档案管理规定V21..doc

档案管理规定V2.1 版本号：V2.1 附件数：1 密 级： 机密 撰写人： 审核人： 审批人： 目 录 1.目的 2 2.范围 2 3.名词解释 2 4.职责 3 5.管理制度 4 5.1归档范围 4 5.2质量要求 5 5.3档案收集规则 5 5.4档案整理规则 6 5.5装订 10 5.6分类 10 5.7排列 11 5.8编号 11 5.9编目 13 5.10装盒 14 5.11备考表 14 5.12档案的保管及保护 14 5.13档案的移交 14 5.14移交要求 17 5.15移交时限 18 5.16档案的使用 18 5.17档案的鉴定 20 5.18档案的处置 20 5.19档案的销毁 20 5.20档案管理人员考核办法 21 6.工作流程………………………………………………………………………………………….22 7.注意事项………………………………………………………………………………………….22 8.奖惩条例………………………………………………………………………………………….23 9.附件 23 目的： 为使的能够得到科学及时的分类整理，并有效传递使用，提高档案管理的质量与效率而制定。档案是指公司过去和现在，在从事经营、科学技术、文化等活动中形成的对公司有保存的各种文字、图表、图纸、声像、电子文档等历史记录。是指是件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，征文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册为一件，来文与复文可为一件。归档文件是指归档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为档案保存的各种文件材料。总部档案管理人员：对各级单位档案形成积累和整理归档工作实行业务指导、监督和检查。 组织开展档案的定期移交，并进行检查、核实、验收工作组织开展档案的鉴定和统计工作。指导开展档案的使用工作，资料共享的协调工作负责档案的整理、归档、保管和使用工作负责编制、完善档案管理制度。 负责档案室的组织建设工作。各中心员及各地区公司档案管理人员： 负责本公司形成的资料档案的收集、初步鉴定和整理归档工作在指定时间内按移交要求完成档案移交工作。 负责本部门人员的档案借阅使用工作及与其他各部门的资料共享的协调工作。为：文书档案，声像档案电子档案，实物档案。为质量要求纸制类档案应确保归档文件的清晰、齐全和完整对于已破损的文件应及时予以修整，字迹模糊或易退变的文件应予以复制。声像档案应确保声像制品声像清晰、完整无损，照片及底片无斑点、划伤、折痕及模糊不清等现象；同时要保证声像制品为原版（照片不分版）。电子档案应制作相应的纸质拷贝件，做好电子文档的备份，确保文件无病毒。 档案收集规则对于总部各中心及地区公司下属各文员及资料员在收集资料时应注意：严格登记。对来往的行文、会议文件等均逐件登记，做到有据可查。不仅要对通过正常渠道传送的文件逐件登记，而且要对外出开会人员带回本单位的文件料也要登记，避免出现漏洞。 及时收集。对于办理完毕、属于归档范围内的档案资料应定期进行收集并归档。电子文档应随办随归，即办理完毕便进行收集归档。避免因机构变化、人事变动、工作调整等原因而造成文件散失。文件资料如有更改、变化，应注意收集文件在变化的过程中所产生的过程文件资料。严格检查。对于收集起来的各档案资料，应逐件针对以下方面进行检查：此份文件应为已处理完毕的生效文件；这些文件材料是否是原件，如是原件，应注意下列文件资料是否齐全完整：每份文件的正本、重要的草稿、附件及在办理此份文件的过程中所产生的文件资料等。如不是原件，应注明无原件的原因及原件存放地。档案整理规则档案整理工作的包括将收集到的文件资料，按照其和进行装订、分类、排列、编号、编目和装盒工作。装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，副本在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。装订之前，须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对破损的文件进行裱糊；装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。整卷装订，采用三孔一线的方法装订，结头放在文件的底部、卷皮之内。不宜装订则装入卷袋或卷盒内对于，可以按三级进行分类：以部门为关键词进行一级分类。根据档案的不同进行二级分类，可分为：文书档案，声像档案，电子档案，实物档案。 据档案具体内容进行三级分类。如，法律资质类、会议纪要类、公文类等。公文类文件在执行过程中，按《管理制度》的分类及编号方法进行详细的分类和编号。各部门不具备本制度中所列的档案项目，可根据各部门实际情况分类存档所产生的文件资料。排列归档文件应在分类方案的最低一级目录内，按依次排列