(有关时间管理的几点假设.docVIP

有关时间管理的几点假设 下面有一组练习，请分别就各项叙述表示同意或不同意的程度，并勾选在右表中。做完后请继续翻至第八页，我们将在稍后提供解答。 完全不同意 较为不同意 较为同意 完全同意 无论管理者如何努力运用时间管理，难免仍会感到要做的事和要见的人那么多，很难处理得全然满意。…… □ □ □ □ 多数的管理者都知道他们的时间流向何方。………… □ □ □ □ 要想有效率，管理者应多使用大段的时间。如将时间划分为少于半小时的小段，就等于是浪费。……… □ □ □ □ 虽然许多管理者了解，有些时间是用在欠缺生产力和并无必要的事情上，但就是无法也不敢对它采取任何行动。…………………………………………………… □ □ □ □ 愈多人在一起，便会花愈多时间彼此互动。因此，要做到有效时间管理应避免类似委员会的组织。……… □ □ □ □ 如果管理者要花四分之一以上的时间在会议上，我们可以确信这是一个很好的组织。……………………… □ □ □ □ 缺少良好的沟通是造成时间浪费的主因之一。……… □ □ □ □ 重复发生的危机所造成的时间浪费是很难预见的。… □ □ □ □ 匆促的人事决定含有错误的危险，因此在日后反而可能造成时间的浪费。………………………………… □ □ □ □ 管理者必须腾出时间，了解部门或组织「以外」其它人的工作。………………………………………… □ □ □ □  下面有一组练习，请分别就各项叙述表示同意或不同意的程度，并勾选在右表中。做完后请继续翻至第八页，我们将在稍后提供解答。 完全不同意 较为不同意 较为同意 完全同意 有许多项目或活动是可以留到明天再做的，也不会因此而造成任何效率上的损失。………………………… □ □ □ □ 管理者所做的事，大多数其实都可以由一位部属完成。………………………………………………… □ □ □ □ 在着手工作之前，要花额外的时间来组织和设定优先级，就意味着我们必须做得更辛苦，更努力才能做完每件事。……………………………………………… □ □ □ □ 在大多数的组织中，要主管人员计划、安排以及控制他们的全部工作时间，是不可能做到的。…………… □ □ □ □ 创意性的工作，即使不是不可能，也相当难以管理。… □ □ □ □  时间管理的原则 要知道自己的时间究竟流向何方。用至少两个礼拜的时间，记录下每天时间的使用情形，再加以分析，并找出本身时间管理的倾向和模式。 依照优先级，预估时间。按重要性与紧急性来评定不同工作的优先级，接着再依序安排时间。 练习做连续的计划。就工作的优先级与时间的安排，如果能够做连续不断的评估，再评估，可以导致最佳的时间运用。 整合一些可用的时间。找出大段不受干扰的时间，但要注意避免安排过多工作，或毫无弹性，这两者都是不切实际的。 安排不同的工作活动。包括长期与短期的项目活动，小组工作与个人工作。平衡的安排与运用可以帮助自己维持客观的看法并保持活力。 将工作授权给他人。避免掉入想法上的陷阱，认为授权只是将自己的工作丢给别人，而不是这件工作别人也同样能做。在授予责任时要能够权衡它的优缺点。要花时间让部属成长。 时常问自己这个问题「我正在做的那些事情是根本没有必要的？」停止做这些不值得你花时间的事情。 花些时间做人事决定（有关于人员方面的决定）。这样的决定需要谨慎…放在心里多想一想，第二天再回来考量一番。 寻找方法以运用最少的时间来完成那些不具生产性的工作，使你的时间可以更加用在富有生产性的工作上。例如：将类似的活动合并在一起执行，常常可以节省下时间。 行动前尽量收集足够的信息。沟通时务必要澄清目的，并且尽力求得对方的回馈，以避免因信息不足而造成时间的浪费。 用心培养正面的工作气氛。避免耗损能量的批判与辩解，将这些能量用在有创意，有目的的工作上。 投资时间在个人的专业成长上。随时注意本身专业领域的发展，做必要的充电。 决定优先次序 练习一：新人不来报到 李蓓蒂有一份工作报告，必须在下午4点前交给老板。现在时间是1点半。虽然手上还有许多工作，蓓蒂认为努力赶一下还是可以完成的。 小洁的办公室就在蓓蒂隔壁。她刚刚接到一通人事部的电话，告知原订下周来报到的新人，突然不来了。这位新人当初是由蓓蒂和小洁共同挑选的。由于手上并没有其它合适的人选，除非两人另有其它主意，否则招募面谈的作业又得从头来过。 就在全神贯注在赶报告的时候，蓓蒂听到敲门声。小洁带着一脸不悦的神情走进房间。 小 洁：「你有时间吗？这件事很急！」 李蓓蒂： 讨论重点： 蓓蒂有没有说「不行」，并且拒绝当时就来讨论这件事？如果没有，其原因为何？如果有，小洁是否有被压抑或未被尊重和公平对待的感觉？  假使蓓蒂说「不，现在