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办公自动化概论 1、办公自动化概述 办公自动化是信息化时代最重要的标志之一，它将人、计算机和信息三者有效的结合为一个办公体系，构成一个服务于办公业务的人机信息处理系统。在整个系统中通过使用先进的机器设备和技术，办公人员可以充分利用各种办公信息资源，从而提高办公效率，使办公业务从事务级进入管理级，甚至辅助决策。 1.1“办公自动化”基本概念 在信息化社会的今天，办公自动化早就超出了狭窄的办公室范围，逐渐渗透到管理的范畴。人们将其统称为“办公自动化”（Office Automation,简称“OA”）。 办公自动化就是利用现代化的设备和技术，以全部或部分代替办公人员的业务活动，优质高效地处理办公信息和办公事务。目前，办公自动化已将计算机技术、通信技术、科学管理思想和行为科学有机结合在一起，应用于传统的数据处理、非数值型信息且机构不明确的办公事务上，有效地提高了办公质量和办公效率。 办公自动化的主要内容 现代办公表现在两个方面：一是处理办公信息；二是产生办公信息。常见的办公信息主要包括文字、报表、语言、图形图象等。 办公自动化的主要内容包括利用现代信息技术手段进行文字处理、报表处理、数值和非数值计算、图形图象处理、语言处理、通信、信息存储与管理、日程管理和辅助决策等各方面。 办公自动化的主要特点：现代办公与传统办公相比，有较大的区别。这不仅在内容和对象上存在差别，更主要是在方式和手段上存在区别。传统办公中有许多需要大量人工进行处理的内容，在现代办公中大都用计算机替代了，现代办公的效率更高，管理更加有序。 现代办公自动化的主要特点有： 1、提高办公效率，减小劳动强度，充分利用各单位、企业内部的知识资源和技能。 2、实现办公用品、生产设备以及科技图书、文书、科技、人事、财务档案的有效管理，防止信息资源的流失。 3、运用网络，建立经济、方便、快捷的电子邮件通讯平台和网上培训基地，不仅方便 交流，而且实现了资源的充分运用、反馈信息的及时收集。 1.2办公自动化系统简述 办公信息处理的自动化是利用先进的科学技术将办公人员和先进设备（计算机、网络、现代办公设备）结合起来构成的人机信息处理系统，它使人的办公活动逐步由各种设备和人机信息系统来协助完成辅助决策，实现办公人员智力劳动的自动化、电子化、专业化，最大程度地减轻劳动强度，达到充分利用信息，提高工作效率和质量，提高生产率的目的。 办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系：信息是被加工的对象，机器是加工手段，人是加工过程中的设计者、指挥者和成果的享用者。 ： 按照办公自动化系统的功能将其划分为三个层次 一、事务型办公自动化系统。这个层次只限于单机或简单的小型局域网上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用。它包括基本办公事务处理和机关行政事务处理，主要从事文字处理、个人日程安排、个人文库管理、行文办理、邮件办理、文档资料管理、快速印刷、编辑排版、电子报表等事务。 办公事务处理级上我们可以使用多种OA子系统，电子文档管理系统、智能化的中文检索系统（如全文检索系统）、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。 事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。 举例分析 例如：某区政府报来文件要求某地区盖一座公共建筑，申请批准，文件传递到市政府有关机构，市有关领导看到文件后，要去寻找市里有关规划盖楼的文件法规，又需要研究全市的经费预算，以及其它许多参考资料，然后研究决定同意或不同意。并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给区政府。  在以上例子中，信息以文件方式传递、处理；领导查阅、参照的有关法规也是信息，这是数据信息。研究决定过程，主要是领导者的意志。但是客观信息分析，可以做出几种可选择的方案。在这个全过程中，如果采用计算机处理来往的文件，可以说是初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料数据，这是更进一步的自动化。如果由计算机自动分析有关本事件的资料，自动提供若干个供决策者采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化。  再进一步分析这个例子，如果市政府微机办公系统和市政府法规信息数据库系统、市政府财务管理系统是一个集成化的统一系统，计算机自动从有关系统中寻取机关资料，这种系统就是办公自动化更高层次的集成化。  另外，如果市政府办公系统和区政府办公系统是一个集成的计算机网络系统，可以通过网络传递信息，可以远程处理业务，那这就是一个更进一步的网络化的办公室自动化系统。  所以，