單位檔管ppt-臺南市政府教育局.pptVIP

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 7-2.檔案應用 * 適用時機：登錄民眾向機關提出應用申請書的資料 7-3.直接調卷作業 * 適用時機：直接登錄承辦人要借調檔案的資料 * 8.檔管報表列印 報表提供頁數切換瀏覽、調整顯示比例、轉出WORD及EXCEL檔 * * * * 歸檔編卷後公文掃描 * * * * * * * * * * 紙本收文OCR掃描辨識 * * * * * * 問題反映與排除 * 電話諮詢 叡揚資訊： 永華行政中心： 2991111#8135 －盧立翔、陳宛萱 民治行政中心： 6322231#6055 －張勛堯 承辦人 ：蘇建勳先生 (2991111#1182) 線上問題反映 公文管理系統服務網 .tw/ * * * * * * * 講師：叡揚資訊 陳宛萱 * 1.系統功能畫面介紹及首次登入注意事項 2.點收作業 3.編目作業 4.立案作業 5.機密檔案管理 6.彙送作業 7.檢調作業 8.保管作業 9.查詢作業_綜合查詢 10.影像管理系統 * ☆登錄個人資料 首次登入後，請先填寫個人資料 若有筆硯帳號者，請務必輸入。 身分證字號，請務必輸入正確。 註：系統登入方式請參照講義「系統環境設定」 * 左邊為功能樹。 右邊為重要、待辦、逾期公文資訊。 上方有程式導引跟設定功能。 * 檔管人員訊息 * * 服務網：連結至公文管理系統服務網 創簽/創稿：連結至公文製作查詢 綜合查詢：連結至綜合查詢以利查詢公文 我的設定：提供公文管理系統版面字型、顏色設定 下載區：提供表單及相關文件下載 憑證管理：臺南市政府文書編輯共通服務平台 回首頁：提供回至首頁 返回公務入口網：提供返回公務入口網 公文流程 * 紙本公文 總收文室 登記桌 電子來文 承辦人 登記桌 會辦人 總發文室 總檔案室 承辦單位 受會單位 長官 長官 發文 存查 歸檔作業流程 情境：檔管人員收到一份歸檔之公文，其公文的案名已登錄，該如何處理？ 點收作業 點收 分類號及案名維護 編目作業 檢查填寫資料 存檔 * 2.操作畫面-點收作業 路徑:檔管作業-點收作業- 檔案點收(紙)：紙本簽核 檔案點收(線)：線上簽核 * 2.操作畫面-點收作業 操作步驟： 操作步驟： 1.依公文簽核模式，按「檔案點收(紙)或檔案點收(線)」 2.輸入條件 3.按「查詢未點收」 4.勾選公文文號 5.按「點收」鈕即可 註：可按「讀取條碼」使用條碼讀取機刷文號 * * 適用時機：將已歸檔點收之案件，進行編卷作業 操作方式 方式一：紙本編目作業 先指定欲編入案卷，再指定編入之公文文號 方式二：案件編目著錄(單) 先查出欲編目公文文號，再進行編目 3.操作畫面-編目作業 * 方式一：紙本編目作業 操作步驟： 於編目作業/紙本編目作業 輸入欲編入案卷之年度、分類號、案次號…等。卷次號系統預設帶出最大值，可自行修改 於公文文號欄位輸入。(可使用條碼讀取機、或輸入文號後按「ENTER」或按「刷入」) 系統即會顯示編入之目次號(可一次刷入多筆文號)，按「存檔」鈕即可完成 3.操作畫面-編目作業 * 方式一：紙本編目作業 3.操作畫面-編目作業 * 方式二：案件編目著錄(單) 操作步驟： 於編目作業/案件編目著錄(單) 輸入查詢條件，如公文文號或承辦單位 按「查詢」鈕 勾選公文文號 按「編目」鈕 3.操作畫面-編目作業 * 方式二：案件編目著錄作業 3.操作畫面-編目作業 * 3.操作畫面-編目作業 6.按「編目」鈕，會帶出卷次號、目次號 7.按「存檔」 適用時機：新增分類號 操作步驟： 於立案作業/分類號維護 按「新增」鈕 * 4-1.操作畫面-分類號維護 輸入分類號資訊 輸入內容描述及清理處置 輸入案次號及案名 按「存檔」鈕即可完成新增 * 4-1.操作畫面-分類號維護 * 4-1.操作畫面-分類號維護 適用時機:新增分類號底下之案名資料 * 4-2.操作畫面-案名資料維護 5.機密等級變更 * 適用時機：密件解密(公文須先編目才可解密) * 6-1.案卷編目著錄作業 * 適用時機：年度彙送檔管局前，須先針對半年內未新增、修改、刪除之案卷進行著錄作業 操作步驟： 於編目作業/案卷編目著錄 輸入查詢條件 按「查詢」鈕 勾選欲著錄之案卷 按「編目」鈕 6-1.案卷編目著錄作業 * 6-1.案卷編目著錄作業 * 輸入相關欄位資訊。(註：紅色*欄位表必填，多數欄位已由系統統計帶出) 按「存檔」鈕，即可完成著錄 6-2.彙送作業 適用時機：將檔案匯送給檔管局之功能，選