关于档案及文材料的格式要求.docVIP

关于档案及文字材料的格式要求 各部门、单位： 为迎接 2008年教育部对我校本科教学工作水平的评估，对照教育部《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》（教高厅 [2004]21 号）文件精神，学校制定了《河北北方学院院（系）级本科教学工作水平评估方案（试行）》、《河北北方学院本科教学工作水平评估指标体系评建任务分解表》和《河北北方学院 2004 — 2007 年“迎评促建”工作方案》。为保证学校迎评促建工作有序、高效地进行，现将评估档案材料收集与整理工作的有关规范通知如下，请遵照执行。 一、材料准备与分类 　　1.各责任部门和单位应根据所负责的各项材料，属本部门本单位收集整理的材料，落实具体的材料收集人员完成。 　　2.属本部门本单位为其它责任部门和单位提供的材料，根据其它部门和单位的材料征集要求，认真完成材料的报送工作。 　　3.属本部门本单位负责汇总，其它单位配合完成的材料，对其它部门和单位提出具体的材料征集要求，并限期完成。 　　4.评估档案材料分为四种：一种是原始的档案材料，不得改动，可复制和放大或者缩小；第二种是原有材料丢失或者保存不全，应尽量补充完整；第三种是新建材料；第四种是评估过程中形成的档案材料，如各种学习宣传材料、评估工作计划等。 　　二、材料的目录设置 　　 迎评材料目录共分六级： 　　 一级目录：《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》中的一级指标。 　　 二级目录：《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》中的二级指标。 　　 三级目录：《普通高等学校本科教学工作水平评估方案（试行）》中的主要观测点。 　　 四级目录：为说明 主要观测点 的重要内容所需要的支撑材料目录。 　　 五级目录：为说明 四级目录 所需要的具体支撑材料。 　　 六级目录：如果五级目录下面的内容较多时，根据需要可在五级目录下设置六级目录，即为说明 五级目录 所需要的具体支撑材料。 　　三、材料的目录格式 　　1.各级目录的字号、字体和编号 　　 一级目录：小 3 号字，黑体；编号为 1 、 2 、 3 、…等。 　　 二级目录：4 号字，黑体；编号为 1.1 、 1.2 、… 2.1 ， 2.2 、…等。 　　 三级目录：小 4 号字，黑体；编号为 1.1.1 、 1.1.2 、…； 1.2.1 、 1.2.2 ；… 2.1.1 、 2.1.2 ；…等。 　　 四级目录：小 4 号字，黑体；编号为 01 、 02 、 03 、…等。 　　 五级目录：小 4 号字，宋体；编号为 (1) 、 (2) 、 (3) 、…等。 　　 六级目录：小 4 号字，宋体；编号为 ① 、 ② 、 ③ 、…等。 　　2.文字资料采用 Word 格式（纯表格类统计材料使用 Excel 格式，财务统计使用专用格式）， A4 纸且激光打印或复印，正文字体大小建议采用小 4 号仿宋 -GB2312 ；页边距：上、下、左、右留空 2.2 厘米 ； 1.25 倍行间距。 四、材料的建档说明 　　1.按照教育部评估指标体系中的一级指标、二级指标及主要观测点的顺序逐级建档。 　　2.档案盒大小全部为 A4 ，部门和单位内颜色和质地统一。 　　3.档案盒标号为 N1.1 学院（系）定位（ 1 ）…… N7.6 教学效果（ X ） ,X 表示档案盒的总序号，表明共有 X 个档案盒。 4.在每一个档案盒中的第一个文件存放本档案盒中所有支撑材料的目录（目录样式附后）。其后是按目录次序排列的相应档案材料（此类档案材料可根据具体情况用透明塑料文件夹分类或编号）。　 5.每一个档案盒中的材料排序，可依照支撑材料的重要性和其对观测点的支撑程度从大到小排列，或按照说明问题的层面排列。 　　6.各单位可根据具体情况设几个总文件盒（序号为 1-1 、 1-2 等），用于存放所有档案材料的总目录、学院（系）自评报告以及能突出体现学院（系）办学特色的关键性材料等。 　　五、其他要求 　　1.重要的纸质档案材料要有原件，原件扫描后刻录光盘，要求使用不可改写的质量较好的光盘。 　　2.对所交照片 ( 要含底片 ) 简明扼要注明：时间、地点、人物、内容、摄影者。 　　3.证书、奖状、字画、聘书、礼品等注明形成时间、内容 ( 名称 ) 、作者及单位；礼品、字画要求是党政领导人、国际友人、名人、专家、知名学者及校友赠送；奖状要求校级以上；证书及聘书要求校级以上。 　　4.录音、录像材料要注明内容、录音 ( 像 ) 时间、录音 ( 像 ) 人、带长 ( 分钟 ) ，有条件的最好转制为光盘。 　　5.各单位所交材料要列清单（清单样式附后）。 　　6.各单位提交的统计数据必须准确一致，数据的统计应有出处和来源，标明统计的日期、统计人员的姓名。所有的数据必须有支撑材料