XX公司费用管理及报销办法解析.doc

XX公司费用管理及报销办法 目 录 第一章 总则 第二章 费用管理内容 第三章 费用报销规定 第四章 附则 第一章 总则 第一条 为加强XX公司(以下简称“公司”)费用管理，合理控制各项费用支出，规范费用报销流程，特制定本办法。 第二条 各项费用支出均以公司批复的年度费用预算为依据，在预算范围内开支。各部门负责人应做好费用项目的控制，避免出现超预算的情况。 第三条 本办法适用于XX公司各部门。 第二章 费用管理内容 第四条 费用管理分为日常费用和专项费用管理两部分。 第五条 日常费用主要包括：办公费、业务招待费、交通燃料费、邮电通讯费、会议费、差旅费、修理费、书报资料费、礼品费等等。 第六条 专项费用主要包括：出国费、咨询费、诉讼费、广告费、审计费、赞助费、职工住房物业费及供暖费、职工教育经费、福利费、经济补偿金等。 第三章 费用报销规定 第七条 费用报销审批权限 为完善内部控制，费用管理按照权限分级审批。费用报销审批坚持“一支笔签字”原则，需要授权的，须以书面正本授权书通知财务部，否则不予认可。 （一）日常费用 1. 个人预算内费用报销审批权限： （1）部门副经理（含助理）级以下人员的费用报销由部门经理（或主持）或其授权签字人审批; （2）部门副经理（含助理）的费用报销，由本人作为报销人签字，部门经理（或主持）签字后报公司主管领导审批; （3）部门经理（或主持）的费用报销，由本人作为报销人签字，公司主管领导审批; （4）公司副总经理（含总经理助理）的费用报销，由本人作为报销人签字，公司总经理或其授权人审批; （5）公司总经理的费用报销，由本人作为报销人签字，公司财务总监审批。 2.部门公共预算内费用报销由部门经理（或主持）或其授权签字人审批。 3.公司公共预算内费用报销由公司总经理或其授权人审批。 4、超预算费用报销须报公司总经理或授权人审批。 （二）专项费用 1.有专项请示报告的：经办人员应提交经公司主管领导批准的专项请示报告，在核批的预算范围内，由部门经理（或主持）或其授权人签字报销。 2.无专项请示报告的：经办人员凭有效合同、协议及经公司主管领导批准的费用报销单报销。 第八条 费用报销支付方式与报销程序 费用报销的支付方式以现金和支票支付为主。 （一）现金支付 1.以现金方式支付费用款，应在国家财经制度规定的现金支出范围内，主要包括： 个人劳务报酬； 各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出； 出差人员必须随身携带的差旅费； 结算起点（1000元）以下的零星支出； 中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。 2. 现金报销时间为每周四、五。报销人员应填妥报销单，按上述第七条之审批权限签批后交财务部，由相关会计人员审核并制作记账凭证后交出纳统一进行现金收付。 3.借支现金，应填写借款单，经部门经理（或主持）或其授权人、财务部经理或其授权人签字后，到财务部办理借款手续。报销费用时，凭有效单据填写费用报销单，按上述第七条之审批权限签批后，到财务部办理报销手续，并在备注栏加以说明。 4.借款人应及时办理借款核销手续（还款或报销费用冲还借款），原则上不允许重复借款，前次借款未结清者，不得再次借款。 （二）支票支付 原则上，金额1000元人民币及以上的支出款项须使用支票支付。 1.经办人员须填制支票领用单。日常费用的支票领用，由部门经理（或主持）或其授权人、财务部经理或其授权人签字后，到财务部办理领用手续。专项费用的支票领用，须另附主管领导批准的专项请示报告。 2.支票领用后，只能用于支票领用单上写明的用途，不得挪作他用。如因故未使用，经办人员须于领用后两日内将支票退回财务部。 3.支票使用后，经办人员须在三个工作日内将填妥并有效签字的费用报销单送交财务部办理报销手续。因特殊情况不能在规定时间内报销的，须及时向财务部说明。逾期不报销的人员，财务部将定期公布，并不允许其所在部门领取新支票。 第九条 费用报销标准 费用报销须按照公司规定的标准报销，超标准报销费用的，应在报销前经有效审批人的上级直接负责人或总经理及授权人批准。 业务招待费：指与业务有关的宴请费和礼品支出。 宴请客户无特殊理由不得去豪华饭店，公司领导级一次宴请金额原则上不超过2000元且人均标准不超过200元，部门经理级一次宴请金额原则上不超过1000元且人均标准不超过150元，其他人员一次宴请原则上不超过500元且人均标准不超过100元。凡一次消费超过规定限额及标准的，应按分级审批权限，报上一级领导审批，严禁将同一招待活动发生的费用拆分后分次报销。 礼品支出，要求各部门尽量使用公司办公室统一购买的礼品，对有特殊要求购买的其他礼品，由各部门自行采购，报销