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模块2.2 办公室日常管理 知识目标: 接听、拨打电话的基本要求 印章管理的基本要求 值班工作中的突发事件处理方法 能力目标: 能够正确接听、拨打电话 能够正确使用和管理印信 能处理值班工作中的突发事件 　　　　 一、接打电话（一）基本要求 1．表达规范、准确。由于电话交流无法运用手势、表情等辅助手段，完全依靠语言来进行。因此表达规范、准确非常重要。要做到准确主要是陈述和表达的内容要准确，不能含糊其词，模棱两可，发音要准确。接电话时，理解要准确，不能一知半解；电话记录规范、准确。 2．礼貌热情，语气清晰委婉。主要是要对外树立良好的形象。 3．语言简洁明了，节约时间。保证电话的利用效率，降低电话费用。 4．注意保密。凡涉及到秘书事项的，一律使用保密电话。 （二）接电话的程序 （三）接电话特殊情况的处理 （1）秘书经常会为同事代接、代转电话。首先要确认同事是否在办公室，并说：“请稍等”。如同事不在，应先向对方说明情况，再询问对方名字，在没有授权的情况下，不能随便说出对方所要找的人的行踪、私人手机号码。如果对方要求留言的话，要将来电者要求转达的具体内容准确记录在留言单上。并放在对方所要找的人一回来就能看到的地方。 （四）拨打电话的程序 二、印信管理 印章，即图章，有时也称为“印信”，是指国家机关、社会团体、企事业单位使用的公章和上术单位本应领导人使用的名章。 公章是单位职责权力的象征，介绍信则是证明本单位员工的身份，介绍联系业务之用。如果管理不当，会给本单位及至社会造成危害。秘书人员必须认真对待这项工作。 (一）印章的式样 印章的式样由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成 1、尺寸。按国务院规定：国务院的公章，直径为6厘米；省、部级政府机关，直径5厘米；地、市、州、县机关为了。4.5厘米；其他机关、部门、企事业单位公章直径一律为4.2厘米（包括边框）。 2、印章的种类 在现实社会交往中，各级办公室使用的印章多种多样，按其性质和作用，大致可分为如下八种： （1）正式印章。这是单位的重要印章，也叫公章。这种印章是按照国家的规定，由上级领导机构正式批转，刻制给所属机构使用的。它正式代表它所在整个机构或单位的法定名称，正式代表它所在整个机构或单位的权力、凭信和职责。 （2）专用印章。专用印章是各级领导机构或各级业务部门为履行自己的某一项专门性业务而使用的印章。这种印章在印文中除刊有机关或单位的法定名称外，还刊有专门的用途。例如：“财务专用章”、“毕业生分配专用章”、“公费医疗专用章”、“成果鉴定专用章”等。专用章不能代表整个领导机构的权力，只代表印章上刊明的适用范围，超过这个范围就没有法律效力。但是，这类专用印章的刻制，也要经过一定的严格批准手续，绝不能乱制滥用。 （3）缩印。这种印章是依据正式印章和专用印章按比例缩小了的印章，主要用在各类票券上作为凭信，例如用在我们常见的粮票、油票、副食品券、国库券等上面。 （4）钢印。这种印章相当于早年使用的契印，不用印色，利用压力凹凸成形,一般加盖于巾有照片的证件上,起证明人身份之用。。 （5）领导人手章。这是由领导人亲笔书写，而后照其真迹按比例放大或缩小刻制的印章。 （6）个人名章。 （7）校对章。 （8）戳记。这种印章主要是为了方便工作，提高工作效率而刻制的。如文件的密级中用的“机密”、“绝密”等戳记。 3．印章的保管 一般说来，组织的印章大都交由秘书或秘书部门保管，而且秘书或秘书部门通常要管理的印章有三类：一是本组织的正式印章和钢印；二是本组织领导人的手章（也可由其本人或其委托代理人保管）；三是办公室本身的印章（它只代表本办公室的职权范围，不代表整个单位组织）。 印章应予以严格保管，其主要要求是： （1）专人负责。印章是组织的代表性信物，盖印就是组织认可的标志。一般情况下，印章的管理者就是用印者，因此，秘书或秘书部门对于保管和使用印章的人员必须严格审查和挑选，选择政治可靠、工作负责、坚持原则的人员来负责管理。 管印人接到印章后应做接印登记，内容主要包括印章名称、颁发印章单位、领取人姓名、收到日期、收到枚数、启用时间、主管领导签名、管印人签名等。 4．用印的原则和要求 （1）首先填写用印申请单，由各用印部门负责人审查签字，经机关领导人批准后方可用印。 （2）盖印要端正、清晰。任何文件和信函的盖印，必须位置恰当。如果盖出来的的印文不清晰、不端正，就会影响印章的作用，甚至还会引起人们的怀疑。盖印时，其位置通常在文信末尾，年、月、日的中间。为确保印文的印记清晰，使用的印油要均匀颜色要正红，用力要适度，使盖出的印章端正、庄重、清晰。 （3）