(COP01文件管理程序.docVIP

修订状态 版本 修订记录 编制 审核 批准 生效日期 A 首次发行2006年 2月1 日 发放部门份数签收记录发放部门份数签收记录 一、目的： 为了能很好地管理本公司质量体系内的所有文件，使公司文件在发行、修改、回收等方面都做到有效地控制。围：本公司质量体系内所有文件以及所有的外部提供文件等。三、定义： 3.1 外部文件 3.1.1 国家规定，法令及以此为准的规定等公用规定。3.1.2 客户提供的在技术方面的规格、要求等。3.2 受控正本：即受控文件的原稿 3.3 受控副本：即受控文件的复印件 3.4 旧版：3.5 参考：即文件仅供参考如今后有何改动不作回收及修改通知的文件。四、职责： 4.1 行政部（文控中心）：负责公司所有文件的分发回收控制。 4.2 各部门文件制作人：负责相关文 4.3 各部门负责人：负责相关程序文件的审核、作业指导书的批准。 4.4 管理者代表：负责手册的审核以及程序文件的批准。 4.5 总经理：负责质量手册的批准。五、程序内容： 5.1 本公司文件编号采用以下方法：5.1.1 手册的编号QM—01 表示文件编号 表示质量手册5.1.2 程序文件的编号COP 01 表示流水号 表示质量程序文件 5.1.3 作业指导书类的编号 ZC- **- WI— 001 序列号 表示作业指导书 表示部门代码 表示公司代码:Factory Manager 代码为:FM 品质部:Quality Control Division代码为:QC 生产部:Production Division 代码为:PD 物控部:Materiel Cortrol Division 代码为:MC 业务部:Commerce Division代码为:CD 行政部：Administration Division代码为:AD 5.1.4 表格窗体编号- FM- □□--□（版本号） 表示流水号 表示部门代码 5.2 文件版本的更换：文件首次制作发行为A版（作业指导书和表格可不注明），第一次修改后变更为B版，第二次修改后为C版……以此类推，当达到第27次时，从AA开始，再AB5.3 受控文件的拟定与修改：受控文件的修改与拟定必须由原制定部门负责，经相应的职责权限负责人审核批准后，文件方可交文控中心受控发放。5.4 若受控文件不适用，不可在原件上直接修改，必须对相应的副本进行修改，并尽快通知文控中心修改。5.5 文件的发放：经拟定或修改的文件经审批后，送到文控中心，经文控中心判断符合公司体系要求后，正本控制，并复印副本，将副本盖上受控文件章，将副本发放到相关部门，相关部门领用人在正本文件上签名签收。5.6 文件的回收与作废：新版本文件发放时，同时须将所有的旧版文件回收文控中心，旧版正本文件盖上作废文件章，由文控中心至少保存一年，旧版副本文件由文控中心作废。5.7 参考文件的发放：当客户或其它外界需用相关文件的时候，在所复印的副本上加盖参考章，所有盖有参考章的文件，本公司将不再回收与管理，当文件有修改时，亦不作任何通知版本的更换。5.8 文件的保管 5.8.1 所有的受控正本文件必须作有《受控文件一览表》。5.8.2 文件控制中心每年至少一次，须根据《受控文件一览表》对各部门的文件进行查5.9 文件的领用及取消5.9.1 如各部门有遗失或要取消的文件，申请人必须填写《领用、取消文件申请单》，由所属部门负责人及管理者代表审批后，交文控中心按规定补发或取消文件。5.9.2 经取消的文件在《受控文件一览表》中予以删除。5