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办公室事务与管理 案例展示 案例:秘书的一天 上班后 （一）整理办公场所 1、上司办公室的整理 文件的整理、资料放回原处、弹去灰尘、调整时钟、调节温度器的温度、绿色植物的浇水和清理败叶（要符合上司的工作习惯） 2、秘书个人责任区和公共区域的整理 秘书个人责任区：使用的办公桌、电话、电脑、打印机、文件柜、抽屉等。 公共区域：接待区域和公共区域的饮水机、复印机、公共文件柜的整理。 要求：整齐干净、物品摆放有条理，便于去用查找。 第一节 办公环境管理 学习目标 1、掌握布置办公室的方法 2、了解办公环境中常见的安全隐患 3、能够采取措施排除常见隐患，创造健康、安全的工作环境 一、合理布置办公室 布置办公室的基本要求 ⑴采用一大间办公室，对于光线、通风、监督、沟通，比采用同样大小的若干办公室为优。 ⑵使用同样大小桌子，可增进美观，并促进职员的相互平等感。 ⑶是同一区域的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。 ⑷通常有许多外宾来访的部门置于入口处，若此法不可行时，亦应规定来客须知，使来客不干扰其他部门。 ⑸将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散精力及造成拥挤之处。 ⑹应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。 ⑺主管座位应位于员工座位之后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。 ⑻自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。 ⑼装设充足的电源插座，供办公室设备之用。 ⑽常用的设备与档案应置于使用者附近，切勿将所有的档案置于靠墙之处，档案柜应背对背放置。 此外，如条件允许，应在办公室内设置休息处，并提供便利充分的休息设备，以作为工余休息、自由交谈及用午餐之所需。秘书人员要根据对未来变化的预测，及时调整办公室布置。 范例：某公司办公室平面设计图 办公室布置三大原则 1.有利于沟通 2.便于监督 3.协调、舒适 办公室布置程序 ⑴对各部门的业务工作与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工之间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。 ⑵列表将各部门的工作人员及工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需要的空间，设定其空间大小。通常办公室的大小因各人工作性质而异。但一般而言，每人的办公空间，大者可3㎡-10㎡，普通者1.5㎡-8㎡即可以。 ⑶根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。 ⑷绘制办公室座位布置图，然后依图布置。 ⑸对设备的安放提出合理建议。 二、营造健康、安全的办公环境 安全检查的内容 办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 健康、安全办公环境的基本要求 案例展示 进行安全检查，改进工作环境 安全检查包括办公环境和办公设备 『案例』通常企业办公室中安全检查的方法： 1、确定检查周期，定期检查 2、发现隐患，在职权范围内排除或减少危险 3、个人职权无法排除时，有责任和义务报告、跟进、直到解决 4、将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中 范例: 天地公司隐患记录及处理表 办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患 （1）地、墙、天花板、门、窗中的隐患，如离开办公室前不锁门。 （2）室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患，如光线不足或光线耀眼。 （3）办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用正确的姿态操作。 （4）办公设备及操作中的隐患，如设备电器插头打火或电线磨损裸露。 （5）工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮的椅子上举放物品。 （6）工作中疏忽大意造成失密的隐患，如复印时将保密的原文件忘在复印机玻璃板上。 （7）火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头，在灭火器前堆放物品。 国家为改善企业的劳动条件，保护员工的安全和健康，保证劳动生产率的提高，从1956年起就制定了《工厂安全卫生规程》，对工作场所的条件提出了具体的规定。例如：第9条“工作场所应该保持整齐清洁”；第17条“工作场所的光线应该充足”；第21条“去暖和降温措施”；第31条“工作场所应该备有急救箱”等，都说明国家一直非常重视员工的安全和健康。 第二节 办公日常事务管理 学习目标 1、掌握值班工作 2、掌握领用现金管理及办理报销手续 3、了解印章和介绍信管理 4、收发文处理 5、时间管理 6、电话工作 一、安排值班工作 值班的任务和作用 对值班室与值班人员的要求? 值班日志与交接班 值班的任务和作用 ： 值班大致设立值班室,值班室有兼职值班室与专职值班室两种类型。值班室的任务主要有以下几个方面: ? 1、办理领导交办的有关事项? 2、下班后和放假期间的文件和事务处理? 3、来访接待工作 4、沟通上下级通讯联系? 5、记好当天大事记?(三项记录: