技等对各类管理组织及其秘书工作的影响是总体性的；行业系统、地区、市场、竞争与合作状况及社区公众等，对各类管理组织及其秘书工作的影响，具有局部性、特殊性和具体针对性。 二、横向要素 秘书职能环境与整个社会环境是融为一体的，由社会经济、政治、科技、文化等要素所决定的。 （一）社会经济环境 经济环境是指国家和地区经济发展的条件和水平、市场状况、经济结构、资源配置状况、资源配置状况、经济运行机制、经济政策、产业布局、基础设施及收入分配状况等。经济环境对各类社会组织的生存和发展有着极为重要的影响。 （二）社会政治环境 政治环境主要指国家政治制度、政治体制、政治目标、方针、政策、法律、法规等方面的政治文明程度。它反映了国家的政治意志和人民的政治权利，对组织和领导行为的政治方向有着直接影响。无论是政治组织还是其他组织中的秘书工作，都必须要适应其特定的政治环境。 （三）社会文化环境 社会文化环境包括社会成员享受教育程度、价值观念、宗教信仰、道德观、伦理观、社会风气、社会习俗等。社会文化环境具有民族性、地区性、稳定性。它影响着社会成员的知识文化素养、思想意识、思维模式、价值取向、行为方式，也对各管理组织的组织气氛、组织观念、管理规范等的认同程度，产生不可低估的影响：影响秘书的综合素质；影响秘书事务辅助；影响秘书工作的效率。 （四）科学技术环境 社会科学技术发展水平，决定社会生产力发展水平，同时也对社会管理水平产生重大影响。科学技术环境对秘书工作有以下几方面的影响：一是影响其办公设备与手段的先进性，二是影响其思维方式，三是影响其学习及创新能力。 三、职能环境关系 （一）与纵向层次机构的关系 秘书工作与纵向层次机构的关系，指的是与本组织领导层的关系、与上级领导机关的关系、与本组织下属机构的关系等。 （二）与横向部门机构的关系 秘书与横向部门机构的关系，既包括与本组织内各职能管理部门的关系，也包括上级机关职能部门及不相隶属的有关部门的关系。 （三）与社会公众的关系 组织内外的社会公众是开展领导和管理活动的社会基础。秘书为领导提供综合辅助和服务，也必须要以此为基础。 （四）秘书与人际关系 秘书的人际关系指的是秘书开展业务活动实践中的人与人之间的关系。这种关系既渗透在组织内部，又存在于组织外部。不同的人际关系状态对秘书及秘书工作都存在着特定的影响。处理人际关系的基本原则有四项：一是平等原则，二是互利原则，三是诚实信任原则，四是相容原则。 案例分析： 王晓丽是一家国际知名广告公司的业务经理。她资质过人，经验丰富。但是他手下的员工，看到她就像是老鼠见了猫一样，总有一种畏惧心理。她一进办公室，热闹的房里顿时鸦雀无声，大家在她面前噤若寒蝉。开会的时候，只有王晓丽一个人滔滔不绝的演讲，大家都不讲，也没有机会插上一句话。这样，由于员工的积极性没有发动起来，尽管王晓丽很优秀，但多年来她的业绩一直徘徊不前。这也是她一直以来心中的疑惑。 启示 一个主管必须做到进入办公室，就像阳光普照大地一样，使大家精神一振，上下沟通，才能调动大家的积极性。 在现代职场上，从来都是“三分做事七分做人”。保持好与上司、同事、各部门以及客户之间的关系，对于身处管理神经枢纽的秘书来说更为重要/保持良好的人际关系的一 大法宝就是提高