(强化档案管理做好服务文章.docVIP

强化档案管理 做好服务文章 位于西施故里--诸暨市的海亮集团，是一家以生产铜管、铜棒为主，集工业、贸易、教育和科研于一体的跨地区、跨行业的大型民营企业集团，被业内人士称颂为中国的铜材王国。现有员工2600余人，总资产16亿元，下设3个工业园区、10多家专业公司。2003年实现销售额31亿元，利税1.95亿元。 海亮集团自1989年办厂以来，就十分重视档案管理工作。全国经营管理大师、海亮集团董事局主席冯海良先生一直认为，档案管理工作是一项基础工作，海亮要铸就百年企业，就离不开对档案的管理。因此，他始终把档案管理上水平作为全面提高企业综合管理水平、向着现代企业制度迈进的重要环节来抓。15年来，公司通过组建队伍、加大投入、建立网络，档案管理工作基础扎实，成效显著，先后顺利通过了档案工作目标管理市、省级认定和国家二级认定，被绍兴市确定为现代企业制度档案工作试点单位。在档案管理过程中，我们始终把“围绕企业中心、服务海亮发展大局”作为档案工作的指导思想，努力树立档案工作的服务意识和创新意识，根据企业经济发展要求，为企业的决策和其它各项工作服务。 一、领导抓，抓领导，建立健全档案工作网络体系 领导重视是做好档案工作的前提。档案为企业带来的直接和间接效益使得公司决策层清醒地认识到要想企业保持健康快速发展，作为经营有机组成部分的档案工作就绝不能滞后。于是公司决策层主动把档案工作纳入到其主要工作的范围内，制定了档案管理上等级的目标，组建了档案专门工作机构，健全了档案管理网络，成立了档案鉴定小组，把档案管理的工作深入到每一个公司、部门、办公室，从而形成了在集团总部由总裁直接领导，在下属各公司则由主要领导分管，以综合档案室为枢纽，各公司部门为分支机构，专职与兼职档案员各负其责的档案工作管理网络体系。为进一步配合做好档案管理工作，各个公司档案分管领导协同档案室从兼职档案网络员中分别指定一名档案负责人，由其全面负责该公司的档案收集整理工作，并为此建立档案工作岗位责任制，直接与年终考核评比和工资资金挂钩，档案室对其档案工作进行监督、检查和指导。公司通过建网络，抓工作，大大强化了档案管理工作，为档案工作的全面开展创造了良好条件。 二、重队伍，强素质，切实提高档案网络员管理水平 要做好档案管理工作，充分发挥档案工作网络的作用，必须有一支稳定、可靠的档案员队伍。对此，海亮集团在选配档案管理人员时，致力于把好入口关，按照年纪轻、文化高、责任心强、热爱档案工作的要求，选配好档案网络员。为避免档案网络员频繁调动而影响档案工作的开展，海亮集团规定，下属公司调动档案网络员，必须征得海亮集团综合档案室同意。综合档案室针对档案网络员所在的部门、岗位、工种和工作性质确定各自的工作内容、工作职责和具体时间要求。公司现有的42名档案员队伍基本稳定，工作状态良好，为公司档案管理尽心尽职。为提高档案员的技能和素质，海亮集团积极开展活动，如为纪念《档案法》颁布15周年，公司举办了“海亮杯”档案法制知识竞赛，集团档案室还组织所有档案员参加中国档案局举办的“剑兰杯”档案法制知识竞赛和浙江省档案局举办的“浙江电信杯”档案法制知识竞赛等活动。为加强档案员之间的联系和交流，海亮集团还开展每季一次的档案员例会活动，大家在一起交流经验，畅谈体会，极大地提高了工作热情。另一方面，还采用“请进来”、“走出去”的方式，聘请市档案局专家为档案员授课，解答疑难问题，并通过外出考察，赴省内外一些著名企业如富润集团、传化集团等学习取经，取长补短，提高素质。 三、重投入，抓基础，促进档案管理工作现代化 档案管理现代化是新形势下档案工作发展的必由之路。为了促进档案管理的现代化，公司先后投入二十余万元为档案室配备了密集架、去湿机、防磁柜、复印机、数码相机、计算机、扫描仪、打印机等现代化办公设备，同时引进了《暨阳文档一体化软件》、办公自动化软件与ERP，从而加快了档案数据开发，提高了数据库质量，保证了档案的检索速度和准确率。通过开发实现了一次输入、多次输出的检索功能，档案工作也由传统的手工操作向自动化、现代化的管理迈出了巨大的一步。今年，又对软件进行了换版升级，全面实现了档案的文件级管理。目前，数据库已录入案卷级条目6千多条，文件级目录2万多条，公司员工使用浏览器只要具备了查询权限，可以在任何地点、任何时间查询档案信息。在即将建成的海亮办公大楼，我们的综合档案室将是一个严格按照档案馆库房标准进行设计建设，由库房、办公室、阅览室和展览厅四个部分组成的400多平方米的办公大厅。 四、重意识，强管理，夯实档案业务基础　 档案工作不仅仅是领导、档案员的事，它还涉及到每一位员工，因此提高全体员工的档案意识是搞好档案工作的关键。公司决策层领导在不同场合多次强调，档案工作是企业发展的重要内容，它反映和体现了一个企业的综合管理水平和综合