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三、 基础资料 K3使用前，必须设置好基础资料，基础资料是运行K3系统的基石，有点象做房子前要准备好材料一样。基础资料的准备顺序基本上就是系统默认的顺序。这个顺序没有什么特别的，怎么着都行，你在需要时自动提示你需要先处理哪一些。不过我还是要将一般处理顺序说明一下，最好是：币别、凭证字、计量单位、结算方式、仓库、仓位、部门、职员、科目、客户、供应商、物料。一些项目是有必录项与非必录项的，在前期我们可以只录入必录项，以后在需要时再录入非必录信息。我原以为仓库与仓位是一多对应的，后来在操作中体会到，两者是可以任意组合的。在设立仓位时，建议管理员到演示帐套中看一看两者的区别与联系，仓库是在单据表头上的，仓位是在表体的，只有设了仓位管理的才需录入仓位。由于上述特点，可以将仓位管理虚拟出来进行一些其他的使用。在客户、供应商、部门、职员、物料等中，其代码可以随时更改，在更改代码后，其原有信息自动过到新代码之中。如果代码分了级次，更改上一级次的代码，其下级代码成建制的都将相应的上级代码更改过来了。对于代码有两点共性需要说明：一是代码是以“小数点”来区分不同级次的，相同的点数为相同的级数，同一级中的代码长短可以不一样；二是同一核算项目的明细项尽可能的在级次和长度上保持一致。中小企业职员建议分两级，第一级表示部门，第二级是职员。这样查询起来方便一些，不过如果是使用了CRM系统且与K3系统集成的话，则不能使用小数点来作为分级了，因为CRM中不认这种分级，同样的还有客户也不能以小数点来区分级次。（对CRM的了解仅此而已）科目 科目代码的更改有自身的特点，其他项目的代码随时都可以更改，科目的代码的更改就不一样了。在科目使用后，其一级代码可以改动，除此外都不能改动。设置科目要了解哪些属性是用后可以更改的，哪些是不能更改的。如上述代码除一级外都不能更改，同样不能更改的有科目类别、数量金额核算、是否为现金科目和银行存款科目、是否出日记帐、余额方向、计量单位和所挂的核算项目。别的不易反复，最易反复的是科目所挂的核算项目，如原材料挂了物料这一核算项目，后来又不想挂了，只在存货核算中看明细就行了等等。今天我们一位同事就提出来，应收帐款只挂客户，不挂职员了，因为回款时谁也不便去看以前挂应收时是哪一位职员。如果出现了核算项目确实需要更改的话，可以新建一个科目，然后将余额转到相应的科目中去。科目修改后不宜禁用，因为科目禁用后，如果要查原数据的话，查询不到。这一点与其他核算项目不一样，其他核算项目在禁用后，是可以看到原来的数据的。记住现金和银行类科目不要勾上现金等价物，如果你以后在作现金流量表（总帐中的）时最后的现金净增加额与总帐的不对，你可以到科目中查看一下是否将现金及银行存款勾上了现金等价物，如果都勾上会记重的。科目上一级代码被作为明细代码使用后，可以增加下一级代码，其上一级的发生额及余额等自动地被第一个增加的下级科目所继承，其他项目也都如此。科目应注意的主要是以上几点，常规的科目没有什么可说的，这里说明一下我们几个具体科目设置时的体会。1、 往来科目最好挂核算项目，不设明细科目。往来科目指应（预）收帐款、应（预）付帐款、其他应收（付）款。应（预）收帐款、应（预）付帐款可以考虑同时挂上职员，其他应收（付）款一般分2个二级科目：往来单位和职员。职员在核算项目中有，往来单位则需要增加。大家要熟悉在K3系统中可以增加核算项目和辅助资料，这些会与系统默认的一样使用。增加往来单位后，在科目“其他应收款—单位往来”中就可以增加其核算项目“往来单位”了。对于往来科目，我建议大家不要设置预收帐款和预付帐款，其他应付款在一般情况下也可以不设，这是一个纯财务问题，供财务人员参考。2、 购买并使用了仓存和存货核算系统的单位，存货会计科目可以不设明细，也不挂核算项目，只需一级科目就行了。由于凭证都是物流系统中过来，需要查询明细帐时到存货核算中查看就行了。3、 销售费用、管理费用明细科目可以采用核算项目，而不按传统的处理为明细科目，这样一是可以将两项费用中的相同项通过的定的方式一并查询，如要查业务费，不选择科目、只选择业务费，就可以看到所有挂业务费费用科目的业务费是多少，另外如果挂项目则可以使用“核算项目组合表”查看分部门或职员的销售费用、管理费用明细表。制造费用也可以考虑与销售费用、管理费用一并使用核算项目。4、 如果购买了固定资产系统的，固定资产资产和折旧只需设置一级科目即可。-----客户、供应商 在开始使用时可以只录入必录项，非必录项资料也同时录入，不要都留在以后录入。客户与供应商的代码建议以各省的标准代码作为第一级，第二级就到明细了。各省的代码即身份证的前两位数。有的同志偏好分为三至四级，第一级分国内、国外，国内的第二级为六大区域的划分，第三级是省份，第四级才是明细，其实前两级没有必