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第三章 文书处理 内容提要：文书处理是秘书专项工作中最为重要的内容。章主要阐述了文书处理的基本知识和要求，介绍了文书制作的的基本环节。对文书的撰写、传递和处理的基本程序和操作要点做了专门的介绍。学习本章内容可以帮助学习者正确认识文书在管理中的作用，掌握文书处 理的基本方法与技能。 第一节 文书处理的基本知识 一、文书处理的含义 “文书”是一个整体概念。文书一词，在公务活动中以及日常生活中适用较为普遍，他可以作为所有文件材料的总称，既可以指公文文书，也可以指私人文书，是一个整体概念。 “文件”是指人们在社会管理、交往和科学技术、文化艺术以及其他实践活动中自然形成的文字信息及其物质载体构成的结合体。从广义上说，它和文书一样，即可指公文文件，也可指私人文件，有时也可以指文件材料的总称。通俗地讲，文件在书面范畴是指公文、信件及有关政治、时事、学术研究的方面的文章。 “公文”是公务文书的简称，是指机关单位进行公文活动而形成的文件材料。 文书处理又称文件处理、文书工作、公文处理、文件管理，是国家机关或社会组织制作、传递、使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行政管理的重要组成部分。 二、文书的分类 （一）按行文关系分类 第一、上行文。在垂直的领导系统中，下级机关向上级机关呈报的公文就是上行文。有请示、报告两种。 第二、下行文。上级机关向下级机关发送的公文就是下行文。有逐级下行文和多级下行文。 第三、平行文。没有领导或指导关系的机关之间，及不相隶属的机关或平级机关之间往来的公文。 （二）按制文机关分类 第一，行政公文。有13种，具体包括：命令、决定、公告、通告、通报、通知、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 第二，党的机关公文。有14种：决议、决定、指示、通报、通知、公报、报告、请示、批复、条例、规定、意见、函、会议纪要。 第三，法规文件。即国家权力机关和行政机关制定和颁布的法律、法令和行政法规。如章程、条例、规定、规则、办法、细则、守则、制度。 第四，外交文件。即外事活动中专门使用的文件。主要有国书、议定书、照会、备忘录、护照、条约等。 第五，司法文书。即公安、检察、法院等机关和部门，在依法处理各类案件中产生、使用的文字材料。主要有立案报告、破案报告、通缉令、提请批准逮捕书、起诉意见书、撤销案件报告、起诉书、公诉书、各种笔录、开庭通知书、判决书、抗诉书、调解书等。 第六，计划文件。即由各级政府提请权力机关审查批准的经济与社会发展计划、财务预决算方案等。 第七，军事文件。亦称军用文件，是军队内部以及与军外往来所使用的文字材料，主要有命令、通令、指示、通知、布告、请示、报告。 （三）按性质作用分类 第一，指令性公文。即国家和地方领导机关、组织中的上级单位发布的领导性、指挥性和对下级进行工作指导所使用的文书。主要是用于阐明工作原则、方法和措施，提出具体的工作目标。 第二，知照性公文。即上级机关向下级机关或者人民群众、有关人员告知某些事项，传递某些信息或者应当遵守的事项使用的公文。 第三，报请性公文。即下级机关向上级机关汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复询问，请求指示或批准使用的公文。 第四，法规性公文。即对党的章程、国家的法律、政策及企事业单位的有关规定的阐发或扩展，内容具有较大的权威性与约束力的公文。 三、文书处理的基本原则 （一）实事求是 实事求是指从实际对象出发，探求事物的内部联系及其发展的规律性，认识事物的本质。通常指按照市委的实际情况办事。 （二）精简 精简是对文书工作的数量要求。主要是指控制发文数量，克服官僚主义、形式主义和文版主义。 （三）高效 随着工作节奏不断加快，信息量海量增长，工作任务不断加重，公文处理量也急剧增加，对办文质量和效率提出了更高的要求。对此，一是要精简，二是要强调公文管理规范有序。 四、文书处理的内容 （一）发文处理 包括文书的交拟、拟稿、核稿、签发、印制、校对、用印、登记、封发、传递等工作。 （二）收文处理 包括收进文书的签收、登记、传阅、拟办、承办、催办、注办等工作。 （三）文书管理 包括文书的日常管理和文书的立卷与归档工作。立卷是指已经办理完毕的公文，根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程。归档是指机关文书部门或业务部门奖处理完毕的文件整理立卷，定期移交给档案部门集中保存的过程。 （四）文书保密 负责文书保密的宣传、教育和检查，特别是“三密”文件的登记、保管、清退和销毁等工作。 五、文书处理的工作要求 （一）及时 及时是对文书处理工作的效率要求，也是文书处理工作特性的具体体现。 （二）准确 准确是对文书处理工作的质量要求，是文书处理工作的基础。 （三）安全 安全是对文书处理工作的管理要求。 （四）统一 统一是对文书处理工作的组织要求。文书处理工作的统一