文件与资料管制程序[精选].doc

1.目 的：确保品质系统所用之文件处理迅速﹑正确流通﹑应用及管制,以确保各相关部门能适时获得且有效之最新文件。　 2.适用范围：本公司所生产之产品自工程资料﹑原物料采购﹑制造﹑检验测试﹑包装储运至出货等各阶段作业中，不论是本公司内部或客户／供应商提供之相关资料之制作及管理均属之。 3.定 义： 3.1一阶文件：(品质手册)。 3.2二阶文件(程序文件)：管理责任、合约审查、内部稽核等，如品质手册内所订定各项程序。 3.3三阶文件(工作指导书)：作业标准、使用手册、技术文件、检验标准、图面等之资料文件均属之。 3.3.1各部门共通性：管理办法类文件。 3.3.2单位专属性：图面、检规、零件表、工程管理表、作业指示、技术资料﹑操作说明、其它。 3.3.3外来文件及其它标准。 3.4四阶文件(表单)：窗体、记录、校验记录﹑矫正记录﹑测试／报告﹑保养记录﹑训练记录等。 3.5外来文件：客户标准、规格、检验规格、图面、国家标准、等，以及本公司程序文件或工作指导书所依据并引用之标准均属之。 3.6记录性文件：管理审查记录，持续改善之决策记录等。 4. 权 责： 见各类文件制作、审查、核准、管理权责区分表 文件类别 制 作 审 查 核 准 管理 品质手册 管理者代表 总经理 总经理 文件管制中心 程序文件 相关部门承办人 管理者代表 总经理 文件管制中心 工作指导书 部门主管指定 单位主管 部门主管 文件管制中心 5.作业内容： 5.1文件管制作业流程： (如附件一)。 5.2 文件制订﹑修订﹑废止作业: 5.2.1 文件之制订作业：视需要由各部门指定专人完成拟案，并按本程序各类文件制作、审查、核准权责办理。然后交文管填写《文件分发缴回记录表》，会相关单位办理。 5.2.2 文件之修订作业：各类体系文件在实际作业中，若有不合现状﹑须修改或增订者, 得由发现单位或拟案单位填写《文件修订﹑废止申请单》，提出修订原因交原制订单位研议修改之，修订完成后之文件，其审查﹑核准﹑颁布发行等作业程序同 5.2.1 项条文（文件之制订作业）。 5.2.3文件之废止作业：文件废止之申请﹑核准等作业同 5.2.2 项条文（文件之修订作 业）。但文件废止后，原文件编号之版本／版次不可再重复使用。 5.2.4文件修订内容记录于《文件修订﹑废止申请单》，并由文件管制中心修订摘要转载封面页之修订记录内。 5.3 文件编码系统：各类文件之制订﹑修订均需由文管中心依文件编码系统编号管理。 5.3.1 文件编码系统 □ □ － □ □ □ － □ □ □ 注：此为一、二阶文件编码，三、四阶文件编码及其他文件编码依[编码规则]。 5.3.1.1 文件类别： 　　　　 QAM - 品质手册　　　QPM - 作业程序 　　　　　SOP - 作业标准书 　SIP - 检验标准书 FOR - 表单 W L - 外来文件 5.3.1.2流水号：各单位均用阿拉伯数自001起，作业程序按品质系统要项4～8章要求编号，4编4XX、 5编5XX、6编6XX、7编7XX、8编8XX依序编号应用。 5.3.2文件管制中心对各部门／单位之文件编号应以《文件管制总览表》列表管制,不得有重复或误用之情形。 5.3.3图面及规格数据之编号可参照5.3.1执行，亦可自行制订编码原则。 5.4 版本／版次： 5.4.1 第一次制订之原版以A/0表示, A版第一次修订以A/1表示，依此类推。为避免版次修订次数太多，影响文件之真实内容，凡版次经5次修订后，原制订单位得变更版本，发行第B版﹑第C版……等。 5.4.2外来文件之版本版次之更新由文管中心每年向原制订发行单位，或代理发行单位协调核对，适时取得新版，并以《文件管制总览表》更新记录。 5.5 文件分发﹑回收作业： 5.5.1 经核准之文件原稿，由文件管制中心保管并以《文件管制总览表》列帐管理，影印适当份数并于封面加盖发行章，封面及各页盖序号章发行之，并请收文单位签收。 经盖发行章的文件各单位不得自行影印，四阶文件可由各单位自行影印使用。 5.5.2 修订及废止时，文件管制中心依原分发单位回收所有旧版文件，回收时须注意数量及内容之完整性，并记录于《文件分发缴回记录表》上。 5.5.3文件之修订及废止，经核准后﹐旧版失效文件应于新文件发行之同时，收回销毁之，分发单位没有改变，《文件分发缴回记录表》不需再经核准。 5.5.4对外文件之分发，得由适当之对外单位代签收之，分发时应加盖发行章(含发行日期)并以《对外文件分发记录表》记录。失效或作废之文件则不予回收。 5.5.5 外来文件之分发： 5.5.5.1 客户提供之图面﹑规格或技