8会议组织与服务课件.pptVIP

案例导入： （1）确定会议场所 （2）列出会议日程表 （3）草拟会议通知 （4）确定会议议题 （5）准备会议资料 （6）确定会议人数 （7）确定会议时间 2.主要领导漏车了 More，会议还需要准备什么？ 第八章 会议组织与服务 第一节 会务工作概述 第二节 会前策划与筹备 第三节 会中服务与管理 第四节 会后处理和服务技巧 * 第一节 会务工作概述 一、会议 二、会议的作用 交流信息 发扬民主 统一认识 传达决策 三、会议的类型 会务工作 会务工作与现代通讯设工作的结合 现代通讯设备参与 传统型会议 电视电话、网络视频会议 会议手段 范围越大，涉及会议生活服务工作越多，越困难 范围越大会议工作越复杂 国际性、全国性、区域性、单位会议 会议范围 准备工作、会议记录、会后跟进不一样。 召开会议时间不一样 定期会议 不定期会议 会议时间 分类标准 类型 会议特点 会务工作 会议规模 特大型、大型、 中型、小型会议 人数多少决定会议类型 小型会议议程、日程、程序三合一，安排灵活；大型会议程序严格。 会议内容 工作会议、专题会议代表会议、学术会议 根据会议类型决定讨论内容 内容不同，会务工作重点不同。 会议的保密程度 保密、内部、公开会议 注意保密 人员选择、文件保密 会议的类型 第二节 会前策划与筹备 1 议题和名称 2 会议形式 3 与会人员 4 议程和日程 5 经费预算 赖祖亮@小木虫 一、编制会议预案 第二节 会前策划与筹备 1 人员分工 2 会议通知 3 布置会场 4 会前检查 5 后勤服务 赖祖亮@小木虫 二、落实会议议案 第三节 会中服务与管理 二、报到 登记 发放资料 引导 三、检验设备 空调 黑板 座椅 投影设备 一、接站 机场 车站 码头 四、会中服务 接传电话送饮料会议记录 五、会议信息及文字工作 会议信息、简报，对外宣传，小结、闭幕词 第三节 会中服务与管理 六、会议期间后勤工作 吃 住 行 娱 安保 七、主持会议工作 注意议题、时间控制 会议善后工作离送 会后文书工作 新闻报道会议纪要会议文书整理 第四节 会后处理和服务技巧 会务工作总结总结效果评估 思考题 1．会议成本控制虽然是领导的责任，但是负责会议筹备的是秘书，为了加强会议成本控制，秘书应做好哪些工作？ 2．谈谈会议低效的原因及其危害。 暮春时节 躁动 会议室坐了162人略显拥挤 下午2：30 案例分析 1.不良会议环境 中午聚餐时 都喝了点酒 问题讨论：年轻的秘书在哪个环节出了问题把主要领导落下了？如果你是带队秘书，如何防止类似事件发生？ 实践训练 1.会议承办 东方大学要承办2012年全国高教秘书学会，学校准备投入10万元经费支持这个会议，时间3天，地点在东方大学。拟份会议预案供会议筹备小组讨论。 实训要求： （1）按照实际情况演练做好召开中型会议的准备。 （2）每个小组完成一份会议预案供小组交流讨论。 （4）实训应分组进行。 （5）修改会议预案。 （6）实训总结。分学生自我总结和老师评价两部分。 实践训练 2.会议退场 3000人的“五一”节劳动表彰大会和100人的环保产品研讨会，在安排代表退场环节如何处理？ 实训要求： （1）学生分组讨论提出方案，对比方案，最后评出最佳方案。 （2）若上述会议时间均为3小时，与会人员每小时平均工资为20元，那么会议的隐性成本各为多少？ 知识链接 * 文山会海如何整治？ * 80%的ppt被错误的思维扼杀！墨守成规、没有章法、随心所欲…… 突破，是成就专业的前提。 * 培训和教育，是PPT应用最多的领域之一。十年前，如果你用PPT做培训，必定让人大吃一惊；今天，如果你不用PPT做培训，那会让人更大吃一惊。 培训的本质没有变，需要你传授枯燥的知识，需要你做到互动与交流，需要你让学员感到新奇、兴趣和收获。怎样才能告别培训的辛苦、烦闷、劳累、无聊，用好PPT！你会发现，原来培训也能很有趣，你的培训效率也能加倍提升。 今天的培训中我们主要讲解的是如何利用ppt让我们的培训更加出色。 * 我们时不时听到这样的言论：“ppt很简单，就是把word里的文字复制、粘贴呗。”这其实是对ppt的一种无知与亵渎。如果直接把文字复制粘贴就能达到演示的效果，ppt根本就没有存在的必要了。ppt的本质在于可视化，就是要把原来看不见、摸不着、晦涩难懂的抽象文字转化为由图表、图片、动画及声音所构成的生动场景，以求通俗易懂、栩栩如生。文字总是高度抽象的，人们需要默读、需要转换成自己的语言、需要上下联想、需要寻找 其中的逻辑关系；但人们看电影就轻松许多，只需要跟着故事的发展顺理成章地享受其情节、 体味其寓意就行了。ppt就是