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归档文件整理的基本方法 和整理过程中应注意的问题 一、归档文件整理的基本方法和整理过程中应注意的问题 我们首先要了解《归档文件整理规则》，是国家档案局于2000年12月6日发布的中华人民共和国行业标准DA/22—2000《归档文件整理规则》，是我国机关档案工作的一次重大调整，《规则》以“简化整理，深化解索”为宗旨，是对原来的文书立卷方法的一次重要改革。对归档文件整理的原则和具体方法作了新的规定。他涉及面广、范围宽，对各级各类机关档案工作提出了新的要求。结合我县实际，对归档文件整理的基本方法和整理过程中应注意的问题，作如下介绍： １、归档文件：就是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 办理完毕：是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。比如说：请示与批复；在复文发出或收到后，在文书处理上就等于办理完毕；一份通知收到后，经过相关人员传阅后，也算办理完毕。办理完毕后就可以归档了，这就是体现了随办随归；调整了归档文件整理工作流程，改变原有的每年集中整理归档的习惯做法，使办事完毕的文件能够直接进入档案整理环节，“随办随归”从而使归档文件变成一项日常工作。 ２、归档文件整理： 目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。今天我们主要介绍文件级整理方法。 大家都知道，用传统方法立卷时“卷”是文件整理和保管的最小单位。 文件级整理方法，就是将小档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件的定义：件是指归档文件整理单位。 文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。一般情况下，文件级整理大致需要十二道程序；即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、归档范围、排文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。 归档文件整理时段划分：2002年以前文书档案保管是按“卷”为单位，2002年以后包括2002年按“件”为单位。2007年以前保管期限是永久、长期、短期。2007年以后包括2007年的保管期限是永久、30年、10年。所以大家要把这个时段划分搞清楚。 ３、整理的基本原则；概括为，一是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；二是区分不同价值，便于保管和利用。 （1）具体操作上，就是在分类时，将归档文件按照不同年度、不同机构（问题）在形成中的客观规律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系；在同一年度，同一保管期限，同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。 （2）区分不同价值：就是说不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同保管期限。 （3）便于保管利用：这是归档文件整理的基本原则；也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。《归档文件整理规则》推行文件级整理，正是新形势下对这一原则的合理发挥。 ４．归档文件质量要求；归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 对有请示缺批复的处理 ①有批复但未归档。一是有关申请添置固定资产、调拔经费的批复文件，一般习惯于由财务部门或业务部门直接用批复原件去办理划拔、添置手续；办理完后将批复原件和凭证一起归入会计档案，对此，应明确要求其在手续办理完毕后将批复原件交文书处理人员归档，并提供批复复印件与会计凭证一并归档。二是批复文件未经正式收文渠道传递，而由经办部门或经办人员直接取回后留存。对此应要回原件归档。 ②电话批复、口头批复未形成文字，或未批复，但实际上已办理，即成事实。此类请示文件在归档之前，应由承办人员在请示文件上注明办理的具体情况，并加盖公章后归档。 ③直接在请示原件上批复的，将此份请示直接归档即可。 ④一个问题或一件事情，经多次请示才予批复的，将批复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档，前几次请示文件可不归档。 ⑤未批复也未办理的请示文件，属于正在办理过程中的文件，可暂不归档，但必须妥善保管，以备查找。如此类请示文件较多，已没有批复的可能，可单独整理。 ５、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 6、文件材料的收集 就是将分散在业务部门、领导或有关人员手中的文件收集起来，（包括上级下发的，同级和不相隶属机关送来的，下级机关报送的）具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整。 文件材料收集的几个难点： （1）领导手中的文件； （2）人事、财会、保卫等部门的文件； （3）“帐外文件”； “账外文件”：指未经发文登记和打印、编号的文件。 1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回