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论秘书办公室工作的重要性及改进措施 摘要：目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已日渐成为参与管理的特殊助手。本文通过阐述秘书工作的内容、特性，秘书应该具备的职业道德和秘书的工作现状，结合本人在医院办公室的一年实习感悟，以办公室秘书为例，提出办公室工作中现存的一些问题，并指出改进方案，希望秘书在职人员通过不断思考，不断自我提高，使秘书这一行业越来越专业化，成为各个单位发展不可或缺的前进助推力。 关键词：秘书 办公室工作 在21世纪的今天，随着社会的发展和竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视。秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而日渐成为参与管理的特殊助手。一般而言，秘书的角色定位应是辅佐的功能，帮助领导者处理一切里里外外的业务是秘书的职责所在。在现代，一般公司或机构因为传统背景的关系，秘书的职务并不是那么确定。秘书除了本身主管外，和其他部门人员的关系也非常密切和重要，形成纵横交错而复杂的人际关系。 1秘书工作的一般阐述 何为秘书呢？学术界对此尚未有定论，我们一般意义中的秘书是传统的职业之一，是一种职务名称，指处于枢纽地位[1]，主要从事办文、办会、办事来辅助决策，并服务于领导的人员，是领导的参谋与助手。 1.1秘书的工作内容 秘书的工作非常繁琐，大致有以下几项：接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；收发与回复日常邮件；撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；将文件、信件及其他记录等材料归档；备份信件及其他文档；接待访客；采购、分发和控制办公用品等等。 1.2秘书工作的特性 1.2.1辅助性 根源于秘书工作的从属地位，也可称之为从属性。辅助性主要体现在地位的从属性和工作的被动性两个方面。①地位的从属性。秘书工作是伴随着领导活动，有了领导活动才有为领导活动直接服务的秘书工作。②秘书的工作是围绕着领导工作的需求而运转服务。领导的指令和授意是秘书工作的主线与核心。 1.2.2政治性 秘书工作从属于领导，领导工作的政治性决定了秘书工作的政治性。政治性主要体现在三个方面：①阶级性。领导工作是有阶级性的，因此作为辅助领导的秘书工作，也必然具有鲜明的阶级性【2】。②政策性。秘书工作必须遵循政策性原则。③机要性。秘书工作是一项机要性工作。 1.2.3综合性 领导工作要总揽全局，领导整个机关、单位内方方面面的工作。秘书部门是综合办事部门，秘书人员是领导的参谋和助手，领导所涉及的工作范围，秘书工作都要涉及，要为领导提供全方位的综合性服务。所以说秘书的工作是涉及全局的综合性工作，具有综合性的特点。 1.3 秘书的职业道德 1.3.1忠于职守 秘书工作的辅助性、潜隐性，决定了秘书人员是“幕后角色”，要求他们甘于平凡，乐于奉献，任劳任怨，恪尽职守，不因工作烦琐而厌倦，不因工作无名而抱怨。 1.3.2廉洁奉公 秘书人员作为领导的参谋和助手，应自觉抵制不正之风。要秉公办事，清正廉洁，不利用职权和工作之便，假公济私，谋取私利。 1.3.3团结合作 秘书部门处于机关、单位的枢纽部位，要负责综合协调。为此，秘书人员要处理好人际关系，加强团结，善于合作，协商办事。 1.3.4严守机密 秘书人员由于工作需要，有更多的机会接触机密。相对而言与其他人员相比，知密早，知密多，知密深。因此，秘书人员要严守党和国家的机密，遵守保密法规条例和保密制度，做好保密工作，保持高度的革命警惕性，防止失密、窃密事件的发生。 1.3.5文明礼貌 秘书部门是机关、单位形象的“门面”和“窗口”，秘书人员的一言一行关系到整个机关、单位的形象，关系重大。因此，秘书人员要树立形象理念，要知道单位形象是组织的一笔无形资产，自己的一言一行事关单位的知名度 、美誉度。 1.4 秘书工作的职业现状 秘书职业向来是职场上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而日渐成为参与管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在领导没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力[3]，并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上升的原因所在。 2 秘书工作的重要性 秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。秘书必须具备冷静和细致的素质。在领导不可及的范围以及领导可及但是没有必要亲自去做的范围内，履行自己的职责，保证所属企业的高效运行，这就好比是领导的第三只手[4]。有了这第三只手，领