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股份有限公司 文件管制標準作業程序書 文件編號：H01-01-008 制訂部門：總經理室 發佈日期：94/ / 版本版次：A1 核 准 審 查 制 訂  股份有限公司 文件制、修訂／廢止申請單 ?制訂　　?修訂　　?廢止 94年 月 日 文件名稱 文件管制標準作業程序書 原內容： 提案單位對會審意見之決議 / 擬修訂內容： 日期 會審單位 會審主管 會　　　審　　　意　　　見　　　說　　　明 批示核決： 擬生效日 核准 審核 主管覆核 提案單位 1.目　　的：為確保公司文件與資料能有效管理，使所製作之作業規定、辦法、要領、有共同的遵循標準，並確保各部門能獲得最新版本之文件，故制訂本辦法作為管制之依據。 2.適用範圍：凡本公司內部有關作業之規定文件，外部提供之相關資料均屬之。 3.權責單位 3-1 核准頒佈：經總經理核定後公佈實施。 3-2 審查：總經理室、…。 3-3 文件之管制、分發、保存、回收、銷毀：文件管制中心。 3-4 辦法制定、修定、廢止：管理部。 4. 定義： 4-1 公司文件類別區分及定義： 4-1-1 手冊、規定類（第一階文件）：係指一作業流程為全公司性或跨越數個部門所共同必須遵守的作業內容。如工作規則（手冊），資材管理規定、人事管理規定等。 4-1-2 管理辦法類（第二階文件）：係由手冊、規定類中為再細述作業，所延伸之手續、方法、說明，為兩個部門以上或自己部門內的各相關單位所應遵循之作業準則，其所敘述之內容較手冊、規定類為細。如請購作業管理辦法、酒水作業管理辦法、零用金管理辦法、請休假作業管理辦法…等。 4-1-3 要領類（第三階文件）：由各類管理辦法（流程）中，為更詳細詮譯其作業內容，再細部說明之操作文件或是屬於單一部門，自己單位為達成某一作業或操作之具體方法、手段、解說參考等。如新進人員報到作業要領、開立統一發票作業要領、營業稅申報作業要領、資金日報表作業要領…等。 4-1-4 記錄/表單(第四階文件)：會議記錄、檢驗記錄、報告、圖表及各項表單等。 4-1-5 外部文件：凡涉及客戶/供應商之文件或相關法規、標準均列為三階文件，合約正本由各部門正本自行留存，副本交財會部存檔。 5.作業內容： 5-1 文件與資料管制作業流程。（文件與資料管制流程圖附件五十九） 5-2 文件之書寫內容與格式： (1)目的 (2)適用範圍 (3)權責單位 3-1 核准、頒佈：指該文件資料應由誰來簽准後公佈實施。 3-2 文件之審查：指該文件資料必須先經過那些單位來會審後，再交由核決主管簽核。 3-3 文件管制、分發、保存、回收、銷燬：指該文件資料是由那一單位來負責管制 、分發等控管，目前統一由總經理室內之文件管制中心執行。 3-4 文件制訂、修訂、廢止：指此一文件資料，係由那一單位來加提案或就已公佈實施以修改之。 (4)定義 (5)內容說明（按條款式橫向編號） 1： 1-1： 1-1-1： 1-1-2： 2： 2-1： 2-1-1： 2-1-2： (6)參考文件 (7)附件 5-3 文件制訂、修訂、廢止提案作業： 5-3-1 文件之制訂、修訂或廢止：由提案單位將「文件制修訂／廢止申請單」，連同送審之文件一併提出，敬會各文件審查單位審查。 （文件制修訂／廢止申請單附件三十九） 5-3-2 文件有下列情形時，應予修正： (1)公司文件內容已不合現況經營方針或事實需要，但修改後仍可實施者。 (2)公司文件內容已有局部不適用者。 (3)公司文件內容局部與現行政府法令抵觸者。 (4)同一事項適用之公司標準其內容彼此有矛盾者。 (5)其他有必要修正者。 5-3-3 文件有下列情形者應予廢止： (1)公司文件內容與現行經營方針相悖抵觸者。 (2)公司文件內容已與現行情況完全不適用者。 (3)同一事項已有新規定並已公布實施者。 (4)其他情形無保留或繼續適用之必要者。 5-4 審查作業： 5-4-1 會審單位得就提案單位所提之文件資料的內容，針對制訂，修訂之條文或欲廢止之原因詳加審核，並將其中有意見部份填入「文件制、修訂／廢止申請單」之「會審意見說明欄」內。 5-4-2 文件資料經會審後，再送回提案單位，提案單位即根據會審單位，在「會審意見說明欄」內所提出之意見，考量是否接受會審單位所提建議。提案單位同意接受會審單位所提意見，得立即修改原提案之文件資料內容後，再送呈核決主管核決。 5-4-3 提案單位不同意或無法接受會審單位，在「會審意見說明欄」內所提意見，得轉呈核決主管裁示，由核決主管依本規