档案管理办法(草拟)..doc

档案管理办法（草拟） 第一章 总则 第一条 为加强公司档案管理，有效保护和利用档案，为公司日常工作的正常运转提供服务，特制定本管理办法； 本办法中所指档案，包括公司、子公司、分公司、工厂等在日常经营活 动中形成的具有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录； 公司归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件时间的有机联 系，区分不同价值，便于保管和利用； 公司档案实现二级管理。一级管理由企划中心档案管理专员负责；二级 管理由各部门档案员负责。根据文件的需要特定时间将二级管理档案清册移交到企划中心档案管理员处，并会同其一起进行清点核查。 第二章 档案分类 公司产生的所有档案均应按类存放，不得混合散乱堆放。 公司档案可分为：文书类档案，公司对内、对外各类正式发文，法律公文，项目文件，工程类档案，财务类档案，合同类档案，人事类档案，公司各类证照等。 公文类档案以发文字号为分类标记，以问好为顺序排列； 会议类档案以会议种类为分类标记，以日期为流水排序依据； 合同类档案以合同所涉及事项种类为依据，并以日期先后顺序排列； 法律类等专门、专项档案以事件为单位独立存放。 第三章 归档范围及归档时间 归档范围：凡是在公司行政工作、各项生产活动中产生的，具有保存、备查和利用价值的文件资料均属于应归档范围。具体有以下条款： 政府行政机关和本行业行政管理机关的文件材料。包括公司章程、股东 名册、政府机关核准的文件等； 公司内部文件，包括公司发文（签报表、签发稿、印刷稿以及重要文件 的各版本修改稿）；会议纪要；公司内部上下级部门之间的请示、批复文件；公司各部门形成的工作计划、总结、报告等； 公司产品购销所涉及的各种合同审批表及合同原件； 公司经营中所遇到的各种法律案件的卷宗； 公司日常工作过程中产生的各种行政类合同及其审批表，公司日常 工作过程中产生的各种审批单； 不归档范围：除应归档的文件、资料、合同外，其余的资料不予归档。具体有以下条款： 重复的文件，一般事务性的无查考、保存价值的文献； 未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿； 未经领导审阅、批示、签发的未生效文件； 与本公司业务无关的文件和非隶属政府行政部门送来的参考性文 件。 移交时间：指公司各部门将需要归档的文件、合同和审批表等向档案室移交的时间。移交时填写《档案移交登记表》。 归档时间：指档案管理专员对各部门移交的档案审核、鉴定无误后，编制档案编号、目录、索引后进行归档的时间。归档时填写《档案归档登记表》，一般档案移交后一到二个工作日内进行归档。 公司形成的公文档案可随时向档案室移交，由经办人负责整理，文 件依次按照签报、文件正本、文件副本、重要文件的修改稿装订； 公司形成的合同档案，在完成合同评审后的10个工作日内，由经办 人将合同原件移交到档案室； 各部门在工作中形成的其他各种应归档的文件资料，在整理完毕后 即可移交到档案室； 公司形成的财务报表，其中包括项目上的财务报表、工资报表、 公司账目支出明细表在每个月月底由经办人将原件移交到档案室； 公司经营中所遇到的各种法律案件的卷宗于案卷终审完毕后由 法务部人员将案件审理资料整理装订后移交到档案室； 第四章 归档要求 档案文件必须按规定分类整理、编目； 归档文件不能用铅笔、圆珠笔、彩笔和蓝色复印纸书写。热敏纸 类的传真件、复印件均不能归档； 音像档案要求：磁带、录像带、光盘需原版；计算机软 盘、光盘需可运行；照片、底片需清晰完整，并要附有文字说明，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素，装入照片档案盒； 录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签，注明：题目（内 容）、制作日期、制作人、盘数、序号等； 档案号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多 类者，应先确定其主要类别，再编列档案号； 档案号自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于右脚首 页的左上角，左方装订者则填写于右脚首页的右上角； 归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹 内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅； 档案夹的背脊应标明档案夹内所含案件的分类编号及名称，以便查 档。 第五章 档案管理工作流程 档案管理工作分八个环节：收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、 统计、利用。公司以各部门为单位，按照档案分类要求，在规定时间内将文件、证照等原件整理后，移交到档案室。档案管理专员经过审核、鉴定无误后进行编码、编目、检索后归档； 收集 各部门按要求建立档案，做好档案登记目录，经部门负责人审签后，在规定时间内送交档案室备查，并依据要求将移交档案原件。如部门确需留存原件的，应办理档案借阅手续； 整理、与鉴定 文件点收：文件结案移送归档时，应根据如下原则点收： 检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入； 文件如经过抽查，